5 điều gây phiền toái khi sử dụng Gmail và cách khắc phục

Gmail là một trong những dịch vụ email phổ biến nhất trên thế giới. Cùng với Outlook và Yahoo, nó tạo thành bộ ba dịch vụ kiểm soát hơn 90 phần trăm thị trường email trên toàn cầu.

Tải Gmail cho iOS

Tải Gmail cho Android

Tuy nhiên, với một ứng dụng có hàng triệu người sử dụng mỗi tháng, nó vẫn còn tồn tại nhiều điểm gây khó chịu. Một số trong đó có thể làm cản trở hiệu suất công việc của bạn. Trong bài viết này, Download.vn sẽ chỉ ra 5 điều gây phiền toái nhất của Gmail và cách khắc phục chúng.

1. Sắp xếp email

Hãy tưởng tượng rằng bạn vừa trở về nhà sau một kỳ nghỉ dài và bạn bị choáng ngợp bởi hàng loạt thư mới trong hộp thư đến. Thay vì sắp xếp các thư theo ngày, liệu sẽ có cách nào để nhanh chóng sắp xếp danh sách theo người gửi, kích thước hoặc đối tượng không

Điểm mấu chốt là Gmail không có cách nào để sắp xếp thư đến của bạn với một nhấp chuột duy nhất.

Giải pháp

Có một số cách giải quyết, tùy thuộc vào số liệu bạn muốn sắp xếp theo:

• Sắp xếp theo người gửi: Nếu bạn muốn tìm email từ ai đó, hãy nhập From: [tên người gửi] vào hộp tìm kiếm của Gmail.

Đối với một giải pháp phức tạp hơn, bạn có thể sử dụng một script. Nó sẽ sắp xếp bất kỳ email nào trên trang hiện tại của người gửi. Nếu bạn đang chạy Chrome, hãy chuyển tới hộp thư đến Gmail của bạn, nhấn F12 để kích hoạt Developer Tools, sau đó dán mã sau vào hộp. Trên các trình duyệt khác, dán trực tiếp vào hộp địa chỉ khi xem hộp thư Gmail của bạn.

!function(){function e(e){var t,a,n,r,l=e.getElementsByTagName("td");for(n=0;n<l.length;n++){if("xY a4W"==l[n].className)for(t=l[n].getElementsByTagName("div"),r=0;r<t.length;r++)if("y6"==t[r].className&&(a=t[r].getElementsByTagName("span"),a.length))return a[0].innerHTML;if(l[n].hasAttribute("role")&&"link"==l[n].getAttribute("role"))for(t=l[n].getElementsByTagName("div"),r=0;r<t.length;r++)if("y6"==t[r].className&&(a=t[r].getElementsByTagName("span"),a.length))return a[0].innerHTML}return""}function t(e,t){return e=e[0].toLowerCase(),t=t[0].toLowerCase(),t>e?-1:e>t?1:0}function a(a){var n=Array.prototype.slice.call(a.getElementsByTagName("tr"),0);if(n.length){for(var r=n[0].parentNode,l=[],g=0;g<n.length;g++)l[g]=[e(n[g]),n[g]];for(l=l.sort(t),g=0;g<l.length;g++)r.appendChild(l[g][1])}}for(var n=document.getElementsByTagName("table"),r=0;r<n.length;r++)if("F cf zt"==n[r].className){a(n[r]);break}}();

• Sắp xếp theo kích thước: Để tìm email ở trên một kích thước nhất định, hãy nhập Size: [kích thước tính bằng byte] trong hộp tìm kiếm. Để tìm kiếm bằng megabyte, hãy thêm M vào sau số. Ví dụ: Kích thước: 10 M sẽ trả về bất kỳ email nào lớn hơn 10 MB.

• Sắp xếp theo loại file: Nếu bạn muốn tìm một loại file cụ thể nhanh chóng, bạn có thể trở lại hộp tìm kiếm của Gmail và nhập filetype:[phần mở rộng tập tin]. Chẳng hạn như, filetype:PDF để tìm tệp PDF đính kèm.

2. Xóa email

Làm thế nào để bạn xóa các email từ hộp thư Gmail của bạn? Bạn phải đánh dấu hộp kiểm nhỏ cùng với email được đề cập, sau đó nhấp vào biểu tượng thùng rác. Bạn cũng có thể kéo và thả thư vào thư mục Bin.

Tại sao tôi không thể highlight một email và nhấn phím Delete trên bàn phím giống như trên Outlook và Yahoo?. Đối với những người thường sử dụng rất nhiều phím tắt để sắp xếp công việc của mình thì việc không dùng được phím Delete trên Gmail là một điều gây khó chịu rất lớn.

Đáng buồn thay, không có cách giải quyết dựa trên Gmail ở đây. Tùy chọn duy nhất của bạn là sử dụng ứng dụng email của bên thứ ba hỗ trợ tính năng này.

3. Chữ ký email

Đúng vậy, Gmail hỗ trợ chữ ký cho email. Vậy vấn đề ở đây là gì? Đó là nó chỉ hỗ trợ một chữ ký duy nhất.

Đối với nhiều người dùng, đây không phải là một vấn đề. Nhưng nếu bạn có nhiều địa chỉ email liên kết với hộp thư Gmail mà chỉ có thể sử dụng một chữ ký là rất hạn chế. Bạn sẽ dành rất nhiều thời gian sao chép và dán chữ ký chuẩn từ nơi khác.

Giải quyết

Bạn có hai cách giải quyết để lựa chọn. Hãy kiểm tra cả hai và xem loại nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Canned Responses: Rất nhiều người dùng chuyển sang Canned Responses. Đó là một tính năng Labs. Bạn có thể bật tính năng này bằng cách di chuyển đến Gear > Settings > Labs và nhấp vào nút Enable bên cạnh tên của tính năng. Đảm bảo bạn đã nhấn Save Changes trước khi quay lại hộp thư đến.

Canned Responses cho phép bạn lưu các email trả lời tự động định dạng trước. Bạn có thể sử dụng các thư trả lời này để tạo nhiều chữ ký. Để tạo mục nhập, chọn Compose rồi nhấp vào mũi tên nhỏ ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ email. Một menu mới sẽ xuất hiện. Bạn nhấp vào Canned Responses > New Canned Response để tạo chữ ký.

Gorgias Templates: Gorgias Templates sử dụng nguyên tắc tương tự, nhưng bạn cần phải cài đặt nó từ Google Store. Khi đã cài đặt xong và khởi chạy, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng tiện ích trong cửa sổ soạn email để thiết lập chữ ký của mình.

4. Chữ ký bị ẩn

Như vậy, bạn đã sử dụng Canned Responses hoặc Gorgias Templates và giờ đây bạn đã có một bộ mẫu chữ ký sáng sủa, sẵn sàng cho cả thế giới thấy. Ngoại trừ việc không thể được nhìn thấy nó một các dễ dàng khi muốn sử dụng. Google đã quyết định giấu chúng sau ba dấu chấm nhỏ ở cuối cửa sổ email của bạn.

Giải quyết

Điều khiến nhiều người không nhận ra rằng bạn thậm chí không cần giải pháp cho vấn đề này. Chỉ cần một cài đặt đơn giản, phiền phức đã được giải quyết.

Bạn đi đến Gear > Settings > General và cuộn xuống dưới mục chữ ký. Bên dưới cửa sổ nơi bạn có thể nhập chữ ký, đánh dấu hộp kiểm bên cạnh Insert this signature before quoted text in replies and remove the “–” line that precedes it.

5. Thiết kế

Bạn có cảm thấy thiết kế của Gmail rất nhàm chán không? Thực sự mà nói, Google hiếm khi thay đổi thiết kế cho Gmail. Có vẻ họ cho rằng với những người đã dùng dịch vụ của mình lâu nằm thì dù thiết kế dịch vụ có như thế nào thì người dùng cũng chả mấy khi muốn thay đổi sử dụng dịch vụ khác chỉ vì thiết kế cả.

Giải pháp

Nếu bạn đã có một địa chỉ email từ nhà cung cấp chính thay thế, bạn hầu như có thể thêm tài khoản Gmail của bạn vào đó và sử dụng ứng dụng web của họ để kiểm soát email của bạn. Tính năng này có sẵn trong Outlook, Yahoo, GMX, Mail.com, và nhiều hơn nữa.

Ngoài ra, bạn có thể thử đặt một chủ đề khác. Vâng, bố cục sẽ vẫn như cũ, nhưng ít nhất bạn sẽ không phải nhìn chằm chằm vào nền trắng không tưởng tượng đó.

Để thay đổi chủ đề, bạn vào Gear > Settings > Theme và click vào Set Theme. Bạn có thể sử dụng một trong những dịch vụ được xác định trước của Google hoặc đăng tải hình nền của riêng mình.

Năm điều trên có phải là những vấn đề gây phiền nhiễu cho bạn khi sử dụng Gmail không? Nếu đúng như vậy thì hãy thử áp dụng các giải pháp cho từng vấn đề như bài viết chia sẻ nhé!