Hướng dẫn sử dụng TeamLink chi tiết từ A đến Z

TeamLink là phần mềm hội nghị truyền hình trực tuyến hoàn toàn miễn phí, cho phép thực hiện cuộc gọi trực tuyến lên tới 300 người, không giới hạn thời gian cuộc họp/buổi học.

Bạn có thể tham khảo: Cách tạo phòng học, tham gia phòng học và lên lịch học trong TeamLink trong bài: Cách tạo phòng, lên lịch học trực tuyến trên Teamlink

Bố cục giao diện cuộc họp TeamLink

Bố cục giao diện cuộc họp trực tuyến của Team Link mặc định ở chế độ tự động, nghĩa là màn hình hiển thị tối đa 9 cửa sổ video và hệ thống sẽ tự động hiển thị những người đang nói ở cửa sổ video.

Một ô video trong giao diện cuộc họp chính có thể có 3 kích thước là lớn, vừa và nhỏ. Kích thước của cửa sổ video được xác định như sau:

• Nếu chỉ có 1 người tham gia, nó sẽ tự động hiển thị dưới dạng 1 cửa số cố định lớn.
• Nếu có 2 người tham gia, một bên là cửa sổ lớn, bên kia là cửa sổ nhỏ.
• Nếu có nhiều hơn 2 người tham gia, kích thước cửa sổ video sẽ được chuyển đổi thời gian thực theo người nói hiện tại. Không có cửa sổ video lớn nhưng có 4 cửa sổ cỡ trung bình. Những người còn lại hiển thị trong cửa sổ nhỏ.

• Nếu có nhiều hơn 9 người tham gia, cửa sổ video được hiển thị theo mức độ hoạt động của người tham gia và những người còn lại thì được liệt kê trong danh sách Participants.

• Khi chia sẻ màn hình, màn hình chia sẻ hiển thị lớn, phần còn lại được hiển thị trong các cửa sổ nhỏ dù người tham gia có nói hay không.

• Nhấn vào nút Full Screen ở phía trên bên trái màn hình để bắt đầu cuộc họp trực tuyến toàn màn hình.

Vai trò mọi người trong cuộc họp trên Teamlink

Có 2 vai trò gồm Host và người tham dự.

Host

• Hệ thống mặc định cho người tạo ID cuộc họp chính là Host, có các quyền đặc biệt như bật/tắt tiếng của tất cả mọi người, ghi lại cuộc gọi, chỉ định 1 người khác làm host...
• Nếu người tạo cuộc họp chỉ định một người khác thay mình làm host, lần sau khi gọi trực tuyến, host được đặt lại là người tạo ID.

Người tham dự

• Số người tham dự được hiển thị cửa sổ video trong TeamLink là tối đa 9 người (còn số người tham dự cuộc họp là tối đa 300 người). Những người tham gia tích cực sẽ được tự động hiển thị trong cửa sổ video.
• Người tham gia có thể chia sẻ màn hình, ghi cuộc họp, bật tắt âm thanh và video của mình.

Các nút tính năng

Nếu di chuyển chuột trên giao diện cuộc họp, tất cả các nút tính năng sẽ xuất hiện. Tất cả các nút sẽ được ẩn đi nếu bạn không thao tác gì trong 2 giây. Nó gồm nút menu và nút hành động:

• Các biểu tượng tròn lớn là nút hành động. Từ trái sang phải là bật/tắt video, bật/tắt micro, chia sẻ màn hình, ghi âm, thoát khỏi cuộc họp.
• Biểu tượng nhỏ ở trên cùng bên phải là nút menu, gồm: Mời người tham gia cuộc họp, chat, danh sách người tham gia, cài đặt.

Chia sẻ màn hình trong TeamLink

Nhấp vào biểu tượng chia sẻ màn hình, chọn nội dung muốn chia sẻ. Teamlink sẽ đồng bộ hóa nội dung với màn hình cuộc họp của tất cả người tham gia khác và chia sẻ nội dung toàn màn hình. Nhấp vào biểu tượng lần nữa để kết thúc chia sẻ màn hình.

Ghi lại cuộc họp trực tuyến trong Teamlink

Người tham gia có thể nhấp vào biểu tượng Record để bắt đầu ghi lại cuộc họp, nếu Host không tắt quyền này của mọi người. Bản ghi được lưu vào máy.

Quay lại giao diện chính và nhấp vào Record để xem lại tất cả thông tin video.

Bấm vào một video để phát/mở/xóa nó. Lưu ý: Nếu bạn xóa thì video lưu trong máy cũng sẽ mất.

Bật tắt video khi họp trên Teamlink

Nếu không có sự kiểm soát của Host, người tham gia có thể nhấp vào biểu tượng video để tự bật/tắt video của mình.

Bật tắt audio trên Teamlink

Nếu không có sự kiểm soát của Host, người tham gia có thể nhấp vào biểu tượng microphone để tự bật/tắt micro của mình.

Mời tham gia cuộc họp trong Teamlink

Cho dù bạn có tham gia cuộc họp hay không, bạn vẫn có thể mời người khác tham gia họp bằng cách chia sẻ ID cuộc họp (và mật khẩu) hoặc link liên kết cuộc họp.

Mời người khác tham gia cuộc họp đang diễn ra

Trong bất kỳ cuộc họp nào, người dùng có thể click vào biểu tượng Invite, copy link và chia sẻ nó cho người khác để mời họ tham gia.

Mời người khác tham gia cuộc họp sắp diễn ra

Phần liên kết cuộc họp ở phía bên phải giao diện chính có ID cuộc họp và link liên kết. Bạn chỉ cần chia sẻ thông tin này cho người mình muốn mời.

• Cách 1: Chia sẻ ID và mật khẩu (nếu có).

• Cách 2: Chia sẻ link liên kết (dù cuộc họp có mật khẩu hay không thì chỉ cần có link là có thể tham gia).

Lưu ý: Nếu Host thêm hoặc thay đổi mật khẩu, link liên kết chia sẻ trước khi thay đổi sẽ không khả dụng và bạn phải gửi link mới cho người muốn mời.

Chat trong Teamlink

Click vào biểu tượng chat để vào phòng chat. Tất cả người tham gia có thể gửi tin nhắn văn bản vào phòng chat.

Danh sách người tham gia trong TeamLink

Click vào biểu tượng Participant để xem tất cả người tham gia cuộc họp. Danh sách hiển thị bên phải và bạn có thể nhìn thấy trạng thái bật.tắt video, audio của từng người. Chỉ host mới có thể thấy các nút điều khiển.

Các quyền của Host trong Teamlink

Host có 3 quyền cơ bản:

1. Điều khiển cuộc họp
2. Điều khiển riêng
3. Chỉ định người khác làm Host thay mình

Điều khiển cuộc họp

Bạn nhấp vào biểu tượng Participant, chỉ Host mới thấy các nút điều khiển được liệt kê ở đầu danh sách, gồm: tắt tiếng tất cả, bật tiếng tất cả, nút “Menu” (gồm tắt tiếng những người tham gia khi vào cuộc họp, cho phép người tham gia tự bật tiếng).

Điều khiển riêng

Click vào biểu tượng Participant chỉ Host mới thấy biểu tượng thả xuống cạnh tên mỗi người tham gia. Nhấp để kiểm soát từng người như tắt tiếng, tắt video, cho phép/không cho phép ghi cuộc họp.

Chỉ định người khác làm host trong Teamlink

Click vào biểu tượng Participant và chỉ định bất cứ người nào trong danh sách làm host bằng cách chọn Transfer host.

Cài đặt thiết bị

Nhấp vào biểu tượng Settings, người dùng có thể chọn thiết bị đầu ra, gồm:

• Micro: chọn sử dụng micro mặc định hoặc tìm micro khác.
• Loa: Sử dụng loa mặc định hoặc tìm tai nghe, thiết bị âm thanh khác.
• Camera: Sử dụng camera mặc định hoặc tìm camera HD khác được kết nối.

Đăng xuất

TeamLink sẽ vẫn duy trì trạng thái đăng nhập của bạn cho đến khi bạn đăng xuất thủ công. Nhấp vào hình đại diện của mình và chọn Log Out để đăng xuất.