Học Excel - Bài 31: Cách sử dụng PivotTable để phân tích dữ liệu Excel

Với những người làm công tác kế toán chắc hẳn đều biết PivotTable là công cụ Excel chuyên sử dụng để thống kê và xử lý dữ liệu trong các báo cáo, đặc biệt là các báo cáo dạng tổng hợp chứa nhiều dữ liệu.

Tải Microsoft Office 2016 Tải Microsoft Office 2019

Bên cạnh đó tính năng nâng cao của PivotTable cho phép bạn phân tích dữ liệu theo một hoặc nhiều yêu cầu khác nhau để trích xuất dữ liệu tạo báo cáo, thống kê rất chính xác và khoa học. Ở bài viết này Download.vn sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng công cụ PivotTable để phân tích dữ liệu bảng tính trên Excel một cách chi tiết trên bộ công cụ văn phòng Microsoft Office.

Hướng dẫn tạo PivotTable để phân tích dữ liệu trên bảng tính Excel

Bước 1:

Chọn bảng dữ liệu muốn tạo PivotTable trên trang Excel của bạn, sau đó nhấn chọn Insert trên thanh menu và chọn PivotTable.

Bước 2:

Cửa sổ Create PivotTable xuất hiện, tại đây chúng ta sẽ thấy dữ liệu bảng đã chọn được điền sẵn và mặc định mở trên 1 trang mới. Nhấn OK để đóng cửa sổ này.

Bước 3:

Ngay sau đó 1 Sheets mới được tạo ra, tại đây các cột đã chọn sẽ được thống kê trong mục PivotTable Fields.

Để tính tổng hoặc thống kê dữ liệu 1 bảng bất kỳ bạn chỉ cần tích chọn vào cột đó ở mục PivotTable Fields và dữ liệu sẽ xuất hiện trên màn hình cho bạn.

Video hướng dẫn sử dụng PivotTable để phân tích dữ liệu Excel

Nhóm hoặc bỏ nhóm dữ liệu trong PivotTable

Nhóm dữ liệu trong PivotTable có thể giúp bạn hiện một tập hợp con dữ liệu cần phân tích. Ví dụ, bạn có thể nhóm danh sách ngày hoặc giờ khó hiểu theo quý và tháng như hình dưới.

Lưu ý: Tính năng nhóm thời gian mới có ở Excel 2016. Sử dụng tính năng này, mối quan hệ giữa các trường liên quan tới thời gian sẽ tự động được phát hiện và được nhóm lại với nhau khi bạn thêm hàng các trường thời gian vào PivotTable. Sau khi nhóm dữ liệu, bạn có thể kéo nhóm vào PivotTable của bạn và bắt đầu phân tích.

Nhóm dữ liệu

1. Trong PivotTable, click chuột phải vào một giá trị và chọn Group.
2. Trong box Grouping, chọn ô Starting at và Ending at, rồi chỉnh sửa giá trị nếu cần.
3. Trong By, chọn giai đoạn thời gian. Đối với các trường số, nhập số chỉ khoảng thời gian cụ thể cho mỗi nhóm.
4. Chọn OK.

Nhóm các mục lựa chọn

1. Giữ Ctrl và chọn từ 2 giá trị trở lên.
2. Click chuột phải và chọn Group.

Đặt tên một nhóm

1. Chọn nhóm.
2. Chọn Analyze > Field Settings.
3. Đổi Custom Name sang tên bạn muốn và chọn OK.

Bỏ nhóm dữ liệu được nhóm

1. Click chuột phải vào mục bất kỳ trong nhóm.
2. Chọn Ungroup.

Tạo PivotChart

Thỉnh thoảng thật khó để hình dung kết quả khi dữ liệu thô chưa được tổng kết. Có lẽ đầu tiên bạn sẽ nghĩ tới việc tạo PivotTable nhưng không phải ai cũng có thể nhanh chóng hiểu ý nghĩa các con số trong bảng. PivotCharts là cách tuyệt vời để trực quan hóa dữ liệu.

Microsoft Excel cho Windows

Tạo một PivotChart

1. Chọn ô trong bảng.
2. Chọn Insert > PivotChart.
3. Chọn OK.

Tạo một biểu đồ từ PivotTable

1. Chọn ô trong bảng.
2. Chọn PivotTable Tools > Analyze > PivotChart.
3. Chọn một biểu đồ.
4. Chọn OK.

Microsoft Excel cho macOS

Để tạo một PivotChart trên Mac, bạn cần tạo PivotTable trước, sau đó chèn biểu đồ. Kết quả, biểu đồ này sẽ giống như một PivotTable nếu bạn thay các trường trong danh sách PivotTable Fields.

1. Tạo một PivotTable nếu chưa có.
2. Chọn ô bất kỳ trong PivotTable.
3. Trên tab Insert, click một nút để chèn cột, đường, hình tròn hoặc biểu đồ dạng radar. Lưu ý những kiểu biểu đồ khác như biểu đồ cây, thống kê, kết hợp… hiện chưa hoạt động với PivotTable.
4. Sau khi chèn cột, đường, hình tròn, radar, bạn có thể xoay nó bằng cách thay đổi hay di chuyển các trường qua danh sách PivotTable Fields.
5. Bạn cũng có thể lọc dữ liệu trong PivotTable và dùng slicer. Khi làm việc này, biểu đồ cũng sẽ được lọc.

Microsoft Excel cho web

Để tạo PivotChart trong Excel online, đầu tiên, bạn cần tạo một PivotTable.

1. Chọn một ô trong PivotTable của bạn.
2. Trên tab Insert, chọn menu thả xuống Insert Chart, rồi click vào tùy chọn biểu đồ bất kỳ.

Biểu đồ này sẽ hiện trong bảng tính. Khi bạn click vào vị trí bất kỳ trong biểu đồ, tab Chart sẽ hiện ở ribbon. Bạn có thể dùng bất kỳ tùy chọn trong tab Chart để chỉnh sửa đồ thị.

Trên đây chúng tôi đã hướng dẫn các bạn cách thống kê dữ liệu thông qua tính năng PivotTable . Hi vọng công cụ PivotTable trên Excel sẽ hữu ích cho công việc của bạn.