Cách tạo và chèn chữ ký vào file PDF với Foxit Reader

Chèn chữ ký vào file PDF không khó. Bài viết sẽ hướng dẫn bạn cách chèn chữ ký vào file PDF như thế nào nhé!

Tập tin là khái niệm có lẽ không còn xa lạ với người thường xuyên dùng máy tính. Nó là nơi lưu trữ thông tin mà người dùng mong muốn. Hiện tại có rất nhiều định dạng file khác nhau, trong đó PDF được ưu tiên dùng cho tài liệu dạng văn bản. Sở dĩ PDF được ưa chuộng bởi nó có tính bảo mật tốt hơn Word, và khó chỉnh sửa hơn. Nếu muốn thay đổi nội dung bên trong, người dùng cần có một phần mềm chuyên dụng như Foxit Reader.

Foxit Reader từ lâu đã nổi tiếng là một phần mềm đọc, sửa file PDF hàng đầu trên thế giới. Nó cho phép người dùng chỉnh nội dung, thay đổi trang, căn lề, chèn ảnh và nhiều hơn thế nữa. Thậm chí, bạn còn có thể ký vào tài liệu PDF.

Chèn chữ ký vào tài liệu là cách hay để tăng thêm bảo mật và tránh bị người khác dùng nội dung do bạn sáng tác mà chưa được phép. Dưới đây là chi tiết cách ký trên file PDF.

Foxit Reader Foxit Reader cho Mac

Cách tạo chữ ký trong Foxit Reader

Bước 1: Các bạn mở file PDF cần chèn chữ ký, hoặc có thể là một file mới cũng được. Sau đó nhấp chuột trái vào biểu tượng hình cây bút màu xanh trên thanh thực đơn - PDF Sign (Protect).

Bước 2: Click tiếp vào Signature List và chọn vào biểu tượng hình dấu cộng màu xanh (hoặc chọn mục Create Signature) cũng được.

Chọn biểu tượng dấu cộng hoặc Create Signature để tạo chữ ký mới

Bước 3: Giao diện mới hiện ra, Foxit Reader cung cấp cho người dùng 4 tùy chọn để sử dụng tạo chữ ký mới cho file PDF, bao gồm:

• Draw Signature: Vẽ chữ ký (dùng chuột, tạo các nét vẽ tay).
• Import File: Chèn file có sẵn trong máy tính.
• Paste from Clipboard: Sử dụng ảnh chụp màn hình làm chữ ký (click vào mục này rồi nhấn CTRL + V để dán ảnh vào khung Preview bên cạnh).
• Type Signature: Tạo chữ ký theo phong cách khác nhau.

Cụ thể:

Bạn có thể vẽ, viết, làm bất cứ điều gì mình muốn với Draw Signature. Chỉ cần nhấn chuột trái, giữ và rê chuột để tạo hình, thả tay để kết thúc, nhấn OK để lưu lại và Clear để xóa chữ ký vừa tạo.

Cho dù là ảnh chụp, logo, ảnh nền... miễn là chúng đã có sẵn trong máy tính, thì bạn đều có thể sử dụng Import file để sử dụng làm chữ ký điện tử của mình. Chỉ cần chuột trái vào ảnh đó rồi Open là được.

Nhấn phím chụp màn hình (PrtSc SysRq) để chụp lại ảnh muốn sử dụng làm chữ ký điện tử trên PDF, sau đó chọn Paste from Clipboard và CTRL + V để dùng luôn, nhớ Save lại.

Chụp màn hình rồi paste luôn vào đây

Hoặc đơn giản hơn, chỉ cần chọn Type Signature, viết chữ ký muốn dùng vào khung như hình bên dưới rồi chọn font trong Recommended fonts.

Hoặc All fonts để Foxit Reader thiết kế cho bạn, OK để lấy sử dụng ngay.

CHÚ Ý:

• Chỉ có thể tạo được duy nhất một kiểu chữ ký cho một lần Create.
• Convert signature to black & white sẽ đổi màu chữ ký (ảnh) thành đen trắng hoặc quay về màu ảnh gốc.
• Require password to use this signature giúp tạo mật khẩu cho chữ ký để không ai có thể thay đổi được.

Nhập hai lần mật khẩu vào các trường bên dưới và OK.

Đặt mật khẩu cho chữ ký của mình rồi OK để lưu lại

Cách sử dụng, chèn chữ ký vào file PDF trên Foxit Reader

Kết thúc quá trình tạo chữ ký, bạn có thể sử dụng ngay lập tức (chữ ký sẽ tự động xuất hiện trong phần giao diện của trang soạn thảo đang mở). Hoặc nếu có sẵn chữ ký rồi, bạn có thể nhấp vào mục PDF Sign và di chuyển nó xuống vị trí cần sử dụng, kết thúc bước 1.

Bước 2: Sau khi chọn được vị trí muốn đặt chữ ký, click chuột trái ra ngoài khoảng trắng để thực hiện (chữ ký sẽ được hiển thị đậm hơn).

Bước 3: Để thay đổi vị trí hay kích thước của chữ ký, chỉ cần click chuột trái vào nó để làm xuất hiện một khung màu đỏ. Sau đó:

• Giữ chuột trái vào đó và di chuyển để thay đổi vị trí.
• Hoặc bấm chuột trái vào góc dưới, bên phải, giữ và kéo để thay đổi kích thước.

Nhấn, giữ, kéo chuột trái để thay đổi kích thước và vị trí của chữ ký

Bước 4: Có thể tạo ra nhiều kiểu, nhiều loại chữ ký khác nhau để sử dụng riêng lẻ hoặc sử dụng tất cả chúng cùng lúc, tùy bạn. Nếu không thích, có thể click chuột trái vào chữ ký bất kỳ để hiện lên khung đỏ, rồi nhấn phím Delete trên bàn phím để xóa bỏ.

Một điều quan trọng mà các bạn cần phải ghi nhớ, đó là:

• Khi đã xác định được vị trí cho chữ ký, nhấp chuột trái vào mục Apply All Signatures để thực hiện việc chèn chữ ký vào văn bản.
• Tuy nhiên, khi đã click mục này, bạn sẽ không thể di chuyển, thay đổi vị trí, kích thước hay xóa bỏ chúng được nữa.

Thông báo xuất hiện, chọn Yes để đồng ý và No để hủy bỏ.

Bước 5: Bạn có thể xem lại toàn bộ chữ ký mình đã tạo bằng cách nhấp vào Signature List.

Danh sách các chữ ký đã tạo trên Foxit Reader

Tại đây bạn có thể tạo mới (Create Signature) hoặc quản lý (Manage Signatures), thay đổi vị trí, cài đặt mật khẩu hoặc xóa chữ ký trong danh sách này (xóa chữ ký trong danh sách sẽ không làm mất chữ ký đã thêm vào phần soạn thảo văn bản).

Nếu bạn thường xuyên sử dụng và làm việc với các file định dạng PDF nói chung và Foxit Reader nói riêng thì không thể bỏ qua bài viết này. Đây cũng là một thủ thuật PDF cực kỳ hữu dụng và có ích cho người dùng.

Clip hướng tạo và chèn chữ ký vào file PDF trong Foxit Reader: