Cách dùng Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint cùng nhau để hợp tác công việc

Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint đều nằm trong gói đăng ký Microsoft 365, giúp bạn làm việc, hợp tác từ xa hiệu quả. Hãy cùng Download.vn tìm hiểu cách dùng các công cụ hợp tác từ xa trong Microsoft 365 tốt nhất nhé!

Microsoft Teams

Microsoft Teams là công cụ hợp tác và liên lạc toàn diện. Bạn và đồng đội có thể quản lý nhiều khía cạnh của dự án ngay trong Teams. Từ họp nhóm, gọi trực tiếp, nhắn tin, mở file tới làm việc cùng nhau đều vô cùng thuận tiện.

Gọi điện, họp online, nhắn tin

Microsoft Teams là một app tuyệt vời để gọi điện và mở cuộc họp nhóm. Bạn có thể lập lịch họp trong Outlook Calendar cho một nhóm cụ thể.

Microsoft Teams sẽ tự động gửi thông báo tới các thành viên liên quan nên không ai bị lỡ mất buổi họp quan trọng.

Khi nhắn tin, bạn có thể dùng tag người liên quan kèm tin nhắn bằng @tên để họ không bỏ qua nội dung hay công việc cần phải hoàn thành.

Chia sẻ màn hình

Trong cuộc họp trên Teams, click nút Share content để chia sẻ tài nguyên trên máy tính. Microsoft Teams cho phép bạn chia sẻ:

• Màn hình để hợp tác liên tục trên nhiều cửa sổ, pop-up, thông báo và ứng dụng.
• Một cửa sổ cụ thể khi cần tập trung vào một nội dung và giữ riêng tư cho hoạt động trên desktop.
• Thuyết trình trên PowerPoint. Khán giá có thể di chuyển qua các slide nếu muốn.
• Microsoft Whiteboard cho hợp tác thiết kế UI/UX, sản phẩm và nhiều hơn thế nữa.

Đội công khai và riêng tư

Các kênh của đội công khai cho phép bạn hợp tác thoải mái với những người bên ngoài. Ví dụ, tạo nhóm thiết kế đồ họa hay lập trình ứng dụng công khai khi bạn hợp tác với các lập trình viên của đối tác.

Khi phải xử lý công việc bên ngoài dự án với đối tác, bạn nên tạo kênh nhóm riêng tư cho các thành viên. Bạn có thể chia sẻ file, thảo luận ý tưởng và đưa ra quyết định không thuộc phạm vi mà đối tác đưa ra.

OneDrive

OneDrive là một dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft có bảo mật dữ liệu xuất sắc. Công cụ này giúp các thành viên trong đội truy cập file dự án và tài liệu dễ dàng ở bất cứ nơi đâu.

Khi thành lập một đội trên Microsoft Teams, OneDrive trở thành công cụ đám mây mặc định. Bạn có thể tận dụng những tính năng sau để hợp tác với đội từ xa:

Chia sẻ và đồng bộ file

Bạn có thể tạo thư viện chia sẻ cho từng dự án. Sau đó, thêm thành viên liên quan. Giờ tất cả thành viên đều có thể xem file bạn tạo hoặc upload trong thư viện này.

Các app của OneDrive đồng bộ thiết bị với nền tảng đám mây và tự động lưu file mới nhất trong ổ đĩa nội bộ. Vì thế, bạn và đồng đội có thể cùng nhau xử lý các tài liệu trong dự án ngay cả khi mất kết nối Internet một lúc. Tuy nhiên, hợp tác tại thời gian thực không được hỗ trợ khi offline.

Kiểm soát chia sẻ và truy cập

Bạn đang có toàn quyền kiểm soát dữ liệu. Nếu không chia sẻ file trong nhóm Teams hay thư viện ở OneDrive, file của bạn hoàn toàn ở trạng thái riêng tư. Nếu cần chia sẻ file khẩn cấp, chỉ cần kéo & thả file vào thư mục đã chia sẻ hoặc nhóm Teams.

Bạn có thể thiết lập các quyền truy cập file, tài liệu của dự án, gửi link nội dung tới một số thành viên, không cần thiết phải toàn đội. Sau đó, hạn chế tải nội dung, chỉ cho xem trước hoặc bất kỳ cài đặt nào bạn muốn.

Gắn thẻ thành viên

Biên tập, nhà xuất bản, quản lý dự án có thể giảm tải công việc bằng cách gắn thẻ tài liệu. Nếu đang chỉ sửa một bài viết nháp và cần người thêm dữ liệu lịch sử cho nội dung, bạn chỉ cần nhắc tới họ trên tài liệu bằng dấu @tên.

Người được gắn tag sẽ nhận được một email tự động kèm link tới file và bình luận đó. Tính năng này giúp cả bạn và toàn đội tiết kiệm được thời gian đáng kể.

Chỉnh sửa tại thời gian thực

Bạn có thể giảm thời gian sáng tạo và duyệt nội dung bằng cách chuyển sang chỉnh sửa tại thời gian thực. Cách này cực hiệu quả khi cần hợp tác nhóm trên dự án nội dung lớn.

Bạn và đồng đội có thể mở cùng một file Excel, Word, hoặc PowerPoint trên trình duyệt web. Tất cả thành viên cộng tác đều thấy mọi thay đổi được thực hiện.

SharePoint

Bạn có thể dùng Microsoft SharePoint làm cổng mạng nội bộ mặc định cho dự án bất kỳ. SharePoint giúp bạn triển khai an toàn nhiệm vụ, báo cáo, quy trình công việc, phân phối dự án online nào đó mà không cần quản lý bất kỳ server phụ trợ nào.

Dưới đây là danh sách tính năng SharePoint nên dùng khi làm việc từ xa hoàn toàn:

Quản lý nội dung

Bạn có thể quản lý dữ liệu dự án như tài liệu, file, ảnh, nội dung thiết kế, danh bạ điện thoại/email và video dễ dàng trên SharePoint, thậm chí tạo được cả phân đoạn cho từng file.

Bạn có thể thêm chương trình tìm kiếm dựa trên metadata để các thành viên trong đội có thể dễ dàng mở file ở khắp mọi nơi. Người dùng cũng có thể xem file trên app SharePoint mobile.

Trang giao tiếp

Bạn có thể dùng SharePoint để giao tiếp bằng hình ảnh. Ví dụ, tạo các trang liên lạc khác nhau trên mạng nội bộ của bạn cho các đối tượng như thành viên nhóm, khách hàng, nhà cung cấp, v.v.

Giờ bạn có thể đăng nội dung cập nhật về dự án, sản phẩm, dịch vụ tới các trang liên quan bằng 1 click. Các trang liên lạc trên SharePoint cũng hỗ trợ xuất bản trạng thái dự án và thu thập bình luận từ đối tác.

Các trang SharePoint cũng cho phép bạn thêm sự kiện lịch, timeline và nhiệm vụ quản lý dự án.

Chia sẻ và phân quyền

Bạn có thể thiết lập quy tắc và cấp chia sẻ khác nhau trên SharePoint. Ví dụ, phân quyền chỉnh sửa cho các thành viên, còn toàn quyền quản lý trang dự án trên SharePoint cho đối tác.

Trên đây là gợi ý cách dùng Microsoft Teams, OneDrive và SharePoint cùng lúc cho công việc hợp tác hiệu quả. Hi vọng bài viết hữu ích với các bạn.