Cách đồng bộ dữ liệu trên tài liệu Microsoft Excel

Bạn có thể thiết lập Excel tự động nhập dữ liệu từ file này sang file khác. Dưới đây là chi tiết cách đồng bộ dữ liệu trên Excel.

Microsoft Excel cung cấp hai cách liên kết dữ liệu: một là giữa các bảng tính trong cùng một file, hai là giữa nhiều bảng tính trong từng tập tin riêng lẻ. Ở bài viết này, Download.vn sẽ chỉ cho bạn cách liên kết hai file bảng tính Microsoft Excel và tự động nhập dữ liệu giữa các tập tin.

Với phương pháp này, bạn không cần liên kết các tài liệu Excel. Ngoài ra, khi dữ liệu mới được nhập vào file nguồn, tập tin Excel đích được update ngay lập tức để phản ánh thay đổi.

Cách đồng bộ dữ liệu giữa các file Microsoft Excel

Bài viết sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách nhập dữ liệu vào file Excel nguồn (source data trong ví dụ này), sau đó, nó tự động được nhập vào tập tin đích (file Destination). Đây chỉ là một trong số nhiều cách tiết kiệm thời gian khi dùng Microsoft Excel.

File nguồn trong ví dụ này là:

Để đồng bộ dữ liệu giữa các file Excel, hãy làm như sau:

1. Mở cả hai tài liệu Microsoft Excel.

2. Ở file đích, click vào ô bạn muốn dữ liệu được tự động nhập và nhấn Equal to trên bàn phím.

3. Chuyển qua file Excel nguồn và click vào ô từ vị trí bạn muốn xuất dữ liệu.

4. Quay lại file đích. Bạn sẽ thấy công thức trong ô đang hoạt động.

5. Loại bỏ các ký hiệu đô la từ phương trình. Chúng là một phần của tham chiếu ô trong phương trình.

6. Nhấn Enter.

7. Giờ bạn có thể sao chép ô này và dán nó vào ô bất kỳ trong file đích muốn “nhân bản” trong file nguồn. Bằng cách này, ô tương ứng trong file nguồn sẽ được liên kết với ô ở file đích. Ví dụ, nếu bạn sao chép và dán công thức vào ô A5 của file đích, nó sẽ được link tới ô A5 ở file nguồn.

8. Bạn cũng có thể kéo ô đó từ góc bên phải phía dưới để điền dữ liệu vào cột. Toàn bộ ô được định dạng theo cách này sẽ được áp dụng cho các ô tương ứng ở file nguồn.

Mỗi khi dữ liệu được thêm vào file nguồn, nó sẽ được tự động điền vào ô tương ứng trong file đích với cùng công thức đã sử dụng ở trên.

Công thức chung để tự động nhập dữ liệu trong Excel

Bạn có thể tự tay nhập nó nếu chưa mở file nguồn:

='File_path\[File_name]Sheet_name'!Cell_reference

Bạn sẽ cần thay thế “File_path” bằng đường dẫn tập tin thực sự của file nguồn, “File_name” bằng tên của file nguồn bao gồm extension, “Sheet_name” là tên của bảng tính Excel, và Cell_reference” bằng ô ở file nguồn được nhập dữ liệu. Đừng quên giữ nguyên dấu ngoặc kép và chấm than.

Bạn có thể trực tiếp dùng nó nếu biết đường dẫn file, tên tập tin, tên bảng và ô từ dữ liệu được nhập.

Đây là công thức được sử dụng trong ví dụ này:

='D:\Excel doc data sync\[Source data.xlsx]Sheet1'!A3

Trên đây là cách đồng bộ dữ liệu giữa các tài liệu trong Excel. Hi vọng bài viết hữu ích với các bạn.