Bắt đầu với ứng dụng To-Do mới của Microsoft

Quản lý công việc là một phần thiết yếu trong sinh hoạt hàng ngày của bạn dù bạn có nhận ra hay không. Với nhiều bài tập, công việc và trách nhiệm, khá khó khăn để bạn có thể sắp xếp và phân bổ thời gian cũng như sức lực để hoàn thành tất cả mọi thứ. Nếu không lập một kế hoạch hoặc một danh sách, bạn có thể bị choáng ngợp hoặc ít nhất là làm việc không hiệu quả.

Microsoft To-Do cho Android

Microsoft To-Do cho iOS

Microsoft gần đây đã cho ra mắt công cụ quản lý công việc To-Do, kế nhiệm cho ứng dụng nổi tiếng Wunderlist. Chúng đều là ứng dụng quản lý tác vụ trên đám mây, do đó bạn có thể quản lý công việc của mình thông qua các thiết bị di động và máy tính. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn tìm hiểu kỹ hơn về Microsoft To-Do.

Tìm hiểu về Microsoft To-Do

Bạn sẽ nhận thấy rằng giao diện cho Microsoft To-Do được thiết kế rất đơn giản và gọn gàng. Menu điều hướng bên trái có ba tùy chọn mặc định: Ngày của tôi, Việc cần làm và Danh sách mới.

My Day - Ngày của tôi

Khi click vào My Day, bạn sẽ thấy một khoảng trống cho phép bạn lên kế hoạch các công việc của mình.

1. Tạo tác vụ mới

Để tạo một tác vụ mới, bạn thực hiện các bước sau:

• Bạn click vào Add a to-do trong trường nhập công việc.
• Nhập tên và mô tả cho mỗi mục.
• Sau đó, nhấp vào Add ở bên phải hoặc nhấn Enter để hoàn tất.

Mục này sau khi tạo xong sẽ được hiển thị trên cửa sổ My Day. Bạn có thể tiếp tục tạo ra các mục mới giống như việc bạn xuống dòng và viết một dòng chữ mới trên trang giấy trắng. Một khi bạn đã nắm bắt được tất cả các mục trên ứng dụng thì tiếp theo sẽ là thời gian để bắt đầu quản lý chúng.

Nếu muốn xóa bỏ các mục trong danh sách trên Microsoft To-Do, bạn chỉ cần nhấp chuột vào biểu tượng hình tròn cạnh mỗi mục công việc cần làm.

2. Các tùy chọn khác

Click chuột phải vào một mục công việc để khám phá thêm các tùy chọn khác:

• Remove from My Day: không xóa hoàn toàn mục công việc nhưng nó sẽ bị tách ra khỏi danh sách My Day.
• Mark as completed: có chức năng giống như bạn click vào vòng tròn ở đầu mỗi mục công việc để đánh dấu vào đó.
• Due Today: thêm một thông báo "Today" vào mục công việc.
• Due Tomorrow: thêm một thông báo "Tomorrow" vào mục công việc.
• Remove due date: xóa toàn bộ lịch trình trong mục công việc.
• Create a new list: tạo ra mục nhập danh sách khác ở bên trái. Mục này được liên kết với danh sách mới trong My Day nếu nó được tạo ra trong cùng ngày.
• Move to-do: thêm mục vào một danh sách được chỉ định.
• Copy selected to-do: cho phép bạn sao chép và dán mục công việc vào bất kỳ danh sách nào, ngay cả trong cùng một danh sách (tạo bản sao).
• Delete selected to-do: xóa mục ra khỏi tất cả các danh sách.

3. Thêm hoặc sửa đổi các chi tiết cơ bản

Bạn có thể thêm hoặc sửa đổi các chi tiết cơ bản trong một mục công việc như sau:

• Click vào tên một mục để đổi tên nó.
• Click vào biểu tượng "X" trong các mục nhập khác như Added to My Day, Today hoặc Tomorrow để xóa liên kết.
• Click vào Remind Me để cài đặt nhắc nhở tại một thời điểm và ngày cụ thể.
• Click vào Add due date để thiết lập ngày mà công việc đó phải hoàn thành.
• Click vào Add a note để nhập thêm bất kỳ một chi tiết nào khác như một trang web hoặc một lời chỉ dẫn.

Trong My Day, còn có một biểu tượng bóng đèn ở phía bên phải cho phép bạn truy cập vào các đề xuất dựa trên danh sách việc cần làm của bạn. Bạn có thể có những nhiệm vụ quan trọng mà chưa được thêm vào danh sách hoặc bạn không thể hoàn thành tất cả mọi thứ vào ngày hôm trước. Những gợi ý thông minh giúp bạn kiểm tra tiến độ công việc, sẽ luôn có hiệu lực bắt đầu từ ngày bạn sử dụng To-Do.

To-Do - Việc cần làm

To-Do dùng để lưu trữ tất cả những danh sách công việc mà bạn cần làm. Đây là nơi lý tưởng để bắt đầu vì bạn nhập mọi công việc cần làm vào mục này trước, sau đó quản lý và sắp xếp chúng. Mục To-Do có các chức năng gần giống với My Day, ngoại trừ việc thiếu các đề xuất thông minh nhưng nó lại cung cấp các tùy chọn sắp xếp. Trong mục này, bạn có thể sắp xếp mọi thứ theo thứ tự bảng chữ cái hoặc theo ngày, ngày tạo, trạng thái hoàn thành hoặc Added to My Day. Biểu tượng More cho phép bạn ẩn các công việc đã hoàn thành hoặc thay đổi chủ đề của một danh sách cụ thể.

Theo mặc định, tiêu đề được trang trí với chủ đề bãi biển trong một màu xanh lam. Đây là cách bạn có thể thay đổi nó:

• Click vào biểu tượng More (Thêm) và chọn Change theme.
• Sau đó, bạn chọn một trong năm màu và chọn một trong năm hình ảnh có sẵn theo ý muốn.

Nhiều hình ảnh và màu sắc khác nhau giúp bạn phân biệt giữa các danh sách với nhau một cách dễ dàng hơn.

New list - Danh sách mới

Tùy chọn này cho phép tạo ra các danh sách mà bạn có thể chỉ định để thực hiện. Bạn có thể tạo một danh sách cho một nhóm các điều cần làm.

Để tại một danh sách mới, bạn click vào New List. Trong phần được hiển thị phía bên tay phải, danh sách Untitle mặc định được làm nổi bật. Bạn nên đổi tên nó và thêm các công việc cần làm như bình thường.

Một trong những tính năng thú vị của Microsoft To-Do là tùy chọn cho phép bạn chuyển dữ liệu từ Wunderlist sang Todoist. Để làm được điều đó, bạn thực hiện theo các bước dưới đây:

• Click vào tên đăng nhập trên To-Do và chọn Import.
• Trong cửa sổ mới hiện lên, bạn nhấp chuột vào Start Importing.
• Trong To-Do Importer, chọn ứng dụng mà bạn muốn nhập dữ liệu (Wunderlist hoặc Todoist).
• Nhập chi tiết đăng ký.
• Trên cửa sổ tiếp theo, click vào Authorize.
• Chọn các mục bạn muốn chuyển đến Microsoft To-Do và nhấp vào Import Selected.

Lưu ý rằng bạn sẽ bị truy xuất các chi tiết tài khoản, danh sách, công việc cần làm và lời nhắc của bạn. Quá trình nhập này sẽ không xóa tài khoản Wunderlist của bạn. Được xây dựng trên Office 365, Microsoft To-Do được tích hợp vào bộ sản phẩm khác. Với Outlook, bạn chỉ cần kích vào Outlook Tasks để xem và quản lý các mục công việc.

Ý tưởng của Microsoft To-Do là cung cấp cho người dùng một cái nhìn đơn giản nhưng đầy đủ về những gì họ cần thực hiện để hoàn thành trong ngày. Cũng như bất kỳ hệ thống quản lý thông tin nào, nó cung cấp cho bạn các chi tiết đúng và thời gian chuẩn xác. Hy vọng qua bài viết trên đây, các bạn đã thu được những thông tin hữu ích về ứng dụng To-Do mới của Microsoft.