Cách đặt mật khẩu, bảo vệ dữ liệu trong Excel 2016

Excel thường chứa khá nhiều dữ liệu quan trọng vì nó có thể liên quan tới tiền lương, thông tin cá nhân nhạy cảm của nhân viên, danh sách khách hàng... Do đó việc bảo vệ dữ liệu file Excel là thực sự cần thiết, nhất là trong thời điểm máy tính thường xuyên bị tấn công qua mạng Internet như hiện nay.

Hầu như tất cả các dữ liệu cá nhân của bạn như tài khoản mail, tài khoản mạng xã hội, thậm chí cả các thiết bị di động cũng đều phải nên được bảo mật bằng một phương thức nào đó. Nếu đã vậy, khi sở hữu một bảng tính mà có quá nhiều dữ liệu quan trọng, thì đương nhiên nó xứng đáng được bảo mật một cách an toàn.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách bảo vệ file Excel trên máy tính của mình. Cho dù bạn muốn hạn chế quyền truy cập vào toàn bộ tài liệu hay đơn giản chỉ là ngăn chặn những hành vi thay đổi tập tin, thì cũng chỉ mất một vài phút để thực hiện việc này. Nếu bạn lo lắng về việc bảng tính sẽ rơi vào tay kẻ xấu, dữ liệu bị public lên mạng thì hãy cùng Download.vn hành động ngay trước khi quá muộn nhé!

Office 2016 Office 2016 cho Mac

Cách đặt mật khẩu bảo vệ file Excel

Microsoft Excel 2016 cho phép bạn dễ dàng mã hóa toàn bộ bảng tính của mình bằng cách đặt mật khẩu. Chỉ với 3 bước đơn giản dưới đây:

Bước 1: Vào phần File > Info > Protect Workbook.

Bước 2: Chọn Encrypt with Password trong menu sổ xuống, sau đó nhập vào mật khẩu bạn muốn đặt, nhấn OK.

Nhập mật khẩu bảo vệ file Excel

Bước 3: Nhập lại xác nhận mật khẩu.

Vậy là từ lần tiếp theo mở file này trên Excel, bạn sẽ được nhắc nhở nhập mật khẩu để truy cập vào.

Hộp thoại nhắc nhập mật khẩu file Excel mỗi lần mở file

Có một điều lưu ý cần đặc biệt cần nhắc nhở bạn là: Hãy chắc chắn không quên mật khẩu. Bởi, sau khi bảo mật file Excel xong mà bạn lại không mở được bảng tính quan trọng nữa, thì điều này còn đau đầu không kém việc bị hacker lấy mất file đó!

Cho phép truy cập file Excel ở chế độ 'Read-Only' hay 'Chỉ đọc'

Thiết lập mật khẩu file Excel như trên thì quá đơn giản rồi. Tuy nhiên, trong một số trường hợp cụ thể bạn lại muốn cho phép người dùng được xem dữ liệu trên file, nhưng không được chỉnh sửa hay thao tác gì làm ảnh hưởng tới dữ liệu. Cách đơn giản dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện được việc đó.

Kích vào phần File > Save As > More Options.

Thiết lập file Excel ở chế độ Read-Only (Chỉ đọc)

Kích vào Tools > General Options trong hộp thoại sổ xuống.

Tại phần này bạn sẽ gặp 2 tùy chọn: Password to open và Password to modify. Tùy chọn Password to open cho phép bạn đặt mật khẩu khi mở file (tương đương với thao tác ở mục trên), tùy chọn Password to modify là cho phép người dùng mở file nhưng hạn chế chỉnh sửa file. Nếu muốn thiết lập hạn chế phần nào thì bạn đặt mật khẩu cho phần đó, phần tùy chọn còn lại có thể bỏ trống.

File mở ở chế độ Read-Only và nếu muốn chỉnh sửa thì phải nhập mật khẩu

Bảo vệ theo Worksheet (Sheet) trên Excel

Nếu tài liệu của bạn có nhiều hơn một trang tính (tham khảo bài: Làm việc với bảng tính Sheet trong Excel), bạn có thể sẽ muốn giới hạn truy cập cho từng trang tính chứ không giới hạn cả tài liệu. Và đây là những thứ bạn cần biết:

Ở trong phần tab Review, bạn chọn Protect Sheet.

Bảo vệ Worksheet trên Microsoft Excel 2016

Tại đây, bạn sẽ nhận được hộp thoại để nhập mật khẩu bảo vệ cho trang tính hiện tại đang mở.

Thiết lập mật khẩu bảo vệ Sheet trên Excel

Trong hộp thoại Protect Sheet này, bạn sẽ thấy có một vài giới hạn làm việc với Worksheet sẽ khóa. Ví dụ như khóa chọn ô, khóa định dạng, khóa chèn dòng/cột, khóa xóa dòng cột... Tùy vào từng mục đích sử dụng mà bạn hãy lựa chọn cho mình một tùy chọn khóa Sheet phù hợp.

Thêm mật khẩu file Excel bằng cách sử dụng VBA

Phương pháp này được sử dụng nếu bạn có chút kinh nghiệm về lập trình, vì nó sử dụng VBA macro. Cách bảo mật này ngoài việc hạn chế truy cập, chỉnh sửa file, nó còn cho phép bạn có thêm một số bảo vệ mở rộng thông qua mã lệnh. Trước tiên, bạn cần vào phần Developer > Macros.

Chọn Macros trong Tab Developer

Để tạo một Macro mới, bạn cần đặt tên cho nó, trong ví dụ dưới đây chúng tôi sử dụng tên là 'password'

Đặt tên cho Macro trên Excel

Với mục đích hướng dẫn của bài này, chúng tôi sử dụng dòng mã sau:

Range("A1").Value = "Mat-Khau"

Tuy nhiên, trong thực tế, bạn có thể phải điều chỉnh phạm vi dải ô mà bạn muốn bảo vệ, có thể không phải là A1 mà là phạm vi A[x]:B[y] nào đó. Trong Visual Basic Editor, điều hướng tới mục Tools > VBAProject Properties.

Trong tab Protection, bạn sẽ tìm thấy phần checkbox sẽ cho phép khóa xem project. Ngoài ra là các trường cho phép bạn thêm mật khẩu bảo vệ không cho truy cập vào các thuộc tính của Project.

Bạn cần lưu ý rằng mặc dù kiểu bảo vệ này khá hữu ích nhưng cũng có nhiều hạn chế đặc biệt là trong cách khôi phục và gỡ bỏ. Vậy nên nếu không phải chuyên gia thì đừng làm theo cách này.

Trên đây là một vài cách để bảo vệ dữ liệu trong file Excel mà bạn có thể sử dụng. Ngoài các phương thức bảo mật trên, hiện nay có rất nhiều virus khiến cho máy tính của bạn bị mất dữ liệu hoặc mã hóa dữ liệu (kể cả bạn có đặt mật khẩu). Vậy nên ngoài việc đặt mật khẩu bảo vệ file Excel, bạn cũng nên lưu trữ nó lên những nguồn đáng tin cậy như Google Drive, OneDrive hay Dropbox. Việc đồng bộ dữ liệu lên những kênh lưu trữ trực tuyến không chỉ giúp dữ liệu của bạn luôn an toàn mà còn giúp bạn có thể truy cập vào dữ liệu đó ở bất kỳ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào nữa nhé!