Hướng dẫn sử dụng Name Box trong Excel

Cách xóa Name Box trong Excel, hiển thị Name Box trong Excel hay tạo Name Box trong Excel như thế nào? Tất cả sẽ có trong bài viết dưới đây.

• Microsoft Excel
• Microsoft Excel Online
• Microsoft Excel cho Android
• Microsoft Excel cho iOS

Microsoft Excel là phần mềm bảng tính không còn xa lạ với nhiều người. Excel có rất nhiều tính năng hữu ích. Name Box là một phần trong số đó.

Bạn không thể tới bất kỳ đâu trong Microsoft Excel mà không sử dụng box nhỏ này. Nhưng Name Box nằm ở đâu trong Excel? Nó nằm ngay bên cạnh thanh công thức trong bảng tính, hiển thị địa chỉ ô hoặc đối tượng lựa chọn. Đó là mục đích sử dụng rõ ràng nhất của Name Box trong Microsoft Excel. Ngoài ra, bạn có thể dùng nó như một công cụ lựa chọn mạnh mẽ hoặc điều hướng nhanh khắp bảng tính.

Tuy nhiên, những điều kể trên chỉ là một phần nhỏ trong công dụng của Name Box. Bài viết sẽ cung cấp cho bạn tất cả cách sử dụng Name Box của Excel hiệu quả nhất cho công việc.

1. Tìm địa chỉ ô lựa chọn

Như hình minh họa bên trên, Name Box hiện C4 bởi ô C4 đang được chọn. Click vào ô bất kỳ khi muốn biết địa chỉ của nó để sử dụng trong công thức.

Box Name không chỉ cung cấp cho bạn địa chỉ của một ô mà còn cả của nhóm ô bất kỳ. Ví dụ:

Chọn một khối ô: Name Box sẽ xác định ô đầu tiên trong nhóm lựa chọn.

Chọn một vùng các ô không liền kề: Bạn có thể chọn một vài ô không cùng một nhóm. Nhấn phím Ctrl và chọn một loạt ô không liền kề. Name Box trong Excel sẽ hiển thị địa chỉ ô cuối cùng bạn chọn.

Nếu muốn tới một ô hay một phạm vi ô nào đó, hãy gõ địa chỉ ô đó vào Name Box và chọn chúng nếu cần.

Hãy làm theo cách này để xem Name Box tăng hiệu quả công việc khi bạn phải xử lý bảng nhiều hàng, cột, thậm chí cả bảng tính như thế nào nhé.

2. Dùng Name Box để chọn ô

Nhờ Name Box, bạn không cần dùng chuột mà vẫn có thể chọn một khối ô chỉ bằng địa chỉ của chúng.

Chọn một khối ô: Trong ảnh chụp màn hình bên dưới, gõ A2:B10 vào Name Box, rồi nhấn Enter. Thao tác này lựa chọn một khối ô và bạn không cần phải dùng chuột di chuyển khắp bảng tính nữa.

Chọn một phạm vi ô trên bảng tính khác: Thêm tham chiếu bảng tính (ví dụ: Sheet2!A5:B10) trong Name Box.

Chọn nhiều khối ô: Như hình minh họa bên dưới, bạn có thể gõ A1:A5,C1:C5,G1:G5 rồi nhấn Enter để chọn bất kỳ số khối không liền kề cùng lúc.

Bạn có thể nhảy từ ô này sang ô khác bằng cách gõ địa chỉ của chúng. Để nhảy tới ô bất kỳ trong bảng tính khác ở cùng một workbook, gõ tên bảng tính, dấu chấm than, địa chỉ ô, rồi nhấn Enter. Ví dụ: Sheet2!A10.

3. Chọn hàng & cột bằng Name Box

Dùng Name Box của Excel như một mẹo chọn nhanh hàng và cột. Chúng là những phím tắt Excel tiện ích khi bạn không muốn dùng chuột.

Chọn hàng hiện tại: Gõ chữ cái R trong Name Box và nhấn Enter để chọn hàng hiện tại.

Chọn cột hiện tại: Gõ phím C trong Name Box và nhấn Enter để chọn cột hiện tại.

Chữ R và C được Excel thiết kế riêng cho mục đích này và bạn thể dùng hai chữ cái này để tạo Named Ranges trong Excel.

Chọn số lượng hàng bất kỳ: Muốn highlight 5 hàng đầu tiên? Gõ 1:5 trong Name Box và nhấn Enter để chọn từ hàng 1 tới 5. Bạn phải chọn từ hai hàng trở lên. Nếu gõ một số vào Name Box (ví dụ: 1), và nhấn Enter, Excel sẽ báo lỗi.

Chọn từ hai cột trở lên: Muốn highlight 5 cột đầu tiên? Gõ A:E trong Name Box, rồi nhấn Enter để chọn cột từ A qua E. Một lần nữa, bạn phải chọn từ hai cột trở lên.

Cùng lúc chọn hàng và cột nhất định: Thậm chí, bạn có thể chọn đồng thời một số hàng và cột. Ví dụ: gõ A:C,5:7 và nhấn Enter để tạo vùng chọn.

Tác vụ này rất thú vị bởi bạn có thể thấy ngay vị trí hàng và cột giao nhau. Ở màn hình bên dưới, vùng dữ liệu nằm trong phạm vi A5:C7.

Ở trường hợp trên, bạn cũng có thể cô lập phần giao nhau giữa các ô bằng cách gõ A:C 5:7. Bỏ dấu phẩy và bổ sung khoảng trắng giữa các phạm vi để thấy Excel làm nổi bật các ô giao nhau giữa hai phạm vi.

Tìm tổng số hàng và cột: Name Box hiển thị tổng số hàng và cột khi bạn nhấn chuột trái hoặc giữ phím Shift khi chọn một khối ô.

4. Tạo Named Ranges cho công thức Excel

Hãy tưởng tượng bảng tính Excel tham chiếu tới một số phạm vi ô có công thức khác nhau. Thật dễ nhầm lẫn ô bao gồm số và chữ. Nếu ô có tên mô tả đặc trưng thì không khó biết nội dung ô đó. Excel dùng Named Ranges để làm nhiệm vụ này và bạn sẽ cần sự hỗ trợ của Name Box.

1. Chọn một ô hoặc một phạm vi ô nào đó.
2. Cung cấp tên mô tả lựa chọn trong Name Box. Nhấn Enter.
3. Dùng tên thay thế địa chỉ ô lựa chọn hoặc toàn bộ phạm vi ô trong công thức bất kỳ.

Ở màn hình bên dưới, bài viết gán tên Interest cho ô B3 tới B7. Chọn phạm vi các ô này, gõ từ Interest vào Name Box, rồi nhấn Enter. Toàn bộ tên trong workbook phải bắt đầu bằng một chữ cái, gạch dưới hoặc gạch chéo ngược và phải được viết liền.

5. Đặt tên mọi đối tượng trong bảng tính Excel

Một bảng tính có thể chứa nhiều đối tượng khác nhau như ảnh, biểu đồ, nút macro, các tính năng quản lý mẫu như nút bấm, checkbox… Excel dùng tên chứa số như Chart1, Chart2… để đặt tên cho chúng. Bạn có thể điều hướng tới khắp mọi đối tượng bằng cách gõ những tên này vào Name Box.

Thế nhưng, tương tự như Defined Ranges cho các công thức đơn giản hơn, bạn có thể đặt tên mô tả cho từng đối tượng để chúng dễ tìm hơn.

1. Chọn biểu đồ, ảnh hoặc đối tượng.
2. Đặt con trỏ vào Name Box và gõ tên mô tả mới.
3. Nhấn Enter.

6. Chèn (hoặc xóa) nhiều hàng trống bằng Name Box

Name Box là một trong số cách để bạn chèn hàng trống vào Excel. Phương pháp này hữu ích khi bạn muốn chèn nhiều hàng cùng lúc. Tới Name Box và dùng định dạng starting row: ending row cùng các giá trị số cho hàng bạn muốn.

Ví dụ, nếu muốn chèn 10 hàng từ hàng 2, gõ 2:11 trong Name Box và nhấn Enter. Excel sẽ chọn 10 hàng tiếp theo bắt đầu từ hàng 2 lựa chọn (vì hàng 2 được tính vào 10 hàng tiếp theo nên bạn phải nhập số 11).

Sau đó, click chuột phải vào các hàng lựa chọn, rồi nhấn Insert. 10 hàng trống sẽ được chèn từ hàng hai như bạn thấy ở hình dưới đây.

Phương pháp này cực tiện lợi khi bạn muốn chèn hàng nghìn hàng trống vì lí do nào đó.

7. Xem Macro

Như đã đề cập ở trên, Excel cho phép bạn đặt tên cho từng nút macro. Tuy nhiên, bạn cũng có thể mở trình chỉnh sửa Visual Basic để nhập mã nguồn cho macro bất kỳ.

Gõ tên macro trong Name Box. VBA Editor mở ra kèm mã nguồn của macro để bạn chỉnh sửa hoặc xem.

Những điều cần ghi nhớ về Name Box trong Excel

• Trong khi đặt tên cho một phạm vi, đảm bảo không có bất kỳ khoảng trống nào. Nếu không, tên bạn nhập cho phạm vi sẽ không hiển thị.
• Đừng bao gồm các dấu câu trong tên.
• Có phân biệt chữ in hoa và thường trong tên. Bạn có thể dùng bất kỳ kiểu chữ thường hoặc hoa khi đặt tên cho phạm vi bằng Name Box.
• Tên nên bắt đầu bằng một chữ cái hoặc \ hay _. Nếu không, Excel sẽ hiện thông báo lỗi.
• Tên có thể áp dụng theo cấp độ bảng tính hoặc workbook. Nó tùy thuộc vào lựa chọn của bạn trong khi tạo tên ở trình quản lý Name.
• Tên phải là duy nhất bởi Excel sẽ không nhận dữ liệu trùng lặp.
• Tên có thể là một ký tự. Ví dụ: A.

Tiết kiệm thời gian là lí do tại sao bạn không nên bỏ qua tiện ích Name Box của Excel. Ngoài ra, nó còn là công cụ điều hướng chính, đồng thời, hỗ trợ xử lý bảng tính phức tạp đơn giản hơn. Hi vọng bài viết sẽ giúp bạn sử dụng tốt Name Box trong Excel.