6 mẹo giải phóng không gian lưu trữ cho Gmail

Bạn nhận được bao nhiêu thư mới mỗi ngày thông qua tài khoản Gmail của mình? Thư công việc, thư spam, thư được gửi đến từ những trang web bạn đăng ký, tất cả đều tích tụ mỗi ngày và dần chiếm hết không gian lưu trữ. Đó là lý do vì sao và Download.vn muốn chia sẻ cho bạn một số mẹo hữu ích giúp giải phóng không gian lưu trữ cho Gmail thông qua bài viết sau đây.

Tải Gmail cho iOS

Tải Gmail cho Android

Hãy thử áp dụng một, hai hoặc tất cả những mẹo này và bạn sẽ nhận ra rằng hộp thư đến của mình sẽ trở nên “khỏe mạnh” hơn bao giờ hết.

1. Luôn luôn giữ thư mục rác trống

Thư mục Trash và Spam là nơi lưu trữ những tin nhắn mà chúng ta không cần quan tâm. Mặc dù email được gửi đã bị xóa nhưng chúng vẫn giữ nguyên trong vòng 30 ngày. Điều đó có nghĩa là luôn có những email không mong muốn chiếm không gian.

Đừng để những email này tích tụ trong thùng rác mà hãy xắn tay áo lên và hành động ngay. Đối với cả thư mục Trash và Spam, bạn đánh dấu mọi thư có trong đó và nhấn vào biểu tượng thùng rác để xóa tất cả chúng chỉ trong nháy mắt.

2. Tìm các email cũ hoặc có dung lượng lớn

Gmail có các lệnh khác nhau mà bạn có thể nhập vào thanh tìm kiếm để tìm những thư cụ thể. Chẳng hạn như, lệnh older:2014/01/01 hiển thị mọi email từ trước ngày 1 tháng 1 năm 2014. Thay đổi ngày theo ý muốn, nhưng lưu ý rằng bạn cần theo định dạng thời gian của Hoa Kỳ, tức là Năm/ Tháng/ Ngày để tìm lại mọi email từ ngày tháng đó hoặc sớm hơn.

Lệnh larger:5m tìm kiếm những email mà có dung lượng hơn 5 megabyte. Thay đổi 5m với bất cứ kích thước nào bạn muốn (ký tự m có nghĩa là megabyte và k có nghĩa là kilobyte). Vì các email chiếm dung lượng thường có tệp đính kèm nên bạn sẽ nhanh chóng tìm thấy email với chúng bằng cách sử dụng lệnh này.

Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng lệnh size:5m mà có vai trò tương tự như larger:5m. Nếu bạn đang tìm tệp đính kèm có kích thước nhỏ hơn thì có thể sử dụng lệnh smaller:5m mà sẽ tìm file đính kèm có kích thước nhỏ hơn 5 megabyte hoặc bất cứ kích thước nhỏ hơn nào bạn nhập.

Với lệnh filename:mp3, bạn sẽ tìm những email với file đính kèm với loại file được chỉ định. Bạn có thể thay mp3 bằng các định dạng file khác như zip, docx, rar, mov, jpg...

3. Kết hợp nhiều lệnh

Bạn có thể kết hợp nhiều lệnh để tìm kiếm được cụ thể hơn. Chẳng hạn như, nếu bạn tìm kiếm older:2008/06/30 size:5m filename:doc, Gmail sẽ hiển thị cho bạn tất cả file trước ngày 30 tháng 6 năm 2008 mà có file Word đính kèm với kích thước lớn hơn 5m.

Với sự kết hợp này, bạn có thể tìm những file có kích thước và ngày tháng cụ thể để xóa dễ dàng, giúp giải phóng không gian Gmail.

4. Xóa các thư giống nhau

Một cách khác để nhanh chóng giải phóng không gian là lọc các thư tương tự với thư mà bạn muốn xóa. Chẳng hạn như, nếu bạn thường nhận được thư mới từ một trang web du lịch, bạn chọn thư mới nhất vừa nhận được và trong nút More (Tác vụ khác) nằm ở phía trên, bạn click vào tùy chọn Filter similar messages (Lọc thư dựa theo những thư này).

Thao tác này hiển thị mọi thư từ người gửi này. Chọn tất cả và bạn chỉ cần xóa chúng trong một lần.

5. Nhận sự giúp đỡ từ Find Big Mail

Nếu tại thời điểm nào đó, bạn cảm thấy mệt mỏi với việc tìm kiếm thì bạn luôn luôn có thể nhờ đến sự trợ giúp từ những dịch vụ từ bên thứ ba. Một dịch vụ mà thực hiện tốt nhiệm vụ của mình là Find Big Mail. Những gì trang web này làm là quét Gmail và gửi cho bạn một báo cáo về mọi thứ được lưu trữ trong đó.

Ngoài ra, ứng dụng web này cũng dán nhãn hộp thư đến của bạn để sắp xếp những email có kích thước lớn nhất mà nó nghĩ rằng bạn có thể xóa bỏ để giải phóng không gian. Về cơ bản, nó thực hiện những gì bạn có thể làm thủ công, nhưng nhanh hơn rất nhiều.

Để truy cập vào tài khoản Gmail của bạn, Find Big Mail yêu cầu bạn cấp phép, nhưng hãy yên tâm rằng họ không lưu trữ mật khẩu của bạn và sự cho phép này chỉ áp dụng vào thời điểm nó quét hộp thư đến của bạn mà thôi. Ngay sau khi quy trình kết thúc, mọi thứ chấm dứt.

6. Chuyển đổi từ IMAP sang POP

Tài khoản Gmail của bạn được định cấu hình là IMAP theo mặc định, nghĩa là email của bạn được đồng bộ hóa giữa các thiết bị và dữ liệu được lưu trữ trong đám mây. Tuy nhiên, nếu muốn, bạn có thể tải mọi email từ tài khoản Gmail về máy tính và giải phóng không gian lưu trữ mà chúng chiếm. Để làm được điều này, bạn phải thay đổi tài khoản của mình thành POP.

Một tài khoản POP hoạt động như một ứng dụng mail (ví dụ như Outlook), làm cho những email mà bạn nhận được chỉ xuất hiện trên thiết bị mà chúng được gửi đến.

Để thay đổi, bạn vào Settings trong Gmail và click vào Forwarding and POP/IMAP email > Download POP email và tích vào Enable POP for all mail. Bạn cũng có thể thay đổi các khía cạnh khác trong những cài đặt này, như ngăn Gmail lưu bản sao chép của những file này.

Như vậy, trên đây là một số mẹo giúp bạn giải phóng không gian lưu trữ trong tài khoản Gmail của mình. Hãy áp dụng những mẹo trên nếu dung lượng lưu trữ mà Gmail cung cấp là không đủ đối với bạn.