Cách biến Gmail thành bảng phân công việc

Gmail không chỉ là dịch vụ gửi thư điện tử phổ biến nhất hiện nay, mà chỉ với một chút thay đổi nhỏ, các bạn có thể dễ dàng biến hòm thư của mình thành một bảng phân công công việc vô cùng hiệu quả và trực quan. Từ đó, chúng ta có thể quan sát, theo dõi và làm việc một cách chuyên nghiệp và khoa học với công cụ này.

Tải Gmail mới nhất cho Android

Download Gmail miễn phí cho iOS

Để có thể làm được điều này, chúng ta cần tới sự trợ giúp của một tiện ích mở rộng có tên là Sortd (hay còn được gọi là Sortd Smart Skin for Gmail).

Biến Gmail thành bảng nhắc việc với Sortd Smart Skin

Sortd Smart Skin for Gmail là một tiện ích mở rộng có khả năng biến đổi giao diện của Gmail thành một bảng ghi chú cực kỳ tiện dụng. Từ những việc quan trọng, những ghi chú đơn giản đến những thứ muốn theo dõi, cần làm gấp... tất cả sẽ đều được quản lý một cách khoa học và chuyên nghiệp với công cụ tuyệt vời này.

Bước 1: Từ trình duyệt đang sử dụng, các bạn truy cập vào đường dẫn này, sau đó nhấp chuột trái vào Get Sortd để tải về máy tiện ích Sortd Smart Skin for Gmail.

CHÚ Ý:

Tiện ích mở rộng Sortd Smart Skin for Gmail có thể sử dụng trên cả hai trình duyệt Chrome và Mozilla Firefox.

Click tiếp vàp Add Sortd to Gmail ở giao diện tiếp theo để đồng ý cài đặt tiện ích này vào trình duyệt.

Bước 2: Một thông báo nhỏ hiện ra, hỏi bạn có chắc chắn muốn cài đặt không? Chọn Thêm tiện ích để đồng ý hoặc Hủy để từ chối.

Bước 3: Cài đặt thành công sẽ xuất hiện biểu tượng của tiện ích trên trình duyệt, đồng thời, nếu truy cập vào tài khoản Gmail của mình, các bạn sẽ thấy xuất hiện thêm một giao diện mới màu trắng như dưới đây, đó chính là của Sortd. Click chuột trái vào mục Sortd (màu đỏ) để hiện thị đầy đủ giao diện của tiện ích này.

Bước 4: Sortd yêu cầu bạn cho phép nó truy cập vào tài khoản email cùng một số thông tin cá nhân khác để có thể sử dụng. Chọn Allow để đồng ý hoặc Deny để từ chối.

Bước 5: Giao diện đầy đủ của Sortd trong Gmail sẽ như dưới đây. Các bạn có thể thấy rất rõ, bên tay phải (phần hiển thị nội dung vắn tắt của email trong Hộp thư đến) giờ được thay thế bằng các cột với tên gọi và đánh dấu màu sắc khác nhau.

Giao diện đầy đủ của Sortd trong Gmail

Nếu di chuột vào một thư đến bất kỳ, chúng ta sẽ được cung cấp nhanh ba tùy chọn:

• Snooze until - Biểu tượng đồng hồ: Báo lại cho tới (kèm thời gian sẽ báo lại).
• Archive - Biểu tượng thư mục: Lưu trữ (lưu lại email đó).
• Recycle - Biểu tượng thùng rác: Xóa email đã chọn.

Bước 6: Nếu muốn sắp xếp các email này để tiện theo dõi và quản lý chúng, chỉ cần chuột trái vào email bất kỳ, giữ và kéo chúng tới khu vực, cột cần dùng rồi thả tay.

Kéo thả mail vào các mục khác nhau để tiện theo dõi và quản lý

Với mỗi mục, chúng ta cũng được cung cấp khá nhiều tùy chọn khác nhau:

• Add task: Thêm đánh dấu công việc.
• Add a list: Thêm mục mới.
• Rename list: Đổi tên (tiêu đề) của mục hiện tại.
• Delete this list: Xóa toàn bộ mục được chọn.

\

Các bạn có thể đổi tên tùy ý, đồng thời cũng thực hiện thao tác nhấn + giữ chuột trái vào mục bất kỳ rồi kéo chuột về các hướng khác nhau để di chuyển, thay đổi vị trí của chúng trong Sortd.

Thay đổi tên và vị trí của các mục trong Sortd Smart Skin for Gmail

Bước 7: Một điểm khá thú vị, đó là nếu chúng ta quay trở lại giao diện chính của Hộp thư đến tài khoản Gmail của mình, các bạn sẽ thấy những email đã được chuyển vào trong tiện ích Sortd sẽ được đánh dấu (hình bên dưới).

Ngoài ra, ngay trong giao diện thu gọn của Sortd Smart Skin for Gmail, các bạn cũng có thể chọn nhanh các mục khác nhau.

Ngoài ra, cũng có thể đánh dấu bằng màu (Hightlight) hoặc đổi tên email (Edit title) bất kỳ có trong mục để có thể nhận ra, quản lý nó dễ dàng hơn.

Nếu bạn đang phải làm việc với cả đống email mỗi ngày, trong đó có những thư quan trọng, thư rác, quảng cáo... Sortd Smart Skin for Gmail chính là thứ bạn cần để có thể quản lý chúng một cách dễ dàng và chuyên nghiệp.

Chúc các bạn thực hiện thành công!