8 tính năng ít được biết đến trong Microsoft Office 2016

Office 2016 là bộ ứng dụng văn phòng mới nhất của Microsoft, bổ sung rất nhiều tính năng hữu ích, đem lại trải nghiệm vô cùng thú vị cho người dùng. Chính vì lẽ đó, nên trong quá trình sử dụng có thể một số người chưa tận dụng được hết những tính năng đó.

• Tải Office 2016 tại đây.

Mời các bạn cùng tham khảo bài viết dưới đây của Download.vn, xem mình đã biết hết 8 tính năng hữu ích này chưa nhé:

8 tính năng trong Office 2016 có thể bạn chưa biết

Chia sẻ file cho nhiều người

Word 2016 hỗ trợ chia sẻ file cho bạn bè, đồng nghiệp, đối tác qua email ngay tại phần mềm. Để sử dụng tính năng này bạn cần đăng nhập bằng tài khoản Microsoft (Nếu chưa có tài khoản thì tham khảo bài hướng dẫn tạo tài khoản Microsoft). Sau đó, nhấn vào nút Share ở góc trên cùng bên phải ứng dụng, chọn Save to Cloud để lưu vào OneDrive.

Tiếp theo, nhấn vào OneDrive - Personal để lưu file.

Cửa sổ Save As xuất hiện, đặt tên file và nhấn Save.

Trong phần Share bạn có thể mời người khác bằng cách nhập địa chỉ email hoặc truy cập tới danh bạ, thay đổi quyền:

• Can Edit: Có thể sửa.
• Can Read: Có thể đọc.

Sau đó, nhấn nút Share.

Thêm ngày và giờ hiện tại

Bạn có thể thêm ngày, giờ hiện tại vào tài liệu soạn thảo dễ dàng bằng cách: Nhấn vào thẻ Insert, chọn Date & Time.

Khi hộp thoại Date and Time xuất hiện, chọn định dạng ngày giờ ở khung Available formats. Nếu muốn Office tự động cập nhật thời gian hiện tại khi mở tài liệu lên thì tích chọn vào ô Update automatically, rồi nhấn OK để lưu lại thay đổi.

Lúc này trong văn bản sẽ xuất hiện đúng định dạng ngày, giờ vừa chọn:

Import dữ liệu từ web vào Excel

Trong quá trình lướt web gặp một số dữ liệu hay muốn chèn vào bảng tính, bạn đừng ngồi "kỳ cạch" gõ lại mã hãy thực hiện theo cách sau: Mở Excel 2016 lên, nhấn vào thẻ Data > New Query > From other Source > From Web.

Khi hộp thoại For Web xuất hiện, nhập đường dẫn mà bạn cần import dữ liệu vào ô URL, rồi nhấn OK.

Tiếp tục nhấn vào Connect để kết nối tới dữ liệu.

Đợi một lát bạn sẽ thấy toàn bộ nội dung dữ liệu khai thác ở đường dẫn trên xuất hiện, bạn chỉ việc chỉnh sửa, rồi chèn vào bảng tính của mình là xong.

Các dạng biểu đồ mới

Ngoài những mẫu biểu đồ cũ, Office 2016 còn bổ sung thêm rất nhiều biểu đồ mới như: Waterfall, Histogram, Treemap, Pareto, Box & Whisker và Sunburst. Bạn có thể chèn những mẫu biểu đồ này vào nội dung Word, Excel hoặc PowerPoint. Nếu bạn nào chưa biết cách sử dụng tính năng này có thể tham khảo bài viết cách tạo biểu đồ trong Word 2016.

Đính kèm tập tin trên OneDrive

Trong khi soạn thảo nội dung email, bạn dễ dàng đính kèm những tập tin lưu trữ trên OneDrive vào bằng cách: Truy cập vào thẻ Message > Attach File. Sau đó, tìm tới tập tin muốn đính kèm, rồi nhấn Open là xong.

Quick Parts

Trong khi soạn thảo văn bản có rất nhiều đoạn, hình ảnh lặp đi lặp lại. Tốt nhất hãy tận dụng ngay tính năng Quick Parts để tạo những nội dung mẫu, sau đó chèn vào văn bản để đỡ mất công gõ. Để sử dụng tính năng này, bạn hãy bôi đen đoạn văn bản cần làm mẫu, nhấn vào thẻ Insert > Quick Parts, rồi nhấn vào lựa chọn Save Selection to Quick Part Gallery...

Khi hộp thoại Create New Building Block xuất hiện, đặt tên cho đoạn văn bản mẫu đó, chọn nơi bạn muốn nó xuất hiện, rồi nhấn OK để lưu lại.

Khi tạo xong đoạn văn bản mẫu, đưa con trỏ chuột tới đoạn cần chèn. Sau đó nhấn vào Insert > Quick Parts, rồi nhấn vào đoạn văn bản mẫu, ngay lập tức sẽ được chèn vào tài liệu.

Làm việc nhóm

Outlook 2016 cho phép người dùng tạo ra những kiểu nhóm khác nhau, để trao đổi công việc, chia sẻ tài liệu thuận tiện hơn. Tuy nhiên, chỉ những ai đang sử dụng dịch vụ Office 365 mới được trải nghiệm tính năng này. Bạn chỉ cần nhấn vào thẻ Home > New Items > Groups.

Thêm "bản quyền" vào nội dung tập tin

Bạn tốn rất nhiều thời gian, công sức cho tài liệu của mình, không muốn bị người khác sao chép "trắng trợn". Vậy tốt nhất hãy đóng dấu "bản quyền" vào bằng cách: Mở tập tin đó lên, nhấn vào thẻ Design, chọn Watermark. Tại đây, cung cấp nhiều loại đóng dấu cho bạn lựa chọn như: Confidential, Disclaimers, Do Not Copy... Nếu muốn loại bỏ dấu bản quyền chỉ cần nhấn vào Remove Watermark, còn muốn tùy chỉnh dấu bản quyền cho phù hợp với mình thì nhấn vào Custom Watermark.

Hộp thoại Printed Watermark xuất hiện, bạn có thể lựa chọn không thêm Watermark, sử dụng hình ảnh hoặc văn bản làm Watermark đều được. Nếu chọn văn bản làm Watermark thì điền đầy đủ thông tin sau:

• Language: Chọn ngôn ngữ của văn bản đóng dấu.
• Text: Nhập nội dung văn bản.
• Font: Chọn font chữ.
• Size: Chọn cỡ chữ.
• Color: Chọn màu chữ.
• Layout: Cách bố trí chữ là: Diagonal (chéo) hay Horizontal (ngang).

Sau đó, nhấn Apply > OK.

Hy vọng bài viết trên sẽ giúp các bạn sử dụng Office 2016 hiệu quả hơn. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm cách chèn công thức Toán học, tạo biểu đồ, sửa lỗi cách chữ hoặc mẹo tùy biến giao diện trong Word 2016.

Chúc các bạn thực hiện thành công!