Mẫu Quy chế hoạt động của doanh nghiệp

Định biên trong doanh nghiệp

a. Khái niệm

Định biên là việc sắp xếp các cương vị trong cơ cấu tổ chức qua việc xác định những đòi hỏivề nhân lực, dự trữ nhân lực, tuyển mộ, chọn lựa, sắp xếp, đề bạt, đánh giá, đào tạo con người trong doanh nghiệp.

b. Chọn lựa cán bộ quản trị

Chất lượng của người quản trị là một yếu tố quan trọng bậc nhất có ý nghĩa quyết định đối vớiviệc duy trì sự thành đạt của một tổ chức. Vì vậy, cần phải coi việc lựa chọ người quản trị như mộtbước có ý nghĩa quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình quản trị doanh nghiệp. Đây cũng là côngviệc cực kỳ khó khăn. Mặc dù việc chọn lựa đúng những người quản trị ở những vị trí cao thoạt nhìncó vẻ dễ dàng hơn so với việc chọn những cán bộ quản trị cấp thấp, vì những người mà họ đã từngkinh qua công việc quản lý có một quá trình hoạt động nào đó, qua đó năng lực của họ có thể đượcđánh giá, nhưng đó chỉ là cái vỏ bọc bên ngoài. Việc lựa chọn sai ở các cấp cao có thể dẫn đếnnhững sai lầm nghiêm trọng hơn. Thường phải mất hàng năm người ta mới có thể biết chắc chắnrằng những người quản trị ở cấp cao và cao nhất có làm tốt hay không; và khi đó phí tổn không chỉ làkhoản tiền lương trả cho họ mà còn là sự lãng phí thì giờ có thể tạo ra sự tiến bọ đáng ra có thể cóđược nếu chọn được những người quản trị giỏi ngay từ đầu.

Để lựa chọn đúng cán bộ quản trị cần chú ý đến các yêu cầu, cần phải xác định rõ yêu cầu đối với công việc cho mỗi chức trách cán bộ.

Khi xác định yêu cầu đối với công việc, phải trả lời các câu hỏi như: Công việc này đòi hỏi phảilàm những gì? Phải thực hiện chúng như thế nào? Kiến thức cơ bản, quan điểm và kỹ năng cần thiếtlà gì? Có thể làm khác được không? Nếu được, những yêu cầu mới là gì? Để tìm được câu trả lờicho các câu hỏi này và các câu hỏi tương tự, ta phải phân tích tương tự, ta phải phân tích công việc.Việc phân tích này có thể được thực hiện qua việc quan sát, phỏng vấn, điều tra hoặc thậm chí phântích công việc. Như vậy, một sự mô tả công việc, dựa vào việc phân tích công việc, sẽ luôn liệt kêđược các chức năng quan trọng, những mối liên hệ trách nhiệm - quyền hạn và mối quan hệ vớinhững vị trí công tác khác nhau. Công việc được giao phải tương xứng với tầm cỡ và năng lực củacán bộ được giao và thu hút toàn bộ thời gian của họ với các kỹ năng làm việc cần có. Một công việcnếu được xác định quá hẹp mà người thực hiện không cần cố gắng, sẽ làm cho họ khó có cơ hội đểphát triển, và không kích thích tinh thần hoàn thành công việc. Do đó, người quản trị giỏi sẽ cảm thấybuồn tẻ và bất mãn. Ngược lại, một công việc quá rộng đến mức một người quản trị không thể giải quyết có kết quả được. Điều đó sẽ dẫn đến sự căng thẳng, hỏng việc và không kiểm soát được.

Phương pháp lựa chọn cán bộ quản trị thông thường sử dụng là sau khi xác định rõ yêu cầu đốivới công việc, phải sử dụng các kỹ thuật quen thuộc của xã hội học để tuyển chọn (phỏng vấn, trắcnghiệm tâm lý, đề bạt thử, cho tham dự các trò chơi kinh tế, thẩm vấn qua hồ sơ cá nhân v.v...).

c. Sắp xếp, sử dụng

Việc sử dụng cán bộ quản trị phải bảo đảm cho việc vận hành doanh nghiệm cả trong hiện tại vàtương lai. Người được sử dụng phải được nhận trách nhiệm - quyền hạn - lợi ích tương xứng, họphải có động cơ làm việc tương ứng, và họ phải biết rằng nếu không biết cách phải luôn luôn vươn lên thì họ sẽ bị đào thải.

d. Nguồn tuyển chọn

Thông thường kết hợp cả ở trong và ngoài doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp là những người cótriển vọng, trung thành với lợi ích của doanh nghiệp có giới hạn tuổi thích hợp cần được lựa ra để đưađi đào tạo, hoặc đào tạo tại chỗ bằng cách tạo môi trường vươn tới cho họ. Ngoài doanh nghiệp, đólà số người đến xin việc làm ở doanh nghiệp và số học sinh, sinh viên ở các trường phổ thông họcnghề và đại học có thiên bẩm tài năng trở thành các chuyên gia quản trị hoặc kỹ thuật ở doanhnghiệp, mà doanh nghiệp cần sớm phát hiện để có kế hoạch đào tạo cá biệt.

VAI TRÒ, VỊ TRÍ NHIỆM VỤ CỦA CÁN BỘ QUẢN TRỊ KINH DOANH

1. Vai trò

2. Vị trí của cán bộ quản trị kinh doanh

3. Nhiệm vụ của cán bộ quản trị kinh doanh

1. Vai trò

Cán bộ quản trị kinh doanh là một trong những nhân tố cơ bản quyết định sự thành công hay thất bại của hoạt động kinh doanh và của đường lối phát triển kinh tế của đất nước.

2. Vị trí của cán bộ quản trị kinh doanh

Cán bộ quản trị kinh doanh xét về mặt tổ chức lao đông nói chung là cầu nối liền các yếu tốbên trong và bên ngoài của doanh nghiệp thành một khối thống nhất trong phạm vi chức trách củamình. Đối với cán bộ lãnh đạo, vị trí của họ xét về mặt phối hợp lao động và công việc chung; phải làngười khâu nối mọi cá nhân, mọi yếu tố sản xuất trong doanh nghiệp và các thông tin thị trường bênngoài thành một khối. Họ phải lường trước mọi tình thế có thể xảy ra cho hệ thống, họ phải biết chỉrõ công viẹc phải làm cho từng bộ phận, từng cá nhân trong hệ thống dưới quyền của họ mà họ phải cótrách nhiệm dẫn dắt để đưa hệ thống tới các mục tiêu theo thứ tự đặt ra trong suốt nhiệm kỳ mà họ đảm đương trách nhiệm.

Đối với cán bộ chuyên môn và nhân viên phục vụ, họ phải đảm nhận từng công việc được giaotheo sự phân công chung của người lãnh đạo, nhằm đạt mục tiêu chung đã đề ra và phải được thịtrường và khách hàng chấp nhận.

- Xét về mặt lợi ích, cán bộ quản trị kinh doanh là cầu nối nối liền giữa các lợi cíh của xã hộitrong khuôn khổ của hệ thống; lợi ích giữa các chủ thể cùng tham gia kinh doanh và cạnh tranh v.v...

+ Nếu chỉ vì lợi ích của cán bộ lãnh đạo, của cán bộ quản lý trong doanh nghiệp thì tập thểnhững người trực tiếp sản xuất chịu sự quản lý của cán bộ quản trị kinh doanh cũng sẽ không làmviệc tốt được và mâu thuẫn tất yếu sẽ nổ ra.

+ Nếu chỉ vì lợi ích của doanh nghiệp mà quên lợi ích của Nhà nước thì thế nào cũng dẫn tớichỗ vi phạm pháp luật và thể chế quản lý kinh tế, xâm phạm đến lợi ích của các doanh nghiệp bạn và của Nhà nước.

+ Nếu chỉ lo giải quyết lợi ích của doanh nghiệp, của Nhà nước mà không nghĩ tới lợi ích của khách hàng thì việc kinh doanh sớm muộn cũng sẽ bị đình trệ v.v...

- Xét về mặt nhận thức và vận dụng quy luật, cán bộ quản trị kinh doanh là người trực tiếp trongkhâu nhận thực các quy luật để đề ra các quyết định buộc hệ thống hoặc bản thân phải thực hiện. Chonên từng loại cán bộ quản trị kinh doanh trong phạm vi, chức trách của mình phải có trình độ để có thểnắm bắt được các yêu cầu của các quy luật khách quan và tự giác tuân thủ nó.

+ Nếu cán bộ lãnh đạo không đủ trình độ nhận thức quy luật thì họ sẽ không đề ra được cácquyết định chung cho doanh nghiệp một cách có căn cứ khoa học, bảo đảm tính hiện thực và tính hiệuquả.

+ Nếu cán bộ chuyên môn và nhân viên phục vụ, trong phạm vi công việc của mình không đủtrình độ, kiến thức, không nắm bắt được đầy đủ chuyên môn, nghiệp vụ ma mình đảm nhận thì sẽkhông thể biến các quyết định của cán bộ lãnh đạo thành hiện thực một cách hiệu quả nhanh chóng.

3. Nhiệm vụ của cán bộ quản trị kinh doanh

Tùy theo chức trách cụ thể, cán bộ quản trị kinh doanh có các nhiệm vụ khác nhau và cùng nhằm hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Người lãnh đạo có hai nhiệm vụ quan trọng sau:

- Phải xây dựng tập thể những người dưới quyền thành một hệ thống đoàn kết, năng động với chất lượng cao, thích nghi tốt với môi trường.

- Điều khiển tập thể dưới quyền hoàn thành các mục đích và mục tiêu đặt ra một cách vữngchắc, ổn định và lâu dài trong điều kiện thị trường luôn biến động. Nhiệm vụ này cũng tương tự đối vớicác cán bộ chuyên môn, chỉ có khác ở chỗ là phạm vi trách nhiệm của họ nhỏ hơn, chỉ hạn chế ởbộ phận chuyên môn mà họ được giao phó.

Đối với các nhân viên phục vụ, họ có nhiệm vụ phải hiểu rõ ý đồ của cấp trên để tự giác thựchiện nghiêm túc, đồng thời tạo điều kiện để cho các cấp lãnh đạo của bộ phận và hệ thống phát hiệnkịp thời các biến động thuộc phần việc mà họ đảm nhận, để có giải pháp xử lý kịp thời.

Thông thường để quản trị kinh doanh thành công người lãnh đạo phải chỉ ra được một cách rõràng bằng văn bản cho các cấp dưới của mình (các cán bộ chuyên môn và nhân viên phục vụ) về vaitrò, vị trí, nhiệm vụ của mỗi bộ phận và mỗi cá nhân cùng các tiêu chuẩn, định mức cụ thể để có biện pháp kiểm tra, theo dõi, thưởng phạt phân minh và kịp thời.