Hướng dẫn thêm và xóa tài khoản email trên Mac, iPhone và iPad

Sử dụng nhiều tài khoản email cùng một lúc là chuyện bình thường ngày nay và kiểm tra toàn bộ tài khoản email trên máy tính hoặc thiết bị di động là một thói quen trong phong cách sống mỗi ngày.

Rất quan trọng để biết cách loại bỏ địa chỉ email ra khỏi thiết bị đối với địa chỉ bạn không sử dụng nữa. Nếu bạn chưa chuyển sang sử dụng các ứng dụng email thay thế cho Apple Mail mà vẫn sử dụng Mail thì bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách thêm và loại bỏ tài khoản email trong Mail trên Mac, iPhone và iPad.

1. Thêm một tài khoản email tự động và thủ công

Nếu tài khoản email mà bạn đang thêm là từ dịch vụ Gmail của Google, Yahoo Mail hay iCloud, Mail sẽ tự động thêm tài khoản email của bạn với địa chỉ email và mật khẩu.

Nếu bạn đang sử dụng một địa chỉ email từ một nhà cung cấp dịch vụ mạng (ISP), bạn có thể phải nhập cài đặt tài khoản email thủ công.

Để thiết lập tài khoản email thủ công, bạn cần biết tên sử dụng của bạn (địa chỉ email đầy đủ), Imcoming Mail Server và Outgoing Mail Server. Nếu bạn không biết những thông tin này, hãy tra hoặc liên lạc với nhà cung cấp dịch vụ email.

2. POP với IMAP

Bạn cũng sẽ phải chọn IMAP hoặc POP cho tài khoản email của mình. IMAP là từ viết tắt của Internet Message Access Protocol và POP là Post Office Protocol, đều là giao thức email. Hai giao thức này cho phép bạn nhận email sử dụng một ứng dụng từ bên thứ ba gọi là Mail.

Nếu bạn truy cập vào email trên nhiều thiết bị, như máy tính, điện thoại và máy tính bảng, bạn nên sử dụng IMAP. Cấu trúc email và folder đều được lưu trữ trong máy chủ và chỉ những bản sao chép được lưu trữ cục bộ trên thiết bị của bạn. Sử dụng IMAP đảm bảo rằng tất cả các thiết bị của bạn có cùng cấu trúc email và thư mục.

POP hữu ích nếu bạn muốn download và lưu trữ email (không phải bản sao) trên thiết bị của mình. Email được download sử dụng POP là có sẵn kể cả khi bạn không có kết nối Internet. POP cũng là một cách tốt để có bản sao lưu của tất cả email. Tuy nhiên, nếu bạn chọn POP là một ứng dụng email trên thiết bị di động thì bạn gần như sẽ không thể tạo và sử dụng folder để tổ chức email của mình.

Nếu bạn sử dụng POP như một ứng dụng email trên máy tính thì hãy đảm bảo đặt tùy chọn để bỏ bản sao chép của email được sao chép trên máy chủ. Bằng cách đó, bạn có thể tải xuống email vào máy tính và vẫn nhận được cùng email trên các thiết bị di động.

3. Thêm một tài khoản email với xác thực hai yếu tố

Xác thực hai yếu tố (2FA) là một phương pháp bảo mật mà cung cấp thêm sự an toàn khi đăng nhập vào một tài khoản online. Bạn phải chứng minh danh tính của mình theo 2 cách khác nhau. Phần lớn các tài khoản online sử dụng một mật khẩu mà có thể bị hack dễ dàng.

Xác thực hai yếu tố cung cấp mức độ bảo mật thứ hai cho tài khoản của bạn, yêu cầu bạn không chỉ biết mật khẩu mà còn phải số điện thoại, kiểu như vậy. Điều này làm cho kẻ tấn công khó khăn hơn khi tiếp cận tài khoản của bạn.

Nếu bạn đang thêm một tài khoản và có tính năng xác thực hai yếu tố được bật, như tài khoản Gmail, bạn phải có một mật khẩu dành riêng cho ứng dụng trước khi thêm tài khoản email vào Mail.

Một mật khẩu dành riêng cho ứng dụng là một mã được tạo ra bởi dịch vụ email hoặc nhà cung cấp. Mã này được sử dụng thay cho mật khẩu thông thường của bạn khi thêm tài khoản email vào Mail hoặc bất kỳ ứng dụng email của bên thứ ba nào. Nhà cung cấp dịch vụ email của bạn nên có hướng dẫn về cách lấy mật khẩu dành riêng cho ứng dụng cho tài khoản email của bạn.

4. Thêm một tài khoản email vào Mail trên Mac

Bạn có thể thêm một tài khoản email vào Mail trên Mac trong chính ứng dụng hoặc trong tùy chọn hệ thống. Kết quả là giống nhau với cả hai phương pháp.

4.1. Sử dụng ứng dụng Mail để thêm tài khoản email

Để thêm một tài khoản email sử dụng ứng dụng Mail, bạn mở ứng dụng và chọn Mail > Add Account...

Chọn loại tài khoản email mà bạn đang thêm. Nếu bạn không nhìn thấy loại tài khoản trong danh sách thì hãy chọn Other Mail Account.

Nếu bạn chọn Other Mail Account, hệ thống sẽ vẫn cố thêm tài khoản email tự động. Hộp thoại sau đây hiển thị nếu tên và mật khẩu tài khoản không được xác nhận. Nhập thêm thông tin như được đề cập đến trong mục thêm tài khoản email tự động và thủ công ở trên và chọn IMAP hoặc POP. Tiếp theo, click vào Sign In.

Nếu tài khoản của bạn đã được xác nhận, bạn sẽ được hỏi ứng dụng nào bạn muốn sử dụng với tài khoản email mới. Chọn ứng dụng theo ý muốn và click và Done.

4.2. Thay đổi mô tả tài khoản email sử dụng ứng dụng Mail

Tài khoản email của bạn hiển thị dưới Inbox trong Mail. Theo mặc định, địa chỉ email hiển thị như mô tả cho tài khoản. Để thay đổi điều này, bạn click chuột phải vào tài khoản dưới Inbox và chọn Edit... từ menu pop-up.

Chọn tài khoản email bạn muốn đổi tên. Tiếp theo, nhập mộ tả mới trong Description mới và đóng hộp thoại.

4.3. Sử dụng tùy chọn hệ thống để thêm một tài khoản email

Bạn cũng có thể thêm các tài khoản email vào Mac trong tùy chọn hệ thống. Đi đến menu Apple và chọn System Preferences. Tiếp theo, click vào Internet Accounts.

Chọn loại tài khoản email mà bạn muốn thêm. Chọn Add Other Account nếu bạn không nhìn thấy loại email của mình trong danh sách.

Điều này cũng thêm tài khoản email vào ứng dụng Mail trên Mac và thiết lập cũng giống như vậy. Nó không vấn đề gì nếu bạn bắt đầu quá trình trong ứng dụng Mail hay trong tùy chọn hệ thống. Tài khoản email được thêm vào Mac và vào ứng dụng Mail trong cả hai trường hợp.

4.4. Thay đổi mô tả tài khoản email sử dụng tùy chọn hệ thống

Theo mặc định, tài khoản email hiển thị như mô tả cho tài khoản. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi nó như bạn làm trong ứng dụng Mail. Đi đến App > System Preferences và click vào Internet Accounts. Tiếp theo, chọn tài khoản bạn muốn đổi nên và nhấp chuột vào Details...

Nhập một mô tả mới và click OK.

4.5. Thiết lập tần suất kiểm tra thư mới

Bạn có thể chọn tấn suất kiểm tra Mail cho những thư mới bằng cách vào menu Mail trong ứng dụng Mail và chọn Preferences...

Bạn có thể chọn Automatically Check for new messages khi bạn mở Mail. Nếu bạn muốn kiểm soát nhiều hơn nữa khi kiểm tra thư mới, bạn có thể chọn mức độ thường xuyên từ menu pop-up.

Nếu bạn muốn chọn khi nào kiểm tra mail mới, thậm chí khi Mail mở, chọn Manually. Để nhận email mới thủ công, bạn chọn Get All New Mail từ menu Mailbox trong Mail hoặc nhấn Command + Shift + N.

5. Xóa hoặc vô hiệu hóa tài khoản email trên Mac

Nếu bạn có một tài khoản email trên Mac mà không còn được sử dụng nữa, bạn có thể loại bỏ nó. Đi tới menu Apple, chọn System Preferences và click Internet Accounts.

Chọn tài khoản mà bạn muốn loại bỏ và click vào dấu trừ bên dưới danh sách tài khoản.

Bạn có hai lựa chọn. Bạn có thể chọn Remove From All mà sẽ loại bỏ tài khoản email bao gồm tất cả cài đặt cho tài khoản và các email kèm theo.

Hoặc nếu bạn không muốn xóa cài đặt và email cho tài khoản đó, bạn có thể chọn Turn Off Account. Điều này sẽ bảo tồn mọi cài đặt và email, nhưng tài khoản bị chuyển xuống dưới cuối danh sách tài khoản và gắn nhãn là Inactive. Các tài khoản email không hoạt động không được hiển thị trong Mail.

Bạn cũng có thể làm cho một tài khoản không hoạt động bằng cách bỏ chọn mọi ứng dụng liên quan cho tài khoản đó.

Nếu bạn muốn sử dụng một số ứng dụng có sẵn cho tài khoản, nhưng bạn không muốn thêm tài khoản email vào Mail, hãy bỏ chọn Mail trong danh sách ứng dụng.

6. Thêm tài khoản email vào Mail trên iPhone hoặc iPad

Nếu bạn luôn sử dụng điện thoại hoặc máy tính bảng và thường online, bạn có thể thêm các tài khoản Mail vào iPhone hoặc iPad của mình. Bạn mở ứng dụng Settings và đi đến Mail > Accounts > Add Account.

Nếu bạn nhìn thấy nhà cung cấp mail được liệt kê, chạm vào đó để thêm tài khoản tự động, sử dụng địa chỉ và mật khẩu email (hoặc mật khẩu dành riêng cho ứng dụng). Nếu bạn không nhìn thấy nhà cung cấp dịch vụ, hãy chạm vào Other và sau đó Add Mail Account để thêm tài khoản thủ công.

Nếu bạn đang thêm tài khoản thủ công, nhập tên, email, mật khẩu (hoặc mật khẩu dành riêng cho ứng dụng) và một mô tả trong màn hình Account và click vào Next.

Chạm vào IMAP hoặc POP ở phía trên của màn hình tiếp theo.

Cho dù là thêm tài khoản thủ công hay tự động, bạn chọn nội dung bạn muốn đồng bộ và chạm vào Save.

6.1. Thay đổi mô tả trong tài khoản email

Theo mặc định, tài khoản email hiển thị như mô tả trong tài khoản email mới. Tuy nhiên bạn có thể thay đổi điều này bằng cách chạm vào tài khoản email trong danh sách Accounts.

Chạm vào Next trong màn hình tiếp theo.

Nhập một mô tả mới vào Description và nhấp Done.

6.2. Quản lý cài đặt Mailbox trên iPhone và iPad

Một số tài khoản email cung cấp các tính năng bổ sung để quản lý inbox. Vì thế, khi thiết lập tài khoản, đảm bảo đã đọc kỹ trang chi tiết thông tin về tài khoản. Ví dụ:

• Exchange accounts: Bạn có thể chọn Mail Days to Sync từ không giới hạn theo ngày, tuần hoặc tháng. Nếu muốn tạo trả lời tự động, bạn có thể chọn tùy chọn này trên màn hình tài khoản.
• Outlook accounts: Bạn có thể chọn Mail Days to Sync như trên Exchange accounts. Chọn No Limit, một ngày, 3 ngày, một tuần, 2 tuần hoặc một tháng.
• Hotmail accounts: Bạn có vài cài đặt có thể điều chỉnh cho tài khoản Hotmail. Khi chọn kiểu tài khoản trong danh sách, chạm Advanced ở dưới cửa sổ popup. Sau đó, chọn vị trí để chuyển các thư bỏ đi, khi nào xóa tin nhắn và có hay không để mặc định mã hóa thư.

7. Xóa tài khoản email từ Mail trên iPhone hoặc iPad

Nếu bạn có một tài khoản email trên iPhone hoặc iPad mà không còn sử dụng, bạn có thể loại bỏ nó. Đi tới Settings > Mail > Accounts và chạm vào tài khoản bạn muốn xóa.

Chạm vào Delete Account hai lần. Tài khoản của bạn và tất cả email cũng như cài đặt của nó đã được loại bỏ khỏi thiết bị.

Bỏ kích hoạt tài khoản email

Trên màn hình chi tiết tài khoản, chỉ cần tắt nút Mail, cùng các ứng dụng liên quan nếu muốn. Hành động này giúp kích hoạt lại Mail cho tài khoản đó khi cần dễ hơn bằng cách bật lại nút này.

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn về cách thêm hoặc loại bỏ tài khoản email trên Mac, iPhone hoặc iPad. Trong trường hợp bạn cần thêm một tài khoản email mới hoặc muốn xóa bỏ tài khoản email đã không sử dụng nữa thì bạn hoàn toàn có thể thực hiện như mong muốn với các thao tác đơn giản như trên.