Học Excel - Bài 33: Chia sẻ workbook trong Microsoft Excel

Chia sẻ workbook với người khác ngay trong Microsoft Excel. Bạn có thể cho phép họ chỉnh sửa workbook hoặc chỉ xem nó.

Chia sẻ workbook trong Microsoft Excel với người khác

Chia sẻ workbook trong Microsoft Excel cho Windows

1. Chọn Share.
2. Chọn quyền rồi nhấn Apply.
3. Thêm người.
4. Nhập thông báo nếu muốn.
5. Chọn Send.

Chia sẻ workbook trong Microsoft Excel cho macOS

Chỉ cần 3 bước để chia sẻ một workbook:

Bước 1: Upload workbook

Sử dụng một trình duyệt web, upload hoặc tạo một workbook mới trên OneDrive, OneDrive cho Business hoặc thư viện SharePoint Online.

Bước 2: Chia sẻ nó

1. Nếu đã upload file, click tên file để mở nó. Workbook này sẽ mở trong một tab mới trên trình duyệt web.
2. Click nút Edit in Excel. Nếu không có nút bấm này, click Edit in Browser > Edit in Excel sau khi tải lại trang.
3. Click Open Microsoft Excel.
4. Khi file mở trong chương trình Excel, bạn có thể thấy thanh màu vàng báo file đang ở trong trình xem được bảo vệ - Protected View. Click Enable Editing nếu muốn chỉnh sửa nó.
5. Click Share ở góc phải phía trên cùng.
6. Click Invite People. Rồi nhập địa chỉ email, phân tách từng email bằng dấu chấm phẩy. Đảm bảo cũng chọn Can Edit. Khi hoàn tất, click nút Share.

Mẹo: Nếu muốn tự gửi liên kết, click Share ở góc phải phía trên, rồi nhấn Copy Link > View and Edit.

7. Nếu đã click nút Share ở bước trước đó, các thông báo qua email sẽ được gửi tới từng người. Chúng sẽ được gửi từ địa chỉ email của bạn. Bạn cũng sẽ nhận được một bản sao của chúng.

Bước 3: Người khác có thể mở nó

Nếu đã click nút Share, mọi người sẽ nhận được một tin nhắn qua email mời họ mở file đó. Họ có thể click vào link để mở workbook. Một trình duyệt web mở ra, workbook sẽ mở trong Excel Online. Nếu muốn chỉnh sửa nó trên trình duyệt web, họ có thể click Edit Workbook > Edit in Browser. Nếu muốn mở nó trong app Excel, click Edit Workbook > Edit in Excel.

Mẹo: Nếu đang dùng phiên bản mới nhất của Excel 2016 dành cho người dùng đăng ký Microsoft 365, họ có thể mở file trực tiếp trong app Excel. Họ có thể click File > Open... > Shared và chọn một file được chia sẻ bởi người khác.

Nhiều người có thể chỉnh sửa workbook cùng lúc. Tính năng này được gọi là Co-authoring. Tuy nhiên, mọi người cần một phiên bản app Excel hỗ trợ cộng tác, bao gồm Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile, Excel 2016 cho người dùng đăng ký Microsoft 365. Nếu không có phiên bản được hỗ trợ, họ có thể click Edit Workbook > Edit in Browser để sửa file trong Excel cho web.

Bình luận và ghi chú trong workbook của Microsoft Excel

Microsoft 365

Excel Microsoft 365 đã thay đổi cách bình luận. Bình luận giờ được chuyển thành chuỗi và cho phép bạn thảo luận với người khác về dữ liệu đó. Dùng Notes để tạo ghi chú và chú thích cho dữ liệu. Nó tương tự như bình luận được dùng ở phiên bản Excel cũ hơn.

Comments

Bình luận có box Reply. Khi ai đó phản hồi, bạn có thể thấy một số bình luận được kết nối với nhau, hội thoại ảo sẽ hiện trong workbook. Nếu cần thảo luận dữ liệu với người khác, hãy dùng chức năng Comments.

Thêm một bình luận

1. Click chuột phải vào một ô, rồi nhấn New Comment.
2. Trong box bình luận, nhập nội dung bạn muốn. Bạn cũng có thể @tên người muốn nhắc tới.
3. Chuyển con trỏ ra khỏi ô. Bình luận biến mất nhưng một chỉ báo bình luận màu tím vẫn hiện. Để thấy lại bình luận đó, trỏ chuột qua ô.

Xem lại bình luận

• Chọn tab Review > click Previous Comment hoặc Next Comment để thấy từng bình luận trong chuỗi.

Hiện/ẩn toàn bộ bình luận cùng lúc

• Chọn Review > click Show Comments. Một bảng tác vụ Comments mới sẽ hiện ở bên phải. Bạn sẽ thấy toàn bộ bình luận theo thứ tự.

Xóa một bình luận

• Click More thread actions (...) ở góc bên phải phía trên của bình luận và chọn Delete thread.

Xử lý một chuỗi

Click More thread actions (...) trong góc tay phải phía trên của bình luận và chọn Resolve thread.

Notes

Notes (từng được gọi là Comments ở Excel bản cũ) không có box Reply. Notes chỉ được dùng để thêm chú thích hoặc lời nhắc trong ô. Nếu không cần thảo luận về dữ liệu, hãy dùng Notes.

Thêm ghi chú

1. Click chuột phải vào một ô > New Note.
2. Trong box Note, nhập ghi chú.
3. Click bên ngoài vùng ghi chú. Box Note biến mất nhưng bạn sẽ thấy một chỉ báo màu đỏ của nó. Để thấy lại ghi chú, trỏ chuột vào ô đó.

Lưu ý: Để định dạng một chú giải, chọn text bạn muốn thay đổi, click chuột phải vào ghi chú đó và chọn Format Comment.

Xem lại ghi chú

• Chọn Review > Notes và click Previous Note hoặc Next Note để thấy từng ghi chú theo chuỗi.

Hiện/Ẩn toàn bộ ghi chú một lúc

• Chọn tab Review > Notes > Show All Notes. Thao tác này sẽ bật/tắt ghi chú.

Di chuyển một ghi chú

• Click đường viền của ghi chú, rồi kéo nó.

Chỉnh lại kích thước ghi chú

• Click đường viền của ghi chú, rồi kéo một trong số các thanh chỉnh kích thước ở bên cạnh.

Xóa một ghi chú

• Click đường viền của ghi chú và nhấn Delete.

Chuyển đổi bình luận

Nếu muốn dùng bình luận theo luồng trong ghi chú hiện tại, chọn Review > Notes > Convert to Comments.

Office 2010 -2019

Bình luận giống như “giấy nhớ” cho các ô, bạn có thể dùng chúng để thêm chú thích hoặc lời nhắc cho dữ liệu. Khi có bình luận trong ô, một chỉ báo sẽ xuất hiện ở bên góc ô đó. Bạn chỉ cần trỏ chuột vào ô đó, bình luận sẽ hiện ra.

Thêm bình luận

1. Click chuột phải vào một ô > Insert Comment.
2. Nhập bình luận vào box bình luận.
3. Click vào bên ngoài box bình luận. Box đó sẽ biến mất, nhưng chỉ báo màu đỏ vẫn còn trong ô. Để thấy lại bình luận, trỏ chuột qua ô đó.

Mẹo: Để định dạng bình luận, chọn text bạn muốn thay đổi, click chuột phải vào bình luận và chọn Format Comment.

Xem lại bình luận

1. Chọn tab Review > click Next hoặc Previous để thấy lần lượt từng bình luận.
2. Xem toàn bộ bình luận cùng lúc
3. Chọn Review > Show All Comments để hiện hoặc ẩn bình luận. Có thể bạn cần di chuyển hoặc chỉnh lại các bình luận bị chồng lấp lên nhau.

Lưu ý: Chọn Review > Show/Hide Comment để hiện hoặc ẩn các bình luận riêng tư.

Di chuyển một bình luận

• Kéo đường viền của box bình luận.

Chỉnh lại kích thước một bình luận

• Kéo một trong số các thanh điều khiển ở bên hay góc của box bình luận.

Xóa một bình luận

• Click vào khung của box bình luận, rồi nhấn Delete.

Thấy file người khác đã chia sẻ với bạn

Cửa sổ Shared (trên Mac và iOS) hoặc Shared with me (trên Android hoặc Windows Desktop) hiện những file mà người khác đã chia sẻ với bạn. Sau khi được vào tài liệu, tài liệu đó sẽ tự động hiện trong danh sách Shared hoặc Shared with Me. Office sẽ cố gắng hiện cho bạn nhiều tài liệu liên quan được chia sẻ ở trên cùng của danh sách.

Tính năng này chỉ có sẵn nếu bạn đăng ký Microsoft 365 và cài Office mới nhất.

Excel trên Windows

Để thấy file người khác đã chia sẻ với bạn, tới File > Open > Shared with me.

Mẹo nếu cần truy cập thường xuyên file được chia sẻ với bạn, tìm nó ở danh sách Recent và ghim nó gần phần đầu của danh sách.

Excel trên macOS

Mở Word, Excel hoặc PowerPoint và chạm Shared trên Mac. Nếu đã mở tài liệu, click trên thanh công cụ truy cập nhanh để thấy cửa sổ Shared.

Excel cho iOS

Mở Word, Excel hoặc Powerpoint và chạm Shared.

Trên iPad, nếu mở một tài liệu, chạm nút Back > Shared.

Hoặc trên iPhone - Chạm Shared.

Exel trên Android

Để xem file người khác đã chia sẻ với bạn, tới File > Open > Shared with me.

Bảo vệ file Excel

Để ngăn người khác truy cập dữ liệu trong file Excel của bạn bằng mật khẩu.

• Chọn File > Info.
• Chọn ô Protect Workbook > Encrypt with Password.
• Nhập mật khẩu trong ô Password, rồi chọn OK.
• Xác nhận mật khẩu trong ô Reenter Password box, rồi chọn OK.

Lưu ý:

• Microsoft không thể lấy lại mật khẩu bạn quên.
• Không hạn chế độ dài, ký tự hay số trong mật khẩu nhưng nó cần chứa chữ in hoa.
• Không an toàn với file có chứa thông tin nhạy cảm như số thẻ tín dụng.
• Thận trọng khi chia sẻ file hay mật khẩu với người khác.