Mẹo sử dụng Google Drive hay nhất - Phần 1

  • 1 Đánh giá

Google Drive là dịch vụ lưu trữ trực tuyến với 15 GB dung lượng miễn phí và đồng bộ hóa các file được tạo bởi Google. Google Drive bao gồm Google Docs, Google Sheets và Google Slides cho phép bạn chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, bản vẽ...

Tải Google Drive cho iOS

Tải Google Drive cho Android

Nếu bạn là người thường xuyên sử dụng Google Drive thì chỉ cần kết hợp khéo léo giữa các thiết lập và những tính năng có sẵn là có thể biến nó thành một công cụ hỗ trợ công việc hiệu quả. Sau đây là các mẹo sử dụng Google Drive giúp bạn tận dụng dịch vụ này một cách tối đa.

1. Phối hợp hiệu quả với người khác

Xem lịch sử chỉnh sửa

Nhiều người có thể cùng một lúc làm việc trên một tài liệu trong Google Drive và con số này có thể lên đến 50 người. Để xem những gì mà đồng nghiệp của bạn đã làm, bạn có thể xem lịch sử sửa đổi bằng cách nhấp chuột vào File > See Revision History hoặc click vào liên kết cạnh mục Help trên thanh menu. Danh sách xuất hiện phía bên phải màn hình sẽ hiển thị thời gian và người nào đã cập nhật tài liệu. Bạn nhấp vào tên để xem những gì họ đã làm.

2. Chỉnh sửa giống như trên MS Word

Nếu bạn muốn chỉnh sửa tài liệu trên Google Drive giống như trên tài liệu trong Microsoft Word thì hãy sử dụng một tính năng được gọi là Suggest Edits. Để sửa đổi, bạn nhấp chuột vào nút Editing với biểu tượng chiếc bút. Sau đó, bạn sẽ thấy một trình đơn với ba chế độ cho phép bạn chỉnh sửa trực tiếp tài liệu, đề xuất và xem tài liệu cuối cùng.

3. Tìm kiếm tài liệu cần

Tìm tài liệu bạn cần

Trong số rất nhiều tài liệu được lưu trữ trên Google Drive, bạn muốn tìm một tài liệu cụ thể nhưng không nhớ tên nó mà lại nhớ tên người đã chia sẻ tài liệu đó với bạn thì hãy nhấp chuột vào Shared with Me trong menu nằm phía bên trái của Drive. Bạn sẽ nhận được một danh sách các tài liệu chia sẻ mà bạn có quyền truy cập. Nếu danh sách đó quá dài, bạn có thể nhập tên của người chia sẻ vào khung tìm kiếm ở trên cùng để thu hẹp các lựa chọn.

4. Chia sẻ tài liệu công khai

Google Drive có giới hạn chia sẻ file là 200 người, nhưng chỉ có tầm 50 người được phép chỉnh sửa nội dung tài liệu, những người sau đó chỉ có thể xem các thay đổi. Nếu là người tạo ra tài liệu đó thì bạn có thể thiết lập cài đặt người nào có quyền chỉnh sửa. Tuy nhiên, làm vậy khá phức tạp và rắc rối. Thay vào đó bạn chỉ cần nhấp vào Shared > Advanced > Change và chọn chế độ Public để ai cũng có thể truy cập vào xem và chỉnh sửa.

5. Thiết lập quyền truy cập

Thiết lập quyền truy cập

Bạn có thể thiết lập quyền truy cập với bốn chế độ bao gồm chủ sở hữu (owner), biên tập viên (editor), người bình luận (commentor) và người xem (viewer). Trong khi người sở hữu tài liệu có thể làm bất cứ điều gì với tài liệu đó như xóa hoặc mời cộng tác viên thì người biên tập chỉ có thể chỉnh sửa mà không thể mời thêm người khác, người xem thì chỉ có thể xem được nội dung tài liệu và người bình luận thì chỉ có thể đọc và thêm ý kiến về nó.

6. Trò chuyện trong khi hợp tác

Google Drive cho phép bạn thấy người đang làm việc trên cùng một tài liệu với bạn ở góc trên bên phải. Khi muốn nói chuyện với người đó thì bạn có thể mở cửa sổ khác hoặc khung trò chuyện với Google Hangout.

7. Thêm các tiện ích

Thêm các tiện ích mở rộng

Có rất nhiều tiện ích miễn phí giúp bạn mở rộng các chức năng cho Google Docs và Google Sheets. Bạn có thể tìm kiếm và kích hoạt chúng bằng cách click vào menu Add-ons khi đang chỉnh sửa tài liệu. Sau đây là một số tiện ích mở rộng tốt nhất:

  • Avery Label Merge: giúp bạn nhập địa chỉ từ Sheets vào Docs cho việc in kết hợp thư.
  • EasyBib: tạo ra các thư mục và trích dẫn.
  • Gliffy: chèn sơ đồ và biểu đồ tiến trình.
  • Table of Contents: tạo nhanh một ToC để sử dụng cho điều hướng.

8. Tận dụng các ứng dụng cho Google Drive

Bên cạnh các tiện ích mà bạn có thể thêm vào, cũng có một số ứng dụng cho Google Drive mà bạn có thể liên kết với Google Drive của mình và tận dụng các tính năng của chúng. Nhiều ứng dụng được tìm thấy trên Cửa hàng Chrome trực tuyến cho phép bạn dễ dàng chỉnh sửa ở một vị trí khác. Ví dụ: bạn có thể đưa ảnh qua PicMonkey hoặc Pixlr Express, chuyển đổi tệp sang định dạng bất kỳ với CloudConvert và ký tên các tài liệu với DocuSign.

9. Kéo và thả để tải file lên

Kéo và thả để tải file lên

Google Drive có nút New lớn trên giao diện không những giúp bạn tạo các file mới mà còn tải lên các file và folder. Bạn có thể kéo file từ Windows Explorer hoặc macOS ngay vào trong danh sách file trên Google Drive. Ở cuối màn hình trình duyệt, hiển thị đám mây với mũi tên hướng lên trên cho biết bạn có thể thả ngay tệp mà bạn đang kéo vào Drive.

10. Tạo liên kết nhanh

Nếu muốn tạo nhanh một tài liệu, trang tính, bản trình bày hay bảng vẽ, bạn có thể thêm các liên kết dưới đây vào thanh dấu trang của trình duyệt để truy cập dễ dàng.

  • http://drive.google.com/document/create
  • https://docs.google.com/spreadsheet/create
  • https://docs.google.com/presentation/create
  • https://docs.google.com/drawing/create

Hoặc nhấn phím tắt Shift + D để tạo tài liệu mới, Shift + S cho bảng tính mới, Shirt + P cho bản trình bày mới.

11. Sử dụng Drive như Dropbox

Dropbox là một dịch vụ đồng bộ phổ biến đảm bảo khi bạn chỉnh sửa một file trên một thiết bị nào đó thì file đã chỉnh sửa sẽ hiển thị trên mọi máy tính cá nhân khác mà đã cài đặt Dropbox. Ngoài ra, bạn có thể truy cập trực tuyến các file đó hoặc với các ứng dụng di động.

Bạn cũng có thể làm điều tương tự với Googe Drive và nó hoạt động với mọi loại file bên cạnh các file Docs, Sheets và Slides. Hơn thế nữa, bạn sẽ có quyền truy cập tức thời để chỉnh sửa bằng cách nháy đúp chuột vào bất kỳ tệp tin nào. Nhưng để làm được điều này, bạn phải cài đặt chương trình Drive chạy liên tục trong nền của máy tính để đồng bộ các tệp cho bạn.

12. Truy cập ngoại tuyến

Bạn thường truy cập các file được lưu trữ trên Google Drive khi trình duyệt của bạn được kết nối Internet. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng Google Drive như Dropbox để có tất cả các file trên ổ cứng nhưng điều này yêu cầu bạn phải cài đặt Google Docs Offline trên trình duyệt Chrome. Sau đó trong Settings trên Google Drive, bạn tích vào mục "Đồng bộ hóa các tệp Google tài liệu, trang tính, trang trình bày và bản vẽ vào máy tính này để bạn có thể chỉnh sửa ngoại tuyến". Lưu ý, chức năng này chỉ hoạt động với Google Chrome.

Truy cập ngoại tuyến

Nếu bạn muốn làm việc với một tập tin trên điện thoại thông minh nhưng không có kết nối Internet thì hãy thiết lập tệp để có sẵn ngoại tuyến. Để làm được điều đó, bạn mở file mình cần và nhấp vào biểu tượng ba chấm ở phía trên bên phải và đặt Available Offline. Lần tiếp theo bạn truy cập trực tuyến, bất kỳ thay đổi nào bạn đã thực hiện sẽ đồng bộ hóa lại với Google Drive.

13. Sử dụng Google Drive như Evernote

Có thể nói Evernote là kho lưu trữ trực tuyến tốt nhất cho những nội dung bạn tạo ra nhưng bạn có thể sử dụng Google Drive theo các tương tự. Có một tiện ích mở rộng trên Google Chrome được gọi là Save to Google Drive hoạt động giống như Evernote Web Clipper, giúp bạn lưu lại hầu hết mọi thứ để xem trực tuyến một thư mục trên Google Drive.

LƯU Ý:

Bạn chỉ có thể lưu trang nội dung của một website nào đó dưới dạng file PNG, toàn bộ mã nguồn HTML hoặc lưu nó dưới dạng Google tài liệu.

14. Chia sẻ tài liệu trực tiếp qua Gmail

Chia sẻ tài liệu trực tiếp qua Gmail

Nếu bạn sử dụng Gmail và Google Drive thì bạn sẽ không bao giờ phải đính kèm một tài liệu với giới hạn chỉ 25MB nữa, thay vào bạn có thể gửi một tài liệu lên đến 10GB nhưng tài liệu đó phải được tải lên bộ nhớ Google Drive. Bạn chèn các file vào Gmail bằng cách nhấp chuột vào biểu tượng hình tam giác Google Drive. Nếu file được lưu trên ổ cứng thì tab Upload sẽ giúp bạn dễ dàng kéo và thả chúng để tải lên và chèn vào Gmail.

15. Sử dụng các ứng dụng di động riêng biệt để chỉnh sửa

Google đã chuyển tính năng chỉnh sửa sang một ứng dụng riêng biệt mới bao gồm một ứng dụng chỉnh sửa cho Docs (iOS / Android), một cho Sheets (iOS / Android) và một cho Slides (iOS / Android). Ứng dụng Drive cung cấp quyền truy cập và xem các file được lưu trữ. Khi bạn cần chỉnh sửa một file bất kỳ, nó sẽ chuyển bạn sang một ứng dụng tương ứng đã cài đặt.

Hiện nay, ngày càng có nhiều người sử dụng Google Drive để lưu trữ tất cả các tập tin như tranh ảnh, tài liệu, video,… Hy vọng với bài viết giới thiệu trên đây, các bạn đã biết thêm các thủ thuật Google Drive hiệu quả giúp ích cho công việc của mình.

Cập nhật: 10/05/2017
  • 847 lượt xem
0 Bình luận
Sắp xếp theo