Cách sử dụng Microsoft Teams để họp, dạy học trực tuyến

Cách tạo cuộc họp trên Microsoft Teams rất đơn giản. Hãy cùng Download.vn tìm hiểu cách tham gia cuộc họp và tạo meeting trên Teams như thế nào nhé!

• Tải Microsoft Teams
• Microsoft Teams cho Android
• Microsoft Teams cho iOS

So với Zoom, Microsoft Teams có tính bảo mật cao hơn. Bên cạnh đó, nó cũng cung cấp hầu hết mọi tính năng mà Zoom có. Nhờ nó, bạn dễ dàng mở cuộc họp, học online, chia sẻ tài liệu học tập cho mọi thành viên trong nhóm chỉ qua vài click chuột. Nếu e ngại lỗ hổng bảo mật của Zoom, muốn tìm một môi trường làm việc, học online ổn định, ít bị quấy nhiễu hơn thì hãy dùng ngay MS Teams. Bài viết sẽ hướng dẫn bạn cách tạo phòng họp trên Microsoft Teams để dạy học hay họp trực tuyến ngay nhé!

Cách tạo một cuộc họp nhóm trên Microsoft Teams

1. Chọn biểu tượng Meet now để bắt đầu cuộc họp video mới với nhóm của bạn.
2. Trong video preview, nhập tên cuộc họp, chọn cài đặt bật/tắt mic, camera và chọn Meet now.
3. Chọn tên của các thành viên bạn muốn mời vào cuộc họp. Bạn có thể gõ số điện thoại – cách hữu hiệu để thêm những người không sử dụng Teams.

Mọi người trong nhóm tham gia cuộc họp

1. Tìm biểu tượng thông báo Meet now trong cuộc hội thoại.
2. Ấn chọn Jump In để tham gia.

Chia sẻ

• Chọn biểu tượng chia sẻ màn hình để show màn hình của bạn cho mọi người trong cuộc họp cùng xem.
• Chọn tùy chọn icon để ghi lại video cuộc họp. Bạn sẽ được gửi email khi video sẵn sàng để bạn có thể xem, chỉnh sửa và chia sẻ với người khác.

Cách tham gia phòng học/họp trên Microsoft Teams

Trên app

1. Trong lời mời tham gia cuộc gọi, chọn Join.
2. Bạn có 2 lựa chọn:
   • Join Microsoft Teams Meeting: Vào cuộc họp thông qua lời mời.
   • Dial-in number and conference ID: Lựa chọn này nếu bạn cần gọi tới cuộc họp.
3. Chọn cài đặt audio, video theo ý muốn.
4. Chọn Join now.

Trên web

Nếu không tải và cài đặt phần mềm Microsoft Teams về thiết bị, bạn có thể truy cập ngay trên web.

1. Trong email mời tham gia cuộc họp, chọn Join Microsoft Teams Meeting. Bạn có thể sử dụng số hoặc ID cuộc họp từ email để gọi.
2. Bạn có 2 lựa chọn:
   • Download the Windows app: Tải app Microsoft Teams
   • Join on the web instead: Tham gia cuộc họp Teams trên web,
3. Nếu bạn chọn tham gia thông qua web, gõ tên bạn và chọn Join now.
4. Nếu có tài khoản Teams, chọn sign in để xem cuộc trò chuyện nhóm và nhiều thứ khác.
5. Chọn cài đặt audio và video theo bạn muốn.
6. Tùy thuộc vào cài đặt, bạn sẽ đến một nơi mà những người tham dự đưa bạn vào cuộc họp.

Tạo cuộc họp trong một kênh

Nếu bạn cần tổ chức cuộc họp mở trong nhóm của mình, hãy tạo cuộc họp trong một kênh.

1. Chọn Meetings > + New meeting.
2. Trong phần Select a channel to meet in, chọn mũi tên và chọn kênh.
3. Sao chép và dán thông tin kênh trong Location.
4. Thêm mô tả và chọn Schedule.

Giờ đây cuộc họp hiển thị cho mọi người trong nhóm.

Tham gia cuộc họp trong một kênh

1. Để tham gia một cuộc họp trong kênh, hãy chọn biểu tượng Camera cạnh cuộc họp cạnh tên kênh.
2. Chọn Join > Join now.

Cuộc họp xuất hiện trên tab Conversations với các ghi chú và file được chia sẻ.

Quản lý cuộc họp video trong Microsoft Teams

Xem các cuộc họp của bạn

• Chọn Calendar để xem lịch họp trong ngày và trong tuần. Các cuộc hẹn họp này được đồng bộ hóa với lịch Outlook của bạn.
• Chọn một lời mời cuộc họp để xem chủ đề họp, người tham dự và phản hồi.

Lên lịch cho cuộc họp trong Microsoft Teams

1. Chọn New meeting.
2. Gõ tên cuộc họp và nhập vị trí.
   Một cuộc họp trực tuyến được tạo theo mặc định.
3. Chọn thời gian bắt đầu và kết thúc, thêm chi tiết nếu cần.
4. Nhập tên người tham gia trong hộp Invite people để thêm họ vào cuộc họp.
   Lưu ý: Để mời ai đó không có trong nhóm, gõ email của họ và họ sẽ nhận được một lời mời để tham gia trong vài trò khách, dù họ không dùng Microsoft Teams.
5. Xem thời gian trống của tất cả mọi người trong danh sách Attendees và nếu cần, chọn thời gian đề xuất hoặc chọn Scheduling assistant để xem thêm các khoảng thời gian trống trong dạng xem lịch.
6. Trong mục Select a channel to meet in, chọn mũi tên quay xuống để quản lý các cài đặt riêng tư của cuộc họp:
   • Chọn None để giữ cuộc họp riêng tư.
   • Chọn một kênh để mở cuộc họp cho các thành viên của nhóm.

Nếu cuộc họp của bạn được đăng trong một kênh, nó sẽ xuất hiện bên dưới tab Posts. Các thành viên của nhóm có thể cài đặt chương trình nghị sự, chia sẻ tệp, hoặc thêm các bình luận.

Chia sẻ màn hình khi họp video trong Microsoft Teams

1. Chọn Share .
2. Chọn nội dung muốn chia sẻ:
   • Desktop cho phép hiển thị mọi thứ trên màn hình của bạn.
   • Window cho phép hiển thị một ứng dụng cụ thể.
   • PowerPoint cho phép hiển thị bản trình bày.
   • Browser cho phép bạn tìm thấy tệp muốn hiển thị.
3. Sau khi chọn nội dung mình muốn hiển thị, viền màu đỏ bao quanh những gì bạn đang chia sẻ.
4. Chọn Stop sharing để dừng chia sẻ màn hình.

Lưu ý: Người dùng Linux sẽ không nhìn thấy viền màu đỏ xung quanh những gì đang chia sẻ. Ngoài ra, tính năng chia sẻ Window không sẵn dùng cho người dùng Linux.

Hiển thị trình chiếu PowerPoint trong Microsoft Teams

Nếu bạn là người trình chiếu

• Chọn Share.
• Chọn bản trình bày PowerPoint.

Nếu bạn là người xem trình chiếu

1. Chọn Navigate forward để chuyển tiếp slide trong bản trình bày mà không cần chờ người trình chiếu.
2. Chọn To presenter để đồng bộ hóa dạng xem của bạn trở lại chỗ diễn giả đang nói khi bạn muốn.

Làm việc khác khi đang trong cuộc họp Teams

Trong Microsoft Teams, bạn có thể tiếp tục làm việc ngay cả khi đang tham dự một cuộc họp.

1. Khi đang ở trong cuộc họp, bạn có thể ra ngoài để làm việc khác. Ví dụ, trả lời thư hoặc kiểm tra hoạt động mới nhất.
   Cửa sổ cuộc họp sẽ trở thành một cửa sổ nhỏ hơn ở phía trên cùng của ứng dụng.
   Lưu ý: Bạn luôn có thể điều chỉnh cuộc họp, chẳng hạn như bật tắt micro ở màn hình nhỏ.
2. Ấn vào cửa sổ cuộc họp nhỏ để mở lại nó toàn màn hình.

Cách thêm hoặc đổi ảnh đại diện trên Microsoft Teams

Nếu thường xuyên dùng Teams để họp và học trực tuyến, ắt hẳn bạn muốn có một hình ảnh đại diện đẹp khi sử dụng phần mềm này. Microsoft Teams cho phép bạn làm việc đó rất dễ dàng. Để thay ảnh đại diện trên Teams, hãy làm theo những bước dưới đây:

1. Mở ứng dụng Microsoft Teams.
2. Click vào icon tài khoản của bạn ở góc trái phía trên đầu của màn hình.
3. Trỏ con chuột qua ảnh hiện tại và chọn icon camera.
4. Ở hộp thoại tiếp theo, click Upload picture.
5. Chọn một ảnh nhỏ hơn 4MB và click Save.

Thế là xong, giờ bạn sẽ thấy ảnh mới được chọn hiển thị khi bạn tham gia cuộc họp trên Teams. Thật đơn giản phải không?

Microsoft Teams đã trở thành một công cụ giao tiếp, học online quan trọng trong thời dịch bệnh lan rộng trên thế giới, giúp hàng tỷ người kết nối với nhau dễ dàng chỉ sau vài click chuột. Nó đặc biệt hữu ích với người dùng hệ sinh thái Microsoft. Hi vọng bài viết hướng dẫn cách tham gia cuộc họp trên Teams này hữu ích với các bạn.

Tham khảo:

• Cách tải Microsoft Teams về máy tính, tạo tài khoản Microsoft Teams