Trộn văn bản tạo Giấy mời họp với WPS Writer
WPS Office là bộ ứng dụng văn phòng miễn phí với nhiều tính năng hấp dẫn, cung cấp cho người dùng 3 chương trình giống như bộ phần mềm Microsoft Office là Writer, Spreadsheets và Presentation. Trong đó, WPS Writer là công cụ soạn thảo văn bản hỗ trợ hầu hết các tính năng soạn thảo văn bản tốt nhất hiện nay.
Cách trộn giấy mời họp bằng WPS Writer
Trộn văn bản là tính năng hữu ích trong Word, tuy nhiên trong bài viết này Download.vn xin được giới thiệu với bạn đọc cách thức trộn văn bản trên WPS Writer, giúp tiết kiệm được thời gian khi phải soạn thảo những văn bản dạng danh sách như Giấy mời họp, giấy khen, thư mời....
Để thực hiện trộn văn bản, trước tiên bạn phải tạo file dữ liệu:
- File văn bản gốc: Văn bản chứa mẫu tài liệu (định dạng *.doc)
- File danh sách: Nội dung được tạo dưới dạng danh sách (thường tạo file *.xls)
Trong bài viết này, tác giả sẽ hướng dẫn bạn trộn văn bản với tài liệu gốc là “Giấy mời phụ huynh”, ta sẽ phải tạo 2 file sau:
Bước 1: Đầu tiên, mở file văn bản gốc lên.
Bước 2: Sau đó, nhấn vào thẻ Reference, chọn Mail Merge.
Bước 3: Ngay sau đó mở ra tab Mailings, nhấn vào tùy chọn Open Data Source.
Bước 4: Cửa sổ Select Data Source xuất hiện, mở file chứa danh sách mời họp (Danh-sach-moi-hop.xls), rồi nhấn Open.
Bước 5: Đặt con trỏ chuột vào trường muốn chèn thông tin, rồi nhấn vào Insert Merge Field dưới tab Mailings. Khi đó một hộp thoại xuất hiện, nhấn đúp chuột vào trường thông tin cần chèn (Ở đây chúng ta chọn trường Họ tên phụ huynh), rồi nhấn Insert > Close. Lặp lại thao tác này cho những trường tiếp theo như Phụ huynh em, Học lớp.
Bước 4: Sau khi chèn xong, nhấn chuột vào biểu tượng View Merged Data để kiểm tra dữ liệu đã chèn vào. Bạn có thể sử dụng các nút First Record, Previous Record trên thanh công cụ để xem lần lượt dữ liệu được trộn.
Bước 5: Còn muốn trích xuất dữ liệu, bạn có thể chọn các nút chức năng trên thanh công cụ trong tab Mailings như sau:
- Merge to Different New Document: Trích xuất mỗi bản ghi ra một file riêng.
- Merge to Printer: Trích xuất mỗi bản ghi ra máy in.
- Merge to New Document: Trích xuất tất các bản ghi ra cùng 1 file.
- Merge to Email: Trích xuất các bản ghi gửi qua email.
Video hướng dẫn trộn giấy mời họp trên WPS Writer
Xem thêm bài viết khác
Cách đổi số thành chữ trong Excel 2016/2010/2007/2003
Cách chuyển mã văn bản không cần phần mềm
Lý do chọn WPS Office thay thế Microsoft Office
Hướng dẫn chặn quảng cáo trên WPS Office
Cách xóa hyperlink, remove toàn bộ link trong Excel
Tổng hợp cách quay màn hình bài thuyết trình đơn giản nhất
Hàm LEFT/RIGHT: Công thức, cách dùng trong Excel
Cách tạo hiệu ứng xuất hiện lần lượt trong PowerPoint
Cách chuyển toàn bộ ghi chú từ Evernote sang Notes của Mac
Cách sử dụng thanh thước Ruler trong Word
Cách thay đổi phần mềm nghe nhạc mặc định trong Adobe Reader
Học PowerPoint - Bài 15: Cách chèn và sửa hình vào Shape trong PowerPoint