Học Excel - Bài 2: Những thao tác cơ bản trong Excel

Nếu bắt đầu học Microsoft Excel, trước tiên, bạn nên biết các tác vụ cơ bản dưới đây.

Tạo một workbook mới

Workbook (hay sổ làm việc) là tập tin chứa từ một worksheet trở lên, giúp bạn sắp xếp dữ liệu khoa học. Bạn có thể tạo workbook mới từ workbook hay template trống.

Microsoft Excel
Microsoft Excel cho Android
Microsoft Excel cho iOS

Office 2013 trở lên

Tạo workbook

1. Mở Excel.
2. Chọn Blank workbook hoặc nhấn Ctrl+N.
3. Bắt đầu gõ.

Tạo workbook từ template

1. Chọn File > New.
2. Click đúp vào một template.
3. Click và bắt đầu gõ.

Office 2010

Mở một workbook trống mới

1. Click tab File.
2. Click New.
3. Trong Available Templates, click đúp Blank Workbook.

Để nhanh chóng tạo workbook trống mới, bạn cũng có thể nhấn CTRL+N.

Mẹo:

• Mặc định, một workbook mới chứa 3 worksheet nhưng bạn có thể thay đổi số worksheet muốn chứa một workbook mới.
• Bạn cũng có thể thêm và loại bỏ một worksheet khi cần.

Tạo một workbook mới trên workbook hiện có

1. Click tab File.
2. Click New.
3. Trong Templates, click New from existing.
4. Trong hộp thoại New from Existing Workbook, chọn drive, thư mục hoặc vị trí Internet chứa workbook muốn mở.
5. Click workbook, sau đó nhấn Create New.

Tạo một workbook mới trên template

1. Click tab File.
2. Click New.
3. Tạo workbook mới như sau:

• Để dùng một trong số các template mẫu trong Excel, truy cập Available Templates > click Sample Templates, rồi click đúp vào template bạn muốn.
• Để dùng template đã sử dụng gần đây, click Recent Templates, sau đó click đúp vào template bạn muốn.
• Để dùng template tự tạo, tới My Templates > Personal Templates trong hộp thoại New, click đúp vào template bạn muốn.

Lưu ý: Tab Personal Templates liệt kê các template bạn đã tạo. Nếu không thấy template muốn sử dụng, hãy kiểm tra xem nó có nằm ở đúng thư mục hay không. Các template tùy biến thường nằm ở thư mục Templates (C:\Users\user_name\AppData\Local\Microsoft\Templates trong Windows Vista và C:\Documents và Settings\user_name\Application Data\Microsoft\Templates trong Microsoft Windows XP.)

Mẹo: Để có nhiều mẫu workbook hơn, bạn có thể tải chúng từ Microsoft Office.com. Trong Available Templates > Office.com Templates, click danh mục template cụ thể, sau đó, click đúp vào template bạn muốn download.

Chèn hoặc xóa một worksheet

Microsoft Excel giúp bạn dễ dàng chèn, đổi tên và xóa worksheet trong workbook.

Office 2013 trở lên

Chèn một worksheet

• Chọnở góc dưới màn hình.
• Hoặc chọn Home > Insert > Insert Sheet.

Đổi lại tên một worksheet

• Click đúp vào tên bảng tính trong tab Sheet để đổi nhanh lại tên của nó.
• Hoặc click đúp vào tab Sheet, click Rename và gõ tên mới.

Xóa một worksheet

• Click chuột phải vào tab Sheet và chọn Delete.
• Hoặc chọn sheet đó, rồi chọn Home > Delete > Delete Sheet.

Office 2010

Lưu ý: Tab sheet hiển thị theo mặc định. Nếu không thấy chúng, click Options > Advanced > Display options for this workbook > Show Sheet tabs.

Để chèn một worksheet mới, hãy làm như sau:

• Để nhanh chóng chèn một worksheet mới ở cuối worksheet hiện tại, click tab Insert Worksheet ở phía dưới màn hình.

• Để chèn một worksheet mới ở phía trước bảng tính hiện tại, chọn worksheets đó, rồi tới tab Home, trong nhóm Cells, click Insert, rồi click Insert Sheet.

Mẹo: Bạn cũng có thể click chuột phải vào worksheet hiện tại, rồi nhấn Insert. Trên tab General, click Worksheet > OK.

Lưu ý: Để thay đổi vị trí worksheet trong một workbook, click tab của bảng tính muốn di chuyển, rồi kéo nó vào vị trí bạn muốn.

Chèn nhiều worksheet cùng lúc

1. Giữ phím Shift, rồi chọn cùng số của các tab sheet hiện tại trong bảng tính muốn chèn vào workbook đang mở. Ví dụ, nếu bạn muốn thêm 3 worksheet mới, chọn 3 tab sheet của worksheet hiện tại.

2. Trên tab Home, trong nhóm Cells, click Insert > Insert Sheet.

Mẹo: Bạn cũng có thể click chuột phải vào tab sheet đã chọn, sau đó click Insert. Trên tab General, click Worksheet > OK.

3. Để thay đổi thứ tự worksheet trong workbook, click tab worksheet muốn di chuyển, rồi kéo nó vào vị trí bạn muốn.

Thay đổi số worksheet mặc định trong một workbook mới

1. Click tab File.
2. Trong Excel, click Options.
3. Trong danh mục General, tới When creating new workbooks, tại box Include this many sheets, nhập số bảng tính mặc định muốn bao gồm khi tạo một workbook mới.
4. Click tab khác để quay về file của bạn.

Chèn một sheet mới dựa trên template tùy biến

1. Nếu cần, tạo template muốn đặt worksheet mới.

Cách tạo một template worksheet

1. Chọn worksheet bạn muốn dùng làm template.
2. Click tab File.
3. Trong Info, click Save As.
4. Trong box File name, gõ tên template worksheet đó.

• Để tạo một template worksheet tùy biến, gõ tên file muốn dùng.
• Để tạo template worksheet mặc định, gõ sheet.

Lưu ý: Các template tùy biến tự động lưu trong thư mục Template. Template worksheet mặc định: sheet.xltx or sheet.xltm, nên được lưu trong thư mục XLStart (C:\Program Files\Microsoft Office\Office14\XLStart.)

e. Tạo template như sau:

• Trên máy tính chạy Windows Vista, click Excel Template hoặc Excel Macro-Enabled Template.
• Trên máy tính chạy Microsoft Windows XP, trong box Save as type, click Excel Template hoặc Excel Macro-Enabled Template.

f. Click Save.

2. Click chuột phải vào tab sheet của worksheet, rồi nhấn Insert.

3. Click đúp vào template cho loại sheet bạn muốn.

Đổi lại tên worksheet

1. Trên thanh tab Sheet, click chuột phải vào tab sheet bạn muốn đổi lại tên, rồi nhấn Rename Sheet.

2. Chọn tên hiện tại, rồi gõ tên mới. Bạn có thể bao gồm tên sheet khi in worksheet.

Cách in tên sheet

1. Trên tab Insert, trong nhóm Text, click Header & Footer.
2. Trong Page Layout View, click vị trí muốn tên sheet xuất hiện.
3. Trong nhóm Header & Footer elements, click Sheet Name.

Xóa một hoặc nhiều worksheet

1. Chọn worksheet muốn xóa.

Mẹo: Khi chọn nhiều worksheet. [Group] hiện trong thanh tiêu đề ở phía trên cùng của worksheet. Để hủy lựa chọn nhiều worksheet trong workbook, click bất kỳ worksheet chưa chọn. Nếu không có sheet chưa chọn nào hiển thị, click chuột phải vào tab sheet đã chọn, sau đó, click Ungroup Sheets trên menu shortcut.

2. Trên tab Home, trong nhóm Cells, click mũi tên bên cạnh Delete > click Delete Sheet.

Mẹo: Bạn cũng có thể click chuột phải vào tab sheet muốn xóa để chọn Delete Sheet.

Di chuyển/sao chép worksheet hoặc dữ liệu trong worksheet

Bạn có thể di chuyển hoặc sao chép một worksheet trong cùng workbook để sắp xếp nó chính xác như ý muốn.

Thận trọng: Khi chuyển một sheet sang workbook khác, hãy kiểm tra công thức hay biểu đồ tham chiếu dữ liệu trên sheet đó bởi hành động này có thể gây lỗi hoặc dẫn tới kết quả ngoài dự đoán trong dữ liệu. Tương tự, nếu chuyển một sheet được tham chiếu 3-D, việc tính toán có thể bao gồm hoặc bỏ qua dữ liệu trên sheet.

Windows

Bạn có thể dùng lệnh Move hoặc Copy Sheet để di chuyển hoặc sao chép toàn bộ worksheet tới vị trí khác trong cùng hoặc khác workbook. Bạn có thể dùng lệnh Cut & Copy để di chuyển/sao chép một phần dữ liệu lên worksheet hoặc workbook khác.

Di chuyển một worksheet trong một workbook

• Chọn tab worksheet đó và kéo nó vào vị trí bạn muốn.

Sao chép worksheet trong cùng workbook

• Nhấn Ctrl và kéo tab worksheet đó tới vị trí tab bạn muốn.

Hoặc

1. Click chuột phải vào tab worksheet và chọn Move hoặc Copy.
2. Chọn ô Create a copy.
3. Trong Before sheet, chọn vị trí bạn muốn đặt bản sao.
4. Chọn OK.

macOS

Khi cần sắp xếp lại dữ liệu, bạn dễ dàng thay đổi thứ tự bảng tính trong workbook hoặc di chuyển/sao chép một sheet tới workbook khác. Thế nhưng hãy thận trọng vì các phép toán hay biểu đồ dựa trên dữ liệu trong bảng tính đó có thể không chính xác nếu bạn di chuyển sheet đó.

Di chuyển một sheet

• Kéo tab sheet đó sang vị trí bạn muốn dọc theo hàng tab của bảng tính.

Sao chép một sheet

1. Giữ phím OPTION
2. Kéo tab sheet tới vị trí muốn bảng tính sao chép được hiện ra theo hàng của các tab sheet.

Lưu ý: Thả nút chuột ra trước khi bạn thả phím OPTION.

Chuyển một sheet tới workbook khác

1. Mở workbook bạn muốn chuyển sheet đó tới.
2. Trên menu Window, click workbook chứa sheet bạn muốn di chuyển. Click sheet bạn muốn sao chép tới workbook khác.
3. Trên menu Edit, click Sheet > Move or Copy Sheet.
4. Trên menu To book, click workbook bạn muốn di chuyển sheet đó tới. (Mẹo: Để tạo workbook mới chứa sheet đã chuyển, click new book.)
5. Trong box Before sheet, click sheet bạn muốn chèn vào sheet đã chuyển trước đó hoặc click move to end.
6. Click OK.

Sao chép một sheet vào workbook khác

1. Mở workbook bạn muốn sao chép sheet đó.
2. Trên menu Window, click workbook chứa sheet bạn muốn sao chép. Click sheet muốn sao chép.
3. Trên menu Edit, click Sheet > Move or Copy Sheet.
4. Trên menu To book, click workbook bạn muốn sao chép sheet đó.
5. Trong box Before sheet, click sheet bạn muốn chèn bản sao sheet đó trước hoặc click move to end.
6. Chọn Create a copy.
7. Click OK.

Thay đổi màu tab sheet

Tô màu các tab sheet có thể giúp bạn theo dõi thông tin trên một workbook lớn.

1. Giữ phím Ctrl và click tab sheet.
2. Click Tab Color, rồi click màu bạn muốn sử dụng.

Web

Trong Excel online, bạn có thể sao chép worksheet trong workbook hiện tại. Chỉ cần click chuột phải vào tên tab ở dưới sheet và click Duplicate.

Lưu ý:

• Bạn có thể gặp lỗi khi cố gắng sao chép một worksheet chứa biểu đồ, ảnh hoặc hình dạng nào đó. Trong trường hợp này, bạn có thể sao chép bảng tính theo cách thủ công.
• Bạn sẽ mất định dạng có điều kiện trên các ô liên quan khi dán chúng vào worksheet mới.

Sao chép sheet theo cách thủ công

Nếu có các thành phần trong bảng tính can thiệp vào việc sao chép dữ liệu, bạn vẫn có thể tạo bản sao worksheet như sau: sao chép & dán toàn bộ dữ liệu vào một sheet mới. Cụ thể:

• Nhấn Ctrl + Phím cách > Shift + Phím cách.
• Sao chép toàn bộ dữ liệu trên bảng tính bằng cách nhấn CTRL+C.
• Click nút dấu cộng để thêm một worksheet trống mới.

• Click ô đầu tiên trong sheet mới và nhấn Ctrl+V để dán dữ liệu.

Sao chép một worksheet vào workbook khác

Trên Excel Online, tùy chọn di chuyển hoặc sao chép một sheet không có sẵn khi bạn click chuột phải vào tab sheet. Thế nhưng, bạn có thể nhận kết quả tương tự bằng cách sao chép toàn bộ dữ liệu trong worksheet và dán nó vào worksheet trống trong workbook khác.

Hãy làm theo hướng dẫn dưới đây để di chuyển hoặc sao chép worksheet vào workbook khác trong Excel Online.

1. Nhấn Ctrl + Phím cách > Shift + Phím cách để chọn toàn bộ dữ liệu trong worksheet.
2. Sao chép toàn bộ dữ liệu trên sheet bằng cách nhấn CTRL+C.
3. Mở workbook bạn muốn dán dữ liệu, sau đó, click dấu + trong thanh trạng thái để thêm worksheet trống mới.
4. Click ô đầu tiên trong worksheet, rồi nhấn Ctrl+V để dán dữ liệu vào worksheet đó.

Điền dữ liệu tự động vào các ô trong worksheet

Dùng tính năng Auto Fill để điền dữ liệu vào các ô theo mẫu hoặc dựa trên dữ liệu trong ô khác.

1. Chọn một hoặc nhiều ô bạn muốn để điền dữ liệu. Ví dụ:

Với một chuỗi số như 1, 2, 3, 4, 5..., gõ 1 và 2 vào hai ô đầu tiên. Với dãy số 2, 4, 6, 8..., gõ 2 và 4.

Với dãy số 2, 2, 2, 2..., chỉ cần gõ 2 vào ô đầu tiên.

2. Kéo thanh điền dữ liệu.

3. Nếu cần, click Auto Fill Options và click tùy chọn bạn muốn.

Trên đây là những thao tác nhập, điền, sao chép và di chuyển dữ liệu trong bảng tính Excel. Thật đơn giản và dễ dàng phải không các bạn?