Địa chỉ email là gì? Làm thế nào để có một địa chỉ email?

Địa chỉ email là gì? Nhập địa chỉ email là gì? Bài viết sẽ giải đáp cho bạn mọi thắc mắc liên quan tới địa chỉ email.

Trong thời đại Internet là một phần công việc của nhiều người, hầu hết đều phải dùng email để trao đổi thông tin và xử lý các công việc liên quan. Email có rất nhiều ứng dụng trong cuộc sống hiện đại. Bên cạnh việc giúp người dùng liên hệ, gửi tài liệu, chia sẻ thông tin, email còn có thể được dùng để đăng nhập tài khoản mạng xã hội như Facebook, Instagram, thậm chí cả trang bán hàng online quy mô lớn như Shoppee, Tiki, Lazada...

Cách dùng email đơn giản và dễ dàng với mọi người. Phần lớn chúng ta đều có thể tạo email nhanh chóng. Về cơ bản, chỉ cần chọn một nhà cung cấp địa chỉ email, rồi đăng ký theo hướng dẫn.

Hiện nhà cung cấp dịch vụ địa chỉ email vô cùng phong phú, trong đó phổ biến nhất là Gmail, Microsoft Outlook. Vậy đâu là lựa chọn phù hợp nhất với bạn? Để xác định được điều đó, bạn cần hiểu rõ địa chỉ mail là gì.

Địa chỉ email là gì?

Email hay E-mail là từ viết tắt của cụm từ electronic mail. Nếu hiểu tiếng Anh, bạn sẽ biết nó được dịch ra là hòm thư điện tử. Đúng vậy, địa chỉ email là hòm thư có chức năng gửi và nhận thư qua mạng máy tính. Sự ra đời của email mang lại rất nhiều lợi ích cho cuộc sống của con người. Nhờ nó, bạn không cần phải ra bưu điện gửi thư và đợi phản hồi lâu như trước. Giờ chỉ cần sử dụng email là bạn có thể gửi và nhận thư phản hồi tức thì ngay tại nhà.

Ý nghĩa của địa chỉ email

Để hiểu ý nghĩa của địa chỉ email, hãy cùng chúng tôi phân tích các thành phần trong email ví dụ sau: [email protected]. Các nhân tố từ chung tới cụ thể và đi từ phải sang trái.

Bắt đầu từ bên phải, thành phần .vn đại diện cho tên miền cấp cao nhất. Nó cũng có thể là .com, .org, .edu hay một trong số nhiều tên miền phổ biến khác. Mỗi tên miền đại diện cho một kiểu tổ chức. Dưới đây là những tên miền cấp cao thường được dùng:

• .com thường được sử dụng trong doanh nghiệp.
• .org thường được dùng bởi các tổ chức phi lợi nhuận.
• .edu thường được dùng bởi tổ chức giáo dục.
• .net thường được dùng bởi nhà cung cấp mạng.
• .gov thường được dùng bởi cơ quan chính phủ.

Di chuyển sang bên trái, thành phần meta là tên cụ thể của tổ chức. Nó cũng có thể là google.com, download.vn, download.com hay gamevui.vn. Kết hợp tên công ty & tên miền cũng là địa chỉ được nhập vào một trình duyệt để truy cập web của công ty đó. Nói cách khác, tên web và địa chỉ email dùng chung một tên miền sẽ được kết nối với nhau.

Tới phần bên trái, biểu tượng @ là phần kết nối giữa tên miền và người ở tổ chức đang dùng địa chỉ email này. Username ở đây có thể là Lan, Lê, Na… Ví dụ, khi có một email gửi tới địa chỉ [email protected] , nghĩa là thư đó được gửi cho Na ở công ty META. Thế nhưng, máy tính cần một cách đơn giản hơn để hiểu thông tin đó, vì thế, địa chỉ email dùng cú pháp [email protected].

Lợi ích khi dùng địa chỉ email

• Công cụ hỗ trợ tăng năng suất công việc: Email thường được đính kèm lịch, danh bạ, nhắn tin trực tiếp và nhiều hơn thế nữa nhằm mang tới sự tiện lợi và đảm bảo năng suất lao động cho người dùng.
• Truy cập các dịch vụ web: Nếu muốn đăng ký một tài khoản, chẳng hạn như Facebook hay đặt sản phẩm từ các dịch vụ như Amazon, bạn cần một địa chỉ email để được xác thực thông tin và liên hệ dịch vụ an toàn.
• Dễ dàng quản lý hòm thư điện tử: Dịch vụ email cung cấp các công cụ cho phép bạn tạo file, gắn nhãn, phân cấp ưu tiên, tìm kiếm, nhóm và lọc email để bạn dễ dàng quản lý chúng. Thậm chí, bạn còn có thể kiểm soát email rác.
• Riêng tư: Đảm bảo sự riêng tư và bảo mật cho tài khoản email bằng mật khẩu.
• Giao tiếp với nhiều người: Bạn có thể gửi email tới nhiều người cùng lúc, cung cấp cho họ lựa chọn bao gồm một hay nhiều người mà bạn muốn trong một cuộc thảo luận.
• Truy cập email bất cứ lúc nào: Chỉ cần kết nối Internet ổn định, bạn có thể kiểm tra, gửi email trên mọi thiết bị từ máy tính tới smartphone.

Định dạng chính xác của địa chỉ email là gì?

Định dạng chuẩn của một email như sau: [email protected]. Chỉ những ký tự cụ thể (phần lớn là chữ cái, số và một số dấu chấm câu như dấu chấm hoặc gạch ngang) được phép dùng trong tên địa chỉ email. Tên người dùng có thể ở nhiều định dạng khác nhau, bao gồm tên gọi (ở ví dụ trên là Na), tên gọi.tên họ (ví dụ: Na.Nguyen) hoặc chữ cái đầu tiên, tên họ (ví dụ: NNguyen).

Các tên trong địa chỉ email có thể viết hoa hoặc không. Dù địa chỉ email thường chứa một số chữ viết hoa. Thế nhưng thực tế, điều đó không quan trọng lắm. Ví dụ: nếu địa chỉ email của bạn là [email protected], người khác có thể gõ [email protected] để gửi thư tới bạn mà không gặp vấn đề gì.

Vị trí và cách để có một địa chỉ email?

Nhận địa chỉ email từ nhà cung cấp dịch vụ Internet, công ty, trường học bạn đang hoạt động hoặc qua dịch vụ email dựa trên web như Gmail, Outlook.com, iCloud…

Để có địa chỉ email không thay đổi khi bạn đổi trường, công việc hay nhà cung cấp dịch vụ, hãy tự tạo một tên miền riêng (ví dụ: nanguyen.com) và thiết lập một địa chỉ email tùy biến (như [email protected])

Thực tế, hầu hết mọi người đều sở hữu nhiều tài khoản email để sử dụng cá nhân, cho công việc hay mục đích khác. Bằng cách này, việc giao tiếp ở mỗi lĩnh vực trong cuộc sống đều được tách riêng. Khi bạn dùng nhiều tài khoản email, hãy kiểm tra tất cả để đảm bảo không bỏ lỡ thông tin quan trọng nào. Những client desktop như Outlook có thể được kết nối với nhiều tài khoản vì thế, bạn chỉ cần tìm chúng ở một nơi duy nhất.

Nhà cung cấp địa chỉ mail phổ biến

Trước đây, mọi người thường nhận tài khoản email từ các công ty cung cấp truy cập Internet. Ví dụ, nếu AOL cung cấp kết nối mạng cho bạn, bạn sẽ có một địa chỉ email AOL. Dù hiện các nhà mạng vẫn cung cấp địa chỉ email, ngày nay, mọi người thích dùng dịch vụ email dựa trên web miễn phí hay webmail hơn bởi ai cũng có thể đăng ký tài khoản.

Hiện có 3 nhà cung cấp webmail hàng đầu hiện nay là Gmail của Google, Outlook.com (tên cũ: Hotmail) của Microsoft và Yahoo!. Chúng phổ biến bởi cho phép bạn truy cập tài khoản email ở khắp mọi nơi có kết nối Internet. Bạn cũng có thể ghé thăm webmail trên thiết bị mobile.

Ngoài ra, nhiều người cũng có địa chỉ email do công ty, trường học hoặc tổ chức cung cấp để dùng nội bộ. Nhiều tên miền webmail kết thúc bằng một hậu tố khác .com. Tùy thuộc vào tổ chức, tên miền của nhà cung cấp có thể kết thúc bằng .gov (web chính phủ), .edu (web trường học), .mil (web quân đội) hoặc .org (web tổ chức phi lợi nhuận)...

Nếu không muốn dùng Gmail, bạn có thể thử những dịch vụ email tốt không kém dưới đây:

Microsoft Outlook

Outlook là dịch vụ hòm thư điện tử miễn phí do Microsoft cung cấp. Nó được sử dụng khá phổ biến hiện nay. Bạn sẽ nhận được nhiều lợi ích khi sử dụng Outlook. Nó được tích hợp sẵn trên hệ điều hành Win 10 nên bạn không cần cài đặt và sử dụng cùng với app Outlook Office 365.

GMX Mail

GMX Mail có khoảng 1 triệu người dùng tích cực hàng tháng và nằm trong top 10 nhà cung cấp email miễn phí chất lượng hiện nay. Dù không phổ biến bằng Gmail hay Outlook nhưng đừng ngại thử nó khi không muốn dùng Gmail. GMX Mail hỗ trợ lưu trữ file 1GB miễn phí, giới hạn đính kèm 50MB, có thể làm việc với cả IMAP và POP.

Zoho Mail

Zoho Mail là một cái tên mới nổi trong dịch vụ cung cấp địa chỉ email. Tuy nhiên, nó cung cấp mọi thứ bạn mong đợi từ một hòm thư điện tử, bao gồm thư mục đa cấp độ, cửa sổ trò chuyện, sắp xếp hòm thư đến bằng cách kéo & thả và bộ lọc thư thông minh.

Địa chỉ email dùng một lần là gì?

Mặc dù địa chỉ email là cách giao tiếp thuận tiện với mọi người bạn muốn liên hệ, nhưng đây cũng là nơi bạn gặp phải những người không bao giờ muốn giao tiếp như tin tặc, kẻ lừa đảo, tiếp thị sản phẩm… Bất cứ khi nào bạn cung cấp địa chỉ email, bạn đều có nguy cơ nhận được thư không mong muốn. Đó là do các công ty thu thập email để thực hiện giao dịch với bạn thường trao nó cho các tổ chức tiếp thị, quảng cáo khác.

Để đăng ký cửa hàng, dịch vụ hay nhận tin online mà không phải cung cấp địa chỉ thực, thay vào đó, hãy dùng địa chỉ email dùng một lần. Địa chỉ tạm thời này sẽ chuyển tiếp toàn bộ tin nhắn tới địa chỉ chính của bạn. Khi nhận được thư rác ở địa chỉ này, bạn thoải mái vô hiệu hóa nó mà không lo ảnh hưởng tới địa chỉ email chính.

Chính sách bảo mật email là gì?

Chính sách bảo mật email là một loạt các thủ tục điều chỉnh việc sử dụng email trong một mạng hoặc cơ sở nhất định. Nó nêu chi tiết cách một kiểu người dùng tương tác với thư được gửi và nhận qua email.

Sắp xếp email luôn gọn gàng và bảo mật sẽ tăng hiệu quả công việc của bạn. Mục tiêu của chính sách bảo mật email là bảo vệ an toàn thông tin trước các truy cập bất hợp pháp.

Tội phạm mạng ngày nay không hiếm. Chúng luôn lợi dụng những kẽ hở trong chính sách bảo mật để tấn công người dùng hoặc tổ chức. Nếu nắm được thông tin nhạy cảm của bạn, chúng thường sẽ đe dọa hoặc đồi tiền chuộc từ bạn. Vậy phải làm gì để tránh điều đó? Đây là công việc của chính sách bảo mật email.

Cách thiết lập server email bảo mật riêng

Thiết lập server email riêng tư không khó, bạn chỉ cần làm theo đúng các bước dưới dây. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu, đảm bảo bạn đã có đủ tất cả những điều kiện cần thiết để thiết lập server, bao gồm:

• Một máy tính riêng với dung lượng ổ cứng đủ lớn để có thể hoạt động như một server email và lưu toàn bộ hòm thư điện tử.
• Một tên miền cho server email riêng tư.
• Kết nối Internet ổn định và tốt.
• Một dịch vụ email server phù hợp, lý tưởng nên có tính năng lọc spam, chống virus.

Bạn chỉ cần trải qua 2 bước thiết lập email server:

1. Tải và cài đặt email server.
2. Thiết lập hMailServer theo hướng dẫn.

Ngoài ra, bạn cũng có thể kích hoạt và tùy biến các tính năng như bảo vệ máy tính, diệt virus, chống spam… ở trên thanh điều hướng.

Hi vọng bài viết hữu ích với các bạn!