Hướng dẫn sử dụng Mail trên Mac

Email (Thư điện tử) là một thứ mà chúng ta thường xuyên sử dụng, có thể để liên lạc với bạn bè, gửi tài liệu, hồ sơ xin việc...

Tải Apple Mail cho Mac

Trên Mac, Apple đã tích hợp sẵn ứng dụng Mail giúp bạn quản lý mail một cách nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả hơn mà không cần phải cài đặt các ứng dụng email từ bên thứ ba hoặc sử dụng Gmail bản web. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Mail trên Mac để soạn thảo, trả lời và lưu trữ email.

1. Thiết lập Mail

Nếu chưa thiết lập tài khoản email của mình, bạn sẽ phải thực hiện điều đó trong lần đầu tiên mở Mail.

Chọn nhà cung cấp email trong danh sách và click vào Contimue.

Nhập tên, địa chỉ email, mật khẩu và nhấp vào Create.

Nếu cần, Mail có thể yêu cầu bạn cài đặt bổ sung. Sau khi đã tạo tài khoản thành công, bạn có thể thêm tài khoản khác bằng cách chọn Mail > Add account.

2. Soạn thư mới

Để bắt đầu soạn một thư mới, bạn nhấn Command (⌘) - N, click vào nút New Message trên thanh công cụ Mail hoặc chọn File > New Message. Một cửa sổ thư mới sẽ được mở ra.

Khi bạn đã gõ tên hoặc địa chỉ vào trường To (Đến) hoặc các trường địa chỉ khác, Mail tự động giúp bạn hoàn tất dựa trên thông tin trong ứng dụng Contacts (Danh bạ) của bạn cũng như bất kỳ thư nào mà bạn đã gửi và nhận trước đây. Nếu cần, hãy nhập địa chỉ đầy đủ của người nhận. Sử dụng dấu phẩy để tách giữa tên của những người nhận.

Nhập một chủ đề cho thư của bạn trong trường được cung cấp, sau đó gõ nội dung thư trong khoảng trống rộng phía dưới. Để thay đổi giao diện bức thư, bạn có thể làm như sau:

• Click vào nút định dạng có biểu tượng chữ A và sử dụng các nút điều khiển để thay đổi kiểu chữ hoặc liên kết văn bản.
• Nhấp chuột vào nút Mẫu thư nằm ở góc phải phía trên của cửa sổ thư mới để sử dụng bất cứ mẫu thư nào được tích hợp sẵn.

Sau khi hoàn thành, bạn click vào nút Send (Gửi) có biểu tượng máy bay giấy nằm ở góc trên bên trái màn hình. Nếu bạn đang offline, Mail giữ thư đi của bạn trong hộp thư Outbox cho đến khi bạn kết nối Internet. Nếu bạn chưa sẵn sàng để gửi thư thì hãy đóng cửa sổ hoặc chọn một thư khác. Mail giữ thư chưa hoàn thành trong hộp thư nháp (Draft).

3. Xem thư

Mail tự động kiểm tra tài khoản email của bạn theo định kỳ cho thư mới. Để kiểm tra email thủ công, bạn click vào nút Get Mail có biểu tượng lá thư. Để xem một thư, bạn chọn nó từ trong danh sách thư nằm ở phía bên trái của cửa sổ Mail. Phần nội dung thư sẽ được hiển thị ở phía bên phải cửa sổ.

4. Trả lời email

Để trả lời một thư, bạn click vào nút Reply (Trả lời) hoặc Reply All (Trả lời tất cả), nhập nội dung trả lời và nhấn nút Send (Gửi). Nhấp chuột vào Forward (Chuyển tiếp) để chuyển tiếp một thư đã gửi cho người khác.

Trên OS X Yosemite hoặc mới hơn, bạn có thể sử dụng tính năng Markup (Đánh dấu) để vẽ và nhập trực tiếp vào tệp đính kèm. Sử dụng nút Attach (Đính kèm) để thêm một file vào thư trả lời, sau đó di chuyển con trỏ qua hình ảnh và PDF trong thư của bạn. Click vào biểu tượng menu xuất hiện ở góc phía trên bên phải của file đính kèm, sau đó chọn Markup. Dưới đây là một số công cụ đánh dấu có sẵn:

• Sử dụng công cụ Sketch có biểu tượng cây bút để tạo các bản vẽ tự do trên tệp đính kèm.
• Sử dụng công cụ Shapes có biểu tượng hình tròn và hình vuông để tạo các hình dạng như hình chữ nhật, hình bầu dục, đường kẻ và mũi tên. Hoặc vẽ hình dạng bằng ngón tay của bạn trên bàn di chuột. Sử dụng công cụ Zoom có biểu tượng kính lúp nằm ở phía dưới cùng của bảng Shapes để phóng to và thu hút sự chú ý đến một phần của hình ảnh.
• Sử dụng công cụ Text có biểu tượng chữ T để nhập trực tiếp vào hình ảnh và file PDF, chẳng hạn như để đưa ra phản hồi cho một chủ đề email.
• Sử dụng công cụ Sign có biểu tượng chữ ký để ký tên bằng cách vẽ trên bàn di chuột hoặc chụp ảnh chữ ký của bạn bằng camera trên Mac.

5. Cuộc trò chuyện

Để giúp bạn dễ dàng theo dõi chủ đề của chuỗi tin nhắn giữa bạn và người khác, Mail tổ chức các thư trả lời vào các cuộc trò chuyện để bạn có thể đọc chúng thông qua nhiều chủ đề một cách dễ dàng hơn. Để xem tất cả nội dung của một mail cụ thể, bạn click vào See More (Xem thêm).

6. File đính kèm

Để chèn một file đính kèm như ảnh hay tài liệu, bạn thực hiện như sau:

• Kéo file đính kèm vào email của bạn.
• Hoặc click vào nút Attach có biểu tượng chiếc ghim trong cửa sổ thư.
• Hoặc chọn File > Attach Files.

Thư có file đính kèm sẽ hiển thị biểu tượng ghim giấy:

Khi bạn nhận được một file đính kèm, chỉ cần click đúp chuột để mở nó. Bạn cũng có thể kéo file đính kèm ra ngoài cửa sổ email hoặc chọn File > Save Attachments.

Từ ứng dụng Mail trên OS X Yosemite và iOS 9.2, bạn có thể gửi một file có dung lượng lên tới 5 GB như video, bài thuyết trình và các thư mục ảnh, mà không phải lo lắng về các hạn chế về kích thước file của nhà cung cấp dịch vụ email. Tính năng này được gọi là Mail Drop. Nó hoạt động với bất cứ dịch vụ email nào, miễn là bạn sử dụng Mail và đăng nhập vào tài khoản iCloud trên thiết bị của bạn. Nếu người nhận sử dụng Mail, họ sẽ nhận được file đính kèm như một phần của thư. Còn nếu họ sử dụng ứng dụng email khác hoặc webmail, họ sẽ nhận được một liên kết để tải xuống file đính kèm đó. Tất cả những gì bạn cần làm là click vào Send và Mail sẽ thực hiện những việc còn lại. Các file đính kèm khả dụng trong vòng 30 ngày và không tính vào bộ nhớ iCloud của bạn.

7. Tổ chức email

Bạn có thể tạo Mailbox (Hộp thư) để tổ chức các email của mình. Các Mailbox hoạt động như những thư mục trong Finder.

Để tạo một Mailbox:

• Trong Mail, bạn chọn Mailbox > New Mailbox.
• Trong bảng xuất hiện, bạn chọn vị trí cho Mailbox.
• Chọn On My Mac để tạo một Mailbox nằm trên máy Mac của bạn.
• Chọn dịch vụ email (như iCloud) để tạo một Mailbox để bạn có thể truy cập từ bất cứ thiết bị nào mà bạn kiểm tra email từ đó.
• Đặt tên cho hộp thư và click vào OK.

Tất cả hộp thư được liệt kê trong thanh bên cạnh. Nếu thanh bên cạnh không hiển thị, bạn nhấp chuột vào nút Mailbox trên thanh Favorites hoặc chọn View > Show Mailbox List. Sử dụng bất cứ phương pháp nào dưới đây để di chuyển thư vào hộp thư:

1. Kéo thư vào một hộp thư.
2. Khi xem một thư, bạn chọn Move to hoặc Copy to từ menu Messages trên thanh trình đơn.
3. Control-click vào tin nhắn trong danh sách thư, sau đó chọn Move to hoặc Copy to từ menu phím tắt.
4. Sử dụng tính năng Rules trong Safari cho Mac để tạo ra một quy tắc mail mà có thể di chuyển mail dựa trên các điều kiện theo chỉ định của bạn.

Sử dụng trường Search (Tìm kiếm) trong cửa sổ Mail để tìm kiếm theo người gửi, chủ đề, file đính kèm và nhiều hơn nữa. Để thu hẹp kết quả tìm kiếm, bạn chọn một tùy chọn từ menu xuất hiện lúc bạn gõ. Chọn một mã thông báo tìm kiếm như People hoặc Subject để chỉ tìm kiếm trường đó trong Mail.

Để tìm kiếm một hộp thư cụ thể, bạn chọn một hộp thư từ thanh bên cạnh Mailboxes hoặc Favorites.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về Mail từ sự trợ giúp có sẵn trong ứng dụng trên máy Mac của mình. Mở Mail, sau đó click vào menu Help ở phía trên đầu màn hình. Tìm kiếm một chủ để Mail mà bạn muốn có thêm thông tin hoặc tìm kiếm mục menu Mail mà bạn đang cần. Trong quá trình trải nghiệm, dần dần bạn sẽ biết rõ hơn cũng như khám phá thêm những điều mới về ứng dụng Mail trên Mac.