Cách quản lý thời gian hiệu quả

Bình luận

Quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn đạt được nhiều thành công trong công việc và cuộc sống. Ở bài viết này, hãy cùng Download.vn tìm hiểu một số mẹo quản lý thời gian hiệu quả nhé!

“Thời gian là vàng, là bạc”. Đúng vậy, thời gian một khi đã trôi qua, bạn không thể lấy lại nó nữa. Vì vậy, hãy cố gắng tận dụng mọi phút giây trong cuộc đời làm những việc có ý nghĩa, phát triển bản thân và làm việc thật tốt. Muốn đạt được việc đó, kỹ năng quản lý thời gian cực kỳ quan trọng.

Cách quản lý thời gian hiệu quả

Sử dụng thời gian hợp lý
Giảm sao nhãng
- Tắt điện thoại
- Đóng các tab không cần thiết
Bám sát lịch trình hàng ngày
Sử dụng công cụ quản lý thời gian hiệu quả
- Rescue Time
- Remember the Milk

Sử dụng thời gian hợp lý

Tạo môi trường làm việc phù hợp

Môi trường làm việc cũng ảnh hưởng tới năng suất lao động của bạn. Không có quy tắc chuẩn cho môi trường làm việc, vì thế, hãy chọn những gì bạn cảm thấy phù hợp. Truyền cảm hứng cho bản thân bằng những món đồ trang trí giúp tinh thần hứng khởi và nhiệt huyết. Cảm xúc này sẽ giúp bạn tập trung vào nhiệm vụ và hoàn thành chúng tốt hơn.

Ví dụ, bạn có thể sơn tường theo chủ đề mong muốn hay treo tranh yêu thích trên tường hoặc chọn không làm làm việc yên tĩnh. Ngồi trước TV có thể khiến bạn lăn vào giường ngủ nhanh hơn.

Liệt kê nhiệm vụ theo tầm quan trọng

Trước khi bắt đầu công việc trong ngày, hãy sắp xếp nó theo thứ tự ưu tiên. Sử dụng một công cụ To-do list là lựa chọn tuyệt vời. Nó giúp bạn sắp xếp chúng nhanh chóng thay vì viết ra giấy mọi thứ cần hoàn thành. Hãy nhóm nhiệm vụ theo tầm quan trọng.

Làm những việc quan trọng trước

Hoàn tất những công việc quan trọng trước tiên vào buổi sáng sẽ khiến bạn giảm bớt áp lực và cảm thấy một ngày dễ chịu hơn. Ví dụ, hãy phản hồi email, làm báo cáo ngay khi tới văn phòng. Ngừng giao tiếp không cần thiết trước khi hoàn thành các nhiệm vụ ưu tiên.

Tập trung làm việc

Hãy tận dụng thời gian rỗi để làm việc gì đó có ích, chẳng hạn như khi đi trên xe buýt, hãy đọc sách hoặc tài liệu phục vụ bài học hoặc công việc. Nếu đang đợi xếp hàng thanh toán ở tiệm tạp hóa, siêu thị, hãy tranh thủ xử lý email trên điện thoại.

Nếu là sinh viên, hãy cân nhắc đầu tư mua sách âm thanh hoặc thu âm bài giảng để bạn có thể nghe lại bất cứ lúc nào.

Đừng làm nhiều việc cùng lúc

Nhiều người cho rằng làm nhiều việc cùng lúc là cách tuyệt vời để hoàn thành nhiều công việc hơn mỗi ngày và quản lý thời gian thông minh. Tuy nhiên, tập trung làm nhiều việc một lúc thực tế lại giảm năng suất của bạn. Bạn sẽ làm mọi thứ lâu hơn và không thể tập trung hoàn toàn vào bất kỳ việc gì.

Giảm sao nhãng

Tắt điện thoại

Khi có thể, hãy tắt điện thoại. Rõ ràng, smartphone mang lại cho chúng ta rất nhiều lợi ích nhưng đồng thời cũng khiến mọi người dễ bị sao nhãng vào hoạt động trên Facebook, Instagram hay mạng xã hội khác. Vì thế, nếu nó không thật sự cần thiết cho công việc, hãy tắt thông báo, tắt âm hay bất kỳ nhân tố gây ảnh hưởng tới sự chú ý của bạn khi làm việc.

Đóng các tab không cần thiết

Mở nhiều tab cùng lúc là tính năng tuyệt vời của mọi trình duyệt web hiện đại ngày nay. Tuy nhiên, nếu cần tập trung hoàn thành sớm nhiệm vụ được giao, tốt nhất, bạn nên tắt hết tab không cần thiết như mạng xã hội, trang nhạc, phim, nhắn tin ngoài lề… Bạn cũng có thể bị phân tâm nếu tab mở dự án cũ hay tìm kiếm ngoài lề trên Google. Hãy tạo thói quen đóng tab ngay khi xong việc trên trang đó để tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ cần hoàn thành hiện tại. Hãy đặt mục tiêu cho bản thân chỉ mở một tới 2 tab cần thiết một lúc.

Bên cạnh đó, hãy chặn mạng xã hội hoặc tránh các vấn đề dễ khiến bản thân bị phân tâm nhiều nhất có thể khi làm việc.

Bám sát lịch trình hàng ngày

Sử dụng lịch kỹ thuật số

Công nghệ là cách tuyệt vời giúp bạn quản lý thời gian và theo dõi thời hạn, cuộc họp… hiệu quả. Hãy dùng lịch trên điện thoại và máy tính. Viết xuống nhiệm vụ hàng ngày, đặt nhắc nhở cho bản thân, lập lịch học và làm dự án thay vì ghi ra giấy. Bạn sẽ không bao giờ quên việc quan trọng cần làm khi sử dụng phương pháp này.

Xác định thời gian làm việc năng suất nhất

Thời điểm làm việc tốt nhất trong ngày khác nhau tùy theo mỗi người. Nếu thấy bản thân giàu năng lượng nhất vào buổi sáng, hãy cố gắng hoàn thành công việc vào khoảng thời gian đó. Ban đêm, bạn có thể nghỉ ngơi và thư giãn mà không cần phải lo nghĩ điều gì.

Để biết thời điểm làm việc tốt nhất, bạn nên dành thời gian theo dõi mức năng lượng và tập trung của bản thân mỗi ngày trong vòng một tuần. Sau đó, thống kê kết quả và bạn sẽ có câu trả lời.

Dành 30 phút đầu tiên của buổi sáng để lập kế hoạch trong ngày

Ngay khi thức dậy, hãy nghĩ tới những việc cần làm và ghi nó ra giấy về thời gian cần thực hiện. Nhờ đó, bạn có thể từ từ hoàn thành từng việc theo lịch trình mà không phải lo bỏ lỡ nhiệm vụ quan trọng nữa.

Lập lịch nghỉ ngơi và thư giãn

Không ai có thể làm việc liên tục mà vẫn hiệu quả. Hãy dành thời gian nghỉ ngơi để lấy lại năng lượng đã mất. Bạn có thể làm bất kỳ việc gì yêu thích trong khoảng thời gian này. Hãy chọn hoạt động mang lại cho bạn nhiều năng lượng và niềm vui nhất. Sau đó, thậm chí, bạn có thể thấy năng suất làm việc của bản thân được cải thiện đáng kể.

Ngoài dành thời gian nghỉ ngơi, hãy lập lịch ngủ thông minh, đủ 8 tiếng một ngày để tái tạo năng lượng, giúp não bộ luôn khỏe mạnh. Bên cạnh đó, bạn có thể san bớt công việc nhỏ vào cuối tuần để giảm bớt áp lực trong tuần.

Sử dụng công cụ quản lý thời gian hiệu quả

Nếu chưa biết bắt đầu quản lý thời gian như thế nào, bạn có thể thử một trong số app dưới đây. Biết đâu lại tìm ra lựa chọn phù hợp và bạn sẽ thấy cuộc sống, công việc hàng ngày trở nên dễ dàng, hiệu quả hơn.

Rescue Time

Nếu muốn biết bạn đang sử dụng thời gian như thế nào, hãy dùng Rescue Time. App này sẽ gửi cho bạn báo cáo hàng tuần, chỉ rõ những hoạt động nào đang “đánh cắp” thời gian của bạn. Bên cạnh tính năng theo dõi tự động, Rescue Time cũng có các công cụ chặn sao nhãng và báo cáo hiệu quả công việc.

Remember the Milk

Nếu đang cố gắng quản lý mọi nhiệm vụ phải làm trên nhiều thiết bị khác nhau thì Remember the Milk chắc chắn sinh ra dành cho bạn. Nó là một công cụ miễn phí tuyệt vời, tương thích với cả mobile, máy tính, Gmail, Outlook… Nó cho phép bạn đồng bộ toàn bộ thiết bị để dễ dàng quản lý thời gian hơn.

Focus Keeper

Focus Keeper dựa trên những nguyên tắc của kỹ thuật Pomodoro, được thiết kế dành cho những cá nhân hay trì hoãn và cảm thấy quá tải trong công việc. Nó có giao diện người dùng đơn giản, dễ dùng, dễ tùy biến theo nhu cầu của bạn.

Focus Keeper sẽ giúp bạn nâng cao khả năng tập trung và loại bỏ mọi lo âu về áp lực thời gian. Đây là một ứng dụng tuyệt vời để sử dụng nếu bạn muốn bản thân và cả đội quản lý thời gian hiệu quả.

Trên đây là một số mẹo quản lý thời gian hiệu quả, nếu biết thêm cách nào khác, hãy chia sẻ cùng độc giả Download.vn nhé!