Mẹo sử dụng Google Drive hay nhất - Phần 2

  • 1 Đánh giá

Bên cạnh các công cụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến như Dropbox, OneDrive... thì Google Drive là một trong những dịch vụ được nhiều người lựa chọn nhất bởi khả năng đồng bộ dữ liệu tuyệt vời và các tính năng hữu ích mà nó cung cấp.

Mẹo sử dụng Google Drive hay nhất - Phần 1

Tải Google Drive cho iOS

Tải Google Drive cho Android

Trong bài viết này, Download.vn tiếp tục chia sẻ cho các bạn những thủ thuật Google Drive giúp bạn tận dụng tối đa dịch vụ lưu trữ miễn phí này để đẩy nhanh tiến độ công việc của bạn một cách nhanh chóng và hiệu quả.

1. Chuyển đổi sang định dạng Google Docs

Chuyển đổi sang định dạng Google Docs

Bạn có thể tải bất cứ file gì lên Google Drive như Word hay Excel để lưu trữ và nó sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn để mở file. Để chuyển đổi file sang định dạng Google Docs, Sheets hay Slides, bạn chỉ cần tải file đó lên, sau đó nhấp chuột phải và chọn Open With. Bạn chọn mởi file đó bằng Google Docs, Sheets hay Slides theo ý muốn. Nó sẽ tạo ra một bản sao và file gốc của bạn vẫn được giữ nguyên vẹn.

2. Chuyển đổi hình ảnh OCR / PDF sang văn bản

Nếu bạn muốn chuyển đổi mọi file bạn tải lên Google Drive bao gồm cả file OCR và PDF sang định dạng text mà bạn có thể chỉnh sửa được thì trong trình duyệt dành cho máy tính, bạn chọn Settings có biểu tượng bánh răng và tích vào mục Convert Uploads. Quá trình tải lên có thể mất nhiều thời gian nhưng kết quả bạn đạt được là một file Google Docs có tùy chọn chèn hình ảnh và chỉnh sửa văn bản ở bên dưới.

3. Quét với ứng dụng Google Drive trên di động

Quét với ứng dụng Google Drive trên di động

Một tính năng độc đáo của ứng dụng Google Drive trên thiết bị di động là khả năng tải lên hình ảnh. Các từ trong hình ảnh sẽ được quét bởi Google và trở thành văn bản có thể tìm kiếm được. Thật tuyệt vời khi bạn có thể lưu lại nội dung từ một bức ảnh về công thức nấu ăn, menu mà không cần phải thực hiện thao tác gõ.

4. Tạo trang khảo sát online

Thu thập dữ liệu

Google Forms (Google biểu mẫu) là một ứng dụng rất hữu ích trong "tập thể" Google Drive nhưng không nhận được nhiều sự chú ý. Hãy nghĩ nó như là SurveyMonkey - một ứng dụng tạo bảng khảo sát. Bạn có thể thiết lập cuộc thăm dò ý kiến, khảo sát và chia sẻ nó. Dữ liệu thu thập được sẽ chèn vào bàng tính Sheets. Ngoài ra, Google Forms còn hỗ trợ cho bất cứ tài liệu nào.

5. Vẽ trên Google Docs

Vẽ trên Google Docs

Drawings trong Google Drive không phải là ứng dụng thay thế cho ứng dụng chỉnh sửa hình ảnh Piknik mà Google đã "khai tử" vì nó không phải là một trình chỉnh sửa ảnh. Nếu bạn cần chèn một số hình ảnh sáng tạo vào trong một tài liệu thì có thể sử dụng Google Drawings để tạo ra một số đồ họa. Để làm được điều đó, bạn nhấp chuột vào Insert trên thanh menu của Google Docs, Sheets hay Slides và chọn Drawings. Sau đó bạn có thể thực hiện các thao tác trên đó.

6. Thiết lập chế độ toàn màn hình

Bạn có thể thiết lập một trình duyệt ở chế độ toàn màn hình, ẩn tất cả các tùy chọn menu, thanh công cụ bằng cách nhấn vào phím F11. Trên Google Drive, bạn cũng có thể làm được điều tương tự. Bạn chỉ cần chọn Full Screen trong mục View và nhấn phím Esc quay về chế độ hiển thị thông thường.

7. Sử dụng bảng tìm kiếm

Khi bạn đang thực hiện một dự án hoặc một nghiên cứu nào đó, thay vì chuyển qua chuyển lại giữa tab Google Drive và tab trình duyệt, bạn có thể thực hiện thao tác tìm kiếm ngay trên Google Docs, Sheets hay Slides bằng cách nhấp chuột vào Tools và chọn Explore hoặc nhấn phím tắt Ctrl + Alt + I. Sau đó một bảng mới sẽ xuất hiện bên cạnh cửa sổ trình duyệt. Tại đó, bạn có thể tìm kiếm những trang web mình cần và thậm chí có thể chèn thẳng link vào tài liệu đang viết, tạo trích dẫn và chú thích.

8. Tham khảo tất cả các phím tắt

Danh sách các phím tắt trên Google Drive

Với người dùng, việc sử dụng phím tắt giúp các thao tác trên máy tính như soạn thảo văn bản, tìm kiếm... được thực hiện dễ dàng và nhanh chóng hơn. Bạn có thể xem danh mục hiển thị đầy đủ tất cả các phím tắt mà Google Drive hỗ trợ bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + /.

9. Đưa Drive vào menu SendTo của Windows

Đưa Drive vào menu SendTo của Windows

Điều này chỉ có thể thực hiện được với ứng dụng Drive được cài đặt trên máy tính chạy Windows. Trong cửa sổ Windows Explorer, bạn dán %APPDATA%/Microsoft/Windows/SendTo để mở thư mục SendTo.

  • Nếu bạn sử dụng Windows 10 thì nhấn chuột phải vào Google Drive trong phần Quick Access.
  • Nếu sử dụng Windows 7 thì bạn mở Windows Explorer và tìm Google Drive, sau đó kéo file vào thư mục SendTo.

Sau đó, bất cứ khi nào bạn nhấp chuột phải vào một tệp trong Windows, hãy tìm SendTo và bạn sẽ có tùy chọn gửi trực tiếp file lên Google Drive.

10. Chèn link để tìm kiếm

Chèn link để tìm kiếm nhanh

Bạn có thể chèn link để tìm kiếm nhanh chóng và dễ dàng vào Google Drive. Bạn chỉ cần chọn phần văn bản, click vào biểu tượng liên kết hoặc nhấn Ctrl + K, sau đó dán link vào cửa sổ pop up. Nếu bạn không có một URL cho link đó thì Google sẽ tìm cho bạn vì trình tìm kiếm của Google đã được tích hợp sẵn. Nó sẽ tìm kiếm dựa trên phần bạn highlight. Sau khi có kết quả, bạn nhấp chuột vào liên kết đó để chèn.

11. Dịch trực tuyến

Dịch trực tuyến

Một khả năng hữu ích của Google Drive là có thể dịch ngay các tài liệu sang một ngôn ngữ khác cho bạn. Để sử dụng được tính năng này, bạn mở tài liệu đó trên Google Docs, sau đó nhấp chuột vào Tools và chọn Translate Document. Danh sách các ngôn ngữ đích được hiển thị, bạn chọn ngôn ngữ mình muốn và nó sẽ chuyển toàn bộ nội dung ngôn ngữ gốc sang ngôn ngữ đích mà bạn đã chọn.

12. Sử dụng Web Clipboard

Khi bạn thực hiện thao tác sao chép và dán trong Windows hoặc Mac, bạn thường nhận một mục được lưu trữ trong khay nhớ tạm. Với Google Drive, tính năng Web Clipboard có chứa nhiều mục, hỗ trợ văn bản, hình ảnh, bản vẽ và các loại tài liệu Google khác cho phép bạn sao lưu và dán dữ liệu trên Docs, Sheets hoặc Slides.

Sử dụng Web Clipboard

Để sử dụng Web Clipboard, bạn chọn bất kỳ dữ liệu nào và vào Edit > Web Clipboard > Clip Selection. Sau đó, bạn quay trở lại Web Clipboard để xóa tất cả các mục này.

13. Kích hoạt Voice Typing trên Docs

Voice Typing là một tính năng có trong bộ phần mềm hỗ trợ văn phòng của Google. Nhiệm vụ của chức năng này là hỗ trợ chuyển đổi khẩu lệnh sang dạng viết. Google đã làm rất nhiều việc để hoàn thiện tính năng nhận dạng giọng nói và cách đọc chính tả trong những năm gần đây. Để sử dụng tính năng này, các bạn cần máy tính có Micro (hoặc dùng Micro gắn rời) và sử dụng trình duyệt Chrome để mở Google Docs. Sau đó vào Tool và chọn Voice Typing. Các tùy chọn về ngôn ngữ sẽ xuất hiện, bạn chọn ngôn ngữ mong muốn và bắt đầu đọc để chuyển thành văn bản.

14. Hoàn thiện tìm kiếm file của bạn

Nếu bạn đang tìm kiếm một file hoặc một tài liệu cụ thể trên Google Drive thì Google đã cung cấp một công cụ tìm kiếm hữu ích. Nhưng nếu cần thực hiện tìm kiếm nâng cao, bạn có thể mở các tùy chọn bằng phím mũi tên xuống trong hộp tìm kiếm. Từ đó, bạn có thể tìm kiếm các loại file, chủ sở hữu, các file được gắn sao hoặc bị bỏ vào thùng rác, file được sửa đổi lần cuối, người bạn chia sẻ cùng...

15. Thay đổi màu sắc các thư mục

Thay đổi màu sắc các thư mục

Khi bạn muốn tìm kiếm nhanh các thư mục được sử dụng nhiều nhất trên Google Drive thì bạn có thể làm cho nó nổi bật lên bằng cách thay đổi màu sắc. Google Drive cung cấp tùy chọn đó cho bạn với một bảng màu sắc phong phú. Bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào bất kỳ thư mục nào và chọn Change Color, sau đó chọn màu yêu thích.

16. Tạo Outlook mới

Tạo Outlook mới

Nếu bạn sử dụng Outlook.com hoặc ứng dụng Outlook cho iOS hoặc Outlook cho Android, bạn không bị giới hạn ở việc sử dụng Microsoft OneDrive để truy cập dữ liệu trong đám mây. Bạn cũng có thể lấy chúng từ Dropbox, Box, Facebook và cả trên Google Drive.

Như vậy, với những mẹo sử dụng hữu ích mà bài viết chia sẻ như trên, hy vọng các bạn sẽ trở thành "chuyên gia" trong việc sử dụng Google Drive để nâng cao hiệu suất công việc của mình.

Chúc các bạn thành công!

Cập nhật: 25/04/2017
  • 997 lượt xem
0 Bình luận
Sắp xếp theo