Hướng dẫn xuất bản và nhúng file Google Docs, Sheets, Forms & Slides vào trang web

Nhúng file Google Docs, Sheets, Forms & Slides vào trang web khá lạ với nhiều người nhưng đây là một trong những thủ thuật khá quen thuộc với những ai thường xuyên làm việc online trên web, sau khi nhúng file chúng ta vẫn có thể chỉnh sửa các file rất dễ dàng.

Việc chèn file, nhúng file Google Docs, Sheets, Forms & Slides trên web giống như việc bạn đang làm việc ngay trên các công cụ online của Google. Thông qua nhúng các công cụ trên bạn có thể sử dụng, chỉnh sửa file mọi lúc mọi nơi nên sẽ rất dễ dàng cho người dùng. Dưới đây sẽ là hướng dẫn chi tiết cách nhúng file Google Docs, Sheets, Forms & Slides vào trang web của bạn do Download.vn thực hiện:

Tải Google Docs, Google Sheets và Google Slides

Microsoft Office không còn là lựa chọn soạn thảo văn phòng duy nhất hiện nay. Bạn đã có nhiều phần mềm thay thế khác với chất lượng không kém, lại còn miễn phí và không cần cài đặt. Bộ Office của Google là ví dụ điển hình. Nó bao gồm Google Docs, Google Sheets, Google Slide và Google Form.

Ngoài việc hỗ trợ người dùng soạn thảo tài liệu online 0 đồng, tất cả đều hỗ trợ tính năng chia sẻ, thậm chí nhúng tập tin vào web. Tính năng này đặc biệt hữu ích bởi nó giúp người xem có thể tải ngay tập tin họ cần và yêu thích. Nếu cũng muốn làm việc đó, mời bạn tham khảo hướng dẫn dưới đây.

Lưu ý trước khi xuất bản và nhúng file Google Docs, Google Sheets, Form và Slides vào trang web:

• Thận trọng khi nhúng file bởi mọi người dùng truy cập đều có thể xem và đọc nó. Vì thế, hãy kiểm tra kỹ thông tin trước khi chia sẻ.
• Mọi thay đổi đều được cập nhật khi xuất bản tài liệu chính thức.
• Bạn phải dừng xuất bản tập tin muốn xóa trên web.
• Để dừng chia sẻ file, tới mục quyền để thay đổi.

Dưới đây là mọi điều bạn cần biết về cách xuất và nhúng file Google Docs, Sheets, Forms và Slides lên web.

1. Xuất bản tệp tin

Để xuất bản một tệp tin, bạn thực hiện như sau:

• Mở một file trong Google Docs, Sheets hoặc Slides.
• Click vào File > Publish to the web (Tệp > Xuất bản lên web) nằm ở góc phía trên bên trái của cửa sổ file.

• Toàn bộ file sẽ được xuất bản, nhưng một số loại file có nhiều lựa chọn xuất bản:
  • Bảng tính: Xuất bản toàn bộ bảng tính hoặc các trang riêng lẻ. Bạn cũng có thể chọn một định dạng xuất bản (webpage, .csv, .tsv, .pdf, .xlsx, .ods).
  • Trang trình bày: Chọn tốc độ hiển thị các slide.
• Click vào Publish (Xuất bản).

• Sao chép URL và gửi nó tới người bạn muốn chia sẻ file.

File đã xuất bản sẽ được cập nhật tự động khi có bất cứ thay đổi nào được thực hiện trên file gốc.

1.1. Dừng xuất bản file

Để ngừng xuất bản file, bạn mở file đó trong Google Docs, Sheets hoặc Slides. Sau đó click vào File > Public to the web (Tệp > Xuất bản ra web). Tiếp theo, bạn nhấp chuột vào Published content & settings > Stop publishing (Đã xuất bản nội dung và cài đặt > Dừng xuất bản).

1.2. File được xuất bản sẽ như thế nào?

Nếu bạn gửi URL của file đã được xuất bản cho ai đó, họ sẽ nhìn thấy phiên bản họ không thể chỉnh sửa mà khác với file của bạn. Đây là những gì người khác sẽ thấy:

• Tài liệu: Một phiên bản không có thanh công cụ.
• Bảng tính: Một phiên bản không có thanh công cụ. Mọi người với quyền “xem” có thể nhìn thấy biểu đồ, định dạng bảng, và giá trị của ô, nhưng không thể xem hoặc chỉnh sửa công thức.
• Trang trình bày: Một phiên bản chỉ xem hoặc một phiên bản trong chế độ thuyết trình với các slide hiển thị toàn màn hình.

1.3. Kiểm soát những ai có thể xem file

• Nếu bạn là người sở hữu một file và muốn người khác xuất bản file thì hãy cho người đó quyền chỉnh sửa.
• Để ngăn người khác xuất bản file, bạn hãy thay đổi các cài đặt chia sẻ của mình:
  • Mở một file trong Google Docs, Sheets hoặc Slides.
  • Ở phía trên bên phải bạn nhấp chuột vào Share (Chia sẻ).
  • Trong hộp thoại chia sẻ, bạn click vào Advanced (Nâng cao) ở góc dưới bên phải.
  • Sau đó, click vào hộp bên cạnh Prevent editors from changing access and adding new people (Không cho người chỉnh sửa thay đổi quyền truy cập và thêm người mới).
  • Cuối cùng, nhấp vào Done (Đã xong).

2. Nhúng file

Bạn có thể làm cho một tài liệu, bảng tính, trang trình bày hay biểu mẫu xuất hiện trên một trang web bằng cách nhúng nó vào trang hoặc blog của mình.

2.1. Nhúng tài liệu, bảng tính hoặc bài trình bày

• Mở một file trong Google Docs, Sheets hoặc Slides.
• Ở phía trên bên trái cửa sổ, bạn click File > Publish to the web (Tệp > Xuất bản ra trang web).
• Trong cửa sổ vừa xuất hiện, bạn chọn Embed (Nhúng).

• Toàn bộ file sẽ được xuất bản, nhưng một số loại file có nhiều lựa chọn xuất bản:
  • Bảng tính: Chọn xuất bản toàn bộ bảng tính hoặc trang tính riêng lẻ.
  • Trang trình bày: Chọn kích thước bài trình bày và tốc độ hiển thị các slide.
• Nhấp vào Publish (Xuất bản).

• Sao chép mã trong hộp văn bản và dán nó vào trang web hoặc blog của bạn.

2.2. Nhúng và chỉnh sửa bảng tính được nhúng

Nếu đang nhúng một bảng tính, bạn có thể hiện hoặc ẩn các phần sau khi xuất nó lên web.

1. Mở file trong Google Sheets.
2. Ở phía trên cùng, click File > Publish to the web.
3. Ở cửa sổ hiện ra, click Embed.
4. Click Publish.
5. Sao chép code trong hộp văn bản và dán nó vào trang hay blog của bạn.

Để hiện hoặc ẩn các phần của bảng tính, chỉnh sửa HTML trên trang, blog như sau:

• gid=1674242611 - ID của bảng tính.
• range=A1:B14 - Phạm vi bạn muốn hiển thị.
• widget=false - Nếu sai, không có tab trang tính nào được hiển thị ở phía dưới bảng tính.
• headers=false - Số chữ cái hàng và cột không được hiển thị.
• chrome=false - Tiêu đề và footer không được hiển thị.

2.3 Nhúng một biểu mẫu

Để nhúng một biểu mẫu, bạn thực hiện như sau:

• Mở một file trong Google Forms.
• Ở góc trên bên phải, bạn click vào Send (Gửi).

• Ở phía trên cửa sổ, bạn nhấp chuột vào Embed (Nhúng).
• Để copy HTML vừa xuất hiện, bạn click vào Copy (Sao chép) hoặc nhấn Ctrl + C trên Windows hoặc Cmd + C trên Mac.
• Dán HTML vào trang web hoặc blog của bạn.

Cách nhúng Google Form vào WordPress

Sau khi tạo biểu mẫu thành công trên Google Form, bạn cần nhúng nó vào trang web. Các bước cụ thể như sau:

1. Click nút Send ở bên phải phía trên đầu của màn hình.
2. Một cửa sổ pop-up hiện ra, cho bạn thấy code HTML của biểu mẫu.
3. Click tab Embed để sao chép mã nhúng.

Bạn cũng có thể trực tiếp chia sẻ code tới tài khoản Gmail hoặc lưu nó lại để chia sẻ bên ngoài.

Nhúng Google Form vào một trang

Sau khi sao chép code nhúng, bạn có thể dán nó vào web WordPress. Để nhúng code, bạn phải tạo bài viết/trang mới và dán nó vào bên trong. Bạn cũng có thể thêm nó bằng cách chỉnh sửa bất kỳ bài viết/trang hiện có.

1. Tới phần quản trị WordPress để sửa trang hoặc bài viết tại nơi bạn muốn hiện biểu mẫu.
2. Để thêm bài viết hoặc trang mới, click vào nó trong bảng điều khiển WordPress và chọn Add New.
3. Nhập tên cho bài viết đó.
4. Click icon Add Block ở bên phải của bài viết.
5. Chọn Custom HTML từ các khối có sẵn trong menu.
6. Dán code HTML vào khối đã tạo mới.
7. Xuất bản trang/bài viết bằng nút Publish.

2.4. Nhúng một file vào Google Sites

Để chia sẻ Google Docs, Sheets và Slides đã được xuất bản trên một trang Google Sites mới, bạn thực hiện như sau:

• Mở một trang trong Google Sites.
• Từ menu phía bên phải, bạn click vào INSERT (Chèn).

• Dưới Google Docs, bạn chọn:
  • Docs
  • Slides
  • Sheets
  • Forms
  • Charts
• Để thêm lựa chọn của bạn vào trang, bạn chọn một file và click vào Insert (Chèn).

Bạn không nhất thiết phải có tài khoản Google để xem file gốc của các dữ liệu. Bất cứ người dùng nào trên trang web đều có thể truy cập vào bảng tính Google trong chế độ "chỉ xem" và download file với nhiều định dạng khác nhau, nhưng họ sẽ không có quyền thay thế bảng gốc.

Trên đây là bài viết hướng dẫn bạn cách xuất bản và nhúng file Google Docs, Sheets, Slides và Form vào một trang web. Cách làm rất dễ dàng phải không nào?